Rétention des documents, sécurité des données et contingence | Programme des Nations Unies pour le développement

1	ÉTAPE Créer et conserver les documents	Partie responsable Personnel des finances	MODÈLE/DIRECTIVE Lignes directrices sur la gestion des documents (en anglais)	Notes explicatives Vérifier l’exactitude et l’intégralité du document et de sa documentation justificative. Les documents financiers doivent être créés, gérés et conservés conformément aux paragraphes 4, 5 et 6 de la Politique de rétention des documents. Les documents doivent être classés de manière séquentielle et conservés dans un espace sécurisé. Lorsque le bureau est fermé, les chéquiers, les chèques émis et la petite caisse doivent être placés dans le coffre pour assurer leur sécurité.
2	ÉTAPE Conserver de manière permanente les documents relatifs aux paiements du personnel / à la paie.	Partie responsable Personnel des finances	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Établir une zone d’archivage conformément aux lignes directrices suivantes : a) L’espace de stockage doit être sécurisé et verrouillé en tout temps. b) Les dossiers doivent être facilement accessibles. c) Un registre et une liste maîtresse doivent être tenus pour tous les documents archivés ainsi que leur date prévue d’élimination.	Partie responsable Bureau de pays	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Assurer le suivi régulier de l’espace d’entreposage sous contrat.	Partie responsable Division des services administratifs (ASD) au Siège et dans les bureaux de pays	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE Sauvegarder les documents financiers pendant au moins sept ans, à l’exception des documents relatifs aux paiements du personnel / à la paie	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Décider de détruire les documents financiers âgés de plus de sept ans (à l’exception de ceux liés aux paiements du personnel)	Partie responsable Représentant résident	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La destruction est effectuée à la discrétion du/de la Représentant(e) résident(e), conformément aux paragraphes 7 et 8 de la Politique de rétention des documents dans le POPP. Pour toute orientation supplémentaire, contacter le Bureau des finances.