Etapes

Déléguer au/ à la Représentant(e) Résident(e) la responsabilité de désigner et de maintenir la liste des signataires pour les comptes bancaires domiciliés localement.

Partie responsable

Le trésorier

Modèle/guide

Notes explicatives

Les fonctionnaires du PNUD ne peuvent pas être signataires autorisés pour des comptes bancaires d'autres entités des Nations Unies ou des projets sous Modalité d'Exécution Nationale (NEX) /Mise en œuvre nationale (NIM). 

Etapes

Maintenir une base de données centrale des signataires de tous les comptes du PNUD ainsi que la liste des signataires pour les comptes à solde zéro.

Partie responsable

Le trésorier

Modèle/guide

Notes explicatives

Etapes

Vérifier si un signataire transactionnel est nécessaire pour le compte et en informer la Trésorerie par le canal établi.

Partie responsable

Chef du bureau

Modèle/guide

Notes explicatives

Les signataires qui gèrent un compte bancaire sont définis comme des "signataires transactionnels". Les signataires transactionnels sont uniquement autorisés à signer des instructions de paiement écrites (telles que des chèques ou des lettres de transmission) à la banque.

Etapes

Obtenir l’approbation écrite du Trésorier si moins de deux signataires seront responsables d’opérer les comptes bancaires du PNUD.

Partie responsable

Chef du bureau

Modèle/guide

Notes explicatives

La gestion des comptes bancaires du PNUD nécessite deux signataires. Toute exception à cette règle exige l’approbation écrite du Trésorier. 

Etapes

Tous les signataires doivent être choisis sur la base des directives suivantes :
 

• Les signataires doivent être titulaires d'un contrat d'engagement à durée déterminée (FTA) ou d'un contrat d'engagement temporaire (TA) du PNUD. 
• Les fonctionnaires recrutés sur le plan local peuvent être signataires.  
• La co-signature de deux administrateurs auxiliaires n'est pas autorisée.   
• Les titulaires de contrats de service, les volontaires de l'ONU, et les consultants ne peuvent pas être signataires.
• Les fonctionnaires appartenant à d'autres Agences des Nations Unies ne peuvent pas être signataires

Partie responsable

Chef du bureau

Modèle/guide

Notes explicatives

Le/La Représentant(e) Résident(e)  est responsable de la sélection et de la performance des membres figurant sur la liste des signataires. Le Représentant ne devrait nommer que des personnes qui, selon lui, font preuve d’intégrité et ont les compétences nécessaires pour s’acquitter des responsabilités inhérentes à ce rôle. 

Etapes

Informer le Trésor des modifications approuvées par le chef de bureau par le canal établi.  Fournir au trésorier tous les détails concernant les signataires désignés, y compris le titre, le numéro d'index et le statut contractuel de l'individu, ainsi qu'une copie lisible d'un laissez-passer ou d'un passeport national en cours de validité et signé.
Demander les changements dans le panel des signataires par le biais du processus habituel d'attribution des rôles d'IDAM (une fois que les processus de changement de signataire de la banque auront migré vers IDAM).

Partie responsable

Chef des finances

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Notes explicatives

Etapes

Faire une vérification  régulière de la liste des membres du personnel autorisés à signer régulièrement pour vous assurer que les informations sont à jour et que le nombre de signataires est suffisant - mais pas trop élevé - pour garantir le bon fonctionnement du bureau.

Partie responsable

Chef de l'unité opérationnelle

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Notes explicatives

La liste des signataires est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement des « contrôles internes » et constitue l’une des trois autorités décrites dans le Cadre de contrôle interne.

Etapes

Veiller au respect de la délimitation des fonctions inhérentes au rôle décrit dans le Cadre de contrôle interne.

Partie responsable

Chef du bureau

Modèle/guide

Notes explicatives

C’est-à-dire qu’un signataire autorisé pour les opérations bancaires ne doit pas effectuer les rapprochements bancaires, ni créer de bons ou de dépôts A/P ; et lorsqu’un seul signataire de compte bancaire est autorisé par le trésorier, le signataire ne peut pas être également un approbateur de fournisseurs ((c'est-à-dire qu'il ne peut pas être titulaire d'un rôle de maintenance des fournisseurs dans IDAM).

Etapes

Assurer que les comptes bancaires du PNUD ne sont utilisés que pour les activités du PNUD.

Partie responsable

Chef du bureau

Modèle/guide

Notes explicatives

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Etapes

Assurer que tous les décaissements effectués à partir des comptes bancaires du PNUD sont des paiements valides et approuvés.

Partie responsable

Chef du bureau

Modèle/guide

Notes explicatives

Cette responsabilité s’exerce lorsque les signataires signent des chèques et/ou approuvent des virements bancaires.