Conservación de Documentos, Protección de Datos e Imprevistos | Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

1	PASO Crear y mantener los registros	PARTE RESPONSABLE Personal de finanzas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Verificar la exactitud del registro y de su documentación de respaldo. Los registros financieros deben crearse, gestionarse y almacenarse conforme a los párrafos 4, 5 y 6 de la Política de Conservación de Documentos. Los documentos deben archivarse en orden secuencial y mantenerse en un espacio seguro. Cuando la oficina esté cerrada, los talonarios de cheques, los cheques emitidos y la caja chica deben guardarse en la caja fuerte.
2	PASO Conservar indefinidamente los registros relacionados con pagos al personal / nómina	PARTE RESPONSABLE Personal de finanzas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Estos registros deben mantenerse de forma permanente de acuerdo con la política.
3	PASO Establecer un área de archivo conforme a las siguientes directrices: a) El área de almacenamiento debe ser segura y permanecer cerrada con llave en todo momento. b) Los archivos deben ser fácilmente recuperables. c) Debe existir un registro y una lista maestra de todo lo archivado, incluyendo su fecha prevista de eliminación.	PARTE RESPONSABLE Oficina de país	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Asegurar el monitoreo regular del espacio de almacenamiento contratado	PARTE RESPONSABLE División de Servicios Administrativos (ASD) en la Sede y en las oficinas de país	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5	PASO Almacenar los registros por un mínimo de siete años para todos los demás documentos financieros, excepto los relacionados con pagos al personal / nómina	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6	PASO Decidir si se desecharán los registros financieros con más de siete años de antigüedad (excepto los relacionados con pagos al personal / nómina)	PARTE RESPONSABLE Representante residente	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El desecho queda a discreción del/de la Representante Residente después de siete años, conforme a los párrafos 7 y 8 de la Política de Conservación de Documentos. Si se requiere más orientación, contactar a la Oficina de Finanzas.
7	PASO Desechar los registros	PARTE RESPONSABLE Senior GS Finance staff	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Los archivos deben desecharse mediante incineración y/o triturado, conforme a la política.