Incluye los desembolsos y devengos por bienes y servicios recibidos, así como la utilización o el deterioro de los activos, en función del acuerdo de ejecución y de acuerdo con las instrucciones administrativas emitidas por el Interventor para un ejercicio económico.
En la Gestión de Fondos Mancomunados, las organizaciones participantes de la ONU juntan sus fondos en una organización de la ONU, llamada el Agente Gestor (MA), elegido conjuntamente por las organizaciones participantes de la ONU en colaboración con el asociado (sub)nacional. El MA apoyará al asociado (sub)nacional en la gestión del programa. Esta opción puede ser el enfoque más efectivo y eficiente cuando las organizaciones participantes de la ONU trabajan en pos de resultados comunes con un asociado nacional o subnacional común (p. ej., Departamento, oficina provincial, ONG) y/o en un área geográfica común. Para la participación con ONG bajo Fondos Mancomunados de Países Concretos para el apoyo humanitario y de desarrollo, consultar las Directrices del PNUD para la Participación.
Conforme a la gestión intermediada de los fondos, dos o más organizaciones desarrollan un fondo fiduciario de asociados múltiples o un programa conjunto. Si los donantes y las organizaciones participantes de las Naciones Unidas acuerdan canalizar los fondos a las organizaciones participantes a través de una organización de las Naciones Unidas, aplica la modalidad intermediada. La organización de las Naciones Unidas que canaliza los recursos, llamada AA (agente administrativo), es seleccionada en forma conjunta por todas las organizaciones participantes.
Gestión y Administración de Operaciones: actividades relacionadas con la gestión general del personal/la oficina, y la provisión del lugar de trabajo y los servicios de apoyo (TIC, Finanzas, Oficina de Recursos Humanos [ORH], seguridad, viajes, activos y servicios generales del PNUD) que permiten al PNUD llevar a cabo la misión de la organización (pero con la excepción del apoyo para la ejecución directa de un programa). Las actividades relacionadas con la armonización y la simplificación de los procesos operativos y las prácticas empresariales de la ONU también se deben incluir aquí.
La tarifa de GMS incluye los costos incurridos durante la provisión de funciones de apoyo general a la gestión y la supervisión de la organización como un todo. Estos costos se incurren en apoyo de sus actividades, proyectos y programas, y de servicios provistos, que no se pueden relacionar inequívocamente con actividades, proyectos o programas específicos. Además, estos costos se incurren a lo largo y en todos los niveles de la organización. La recaudación efectiva de los ingresos por recuperación de costes es un componente importante del cumplimiento general de la política de recuperación de costes del PNUD. Además, garantiza la financiación sostenible de las capacidades adecuadas para gestionar los recursos complementarios. El proceso comienza con la negociación adecuada de cada acuerdo con el donante para reflejar la tasa correcta de recuperación de costes (véase Recuperación de costes de otros recursos del POPP - Apoyo a la gestión general (GMS)) y continúa con el establecimiento adecuado del proyecto y la tasa de GMS para que el PNUD pueda recaudar los ingresos por recuperación de costes de forma precisa, transparente, oportuna y en pleno cumplimiento de los términos estipulados en el acuerdo con el donante.
A través de esta modalidad, el PNUD hace un adelanto trimestral de fondos en efectivo al asociado para la implementación de las actividades programadas acordadas. El asociado, a su tiempo, rinde cuentas de los gastos. Recuerde que el registro de los gastos, desde la solicitud hasta el desembolso, se realiza en los libros del asociado. El PNUD prefinancia las actividades con adelantos en efectivo.
Cuando se utiliza el método de pago de las transferencias electrónicas de fondos (TEF), las instrucciones de pago se generan en formato electrónico utilizando el proceso por lotes del "ciclo de pago", como se ha mencionado anteriormente.