PASO

Delegar en el Jefe de la Oficina la designación y el mantenimiento del panel de firmantes de las cuentas bancarias domiciliadas localmente.

PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El personal del PNUD no puede actuar como signatario en las cuentas bancarias de otras entidades de las Naciones Unidas o de proyectos de ejecución nacional (NEX)/NIM.

PASO

Mantener una base de datos central de los signatarios de todas las cuentas del PNUD y conservar la responsabilidad de mantener el panel de signatarios para las cuentas de saldo cero.

PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Revisar si se requiere o no un Firmante Transaccional para la cuenta e informar a Tesorería a través del canal establecido.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los firmantes que operan una cuenta bancaria se definen como «Firmantes transaccionales». Los Firmantes Transaccionales sólo están autorizados a firmar instrucciones de pago escritas (como cheques o cartas de transmisión) al banco.

PASO

Obtener permiso por escrito del Tesorero si se van a utilizar menos de dos firmantes en la operativa de la cuenta bancaria del PNUD.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El funcionamiento de las cuentas bancarias del PNUD requiere dos firmantes. Las excepciones a esta norma requieren la aprobación por escrito del Tesorero.

PASO

Seleccionar a los miembros del panel de firmantes, que deberán tener las siguientes características:

• Los firmantes deben ser titulares de un contrato FTA o TA del PNUD.
• El personal contratado localmente puede ser signatario.
• Dos JPO no pueden firmar conjuntamente.
• Los titulares de acuerdos de servicios de personal (IPSA, N-PSA), los titulares de contratos de VNU y los consultores no pueden ser signatarios.
• El personal de otras agencias de la ONU no puede ser signatario.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El Jefe de la Oficina es responsable de la selección y el desempeño del miembro del panel. El Jefe de la Oficina debe designar únicamente a aquellas personas que considere que demuestran la integridad y competencia necesarias para desempeñar las responsabilidades de su cargo.

PASO

Informar a la Tesorería de los cambios aprobados por el Jefe de la Oficina a través del canal establecido.  Facilite al Tesorero los datos completos de los firmantes designados, incluyendo el cargo, el número de índice y la situación contractual de la persona, junto con una copia legible de un Laissez Passer o pasaporte nacional válido y firmado.
Solicitar los cambios en el panel de firmantes a través del proceso habitual de asignación de funciones de IDAM (una vez que los procesos de cambio de firmantes bancarios hayan migrado a IDAM).

PARTE RESPONSABLE

Director de operaciones,

Jefe de finanzas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Revise la lista del personal autorizado a firmar de forma rutinaria para asegurarse de que la información está actualizada y de que hay suficientes firmantes -pero no demasiados- para garantizar el buen funcionamiento de la oficina.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los paneles de firmantes son necesarios para el correcto funcionamiento de los «controles internos» y constituyen una de las tres autoridades descritas en el Marco de Control Interno.

PASO

Garantizar el cumplimiento de la segregación de funciones para la función descrita en el Marco de Control Interno.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Es decir, un firmante bancario no debe preparar la conciliación bancaria, ni crear vales o depósitos de proveedores; y cuando sólo un firmante de cuenta bancaria esté autorizado por el Tesorero, el firmante no puede ser también un aprobador de proveedores (es decir, no puede tener un rol de Mantenimiento de Proveedores en IDAM).

PASO

Garantizar que todos los desembolsos de las cuentas bancarias del PNUD sean pagos válidos y aprobados.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Esta responsabilidad se ejecuta cuando los firmantes firman cheques y/o aprueban transferencias bancarias.

PASO

Garantizar que las cuentas bancarias del PNUD se utilicen únicamente para los asuntos del PNUD.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Esta responsabilidad se ejecuta cuando los firmantes firman cheques o cartas de transmisión y/o aprueban instrucciones de pago manuales.