Se utiliza para el registro de las contribuciones. Se introducirá la información relativa al acuerdo y la información contable necesaria para garantizar que los ingresos se registren en el Libro Mayor y se reflejen correctamente en las cuentas del PNUD.
Una decisión conjunta de las Juntas Ejecutivas del PNUD/UNFPA, UNICEF y UNWOMEN aprobó un nuevo marco conceptual armonizado para definir y atribuir todos los costes, tanto los de los programas como los de la organización (DP-FPA/2012/1), y una nueva metodología armonizada para calcular las tasas de recuperación de costes de otros recursos (no básicos) (DP-FPA/2013/1; DP/2013/9).
El Marco de Control Interno abarca factores clave de control como la planificación, el seguimiento, la comunicación, las políticas, los procedimientos, la separación de funciones, las autoridades individuales y las responsabilidades que combinan, entre otras cosas: salvaguardar los activos del uso inadecuado y las pérdidas por fraude y error; ayudar a garantizar la calidad de los informes internos y externos, mediante el mantenimiento de registros y flujos de información adecuados; facilitar el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas internas aplicables.
Adoptado en 2014, sustituye al anterior marco adoptado en 2005. El marco revisado representa un cambio en las actividades de garantía para las transferencias de efectivo derivadas de un enfoque centrado en los controles y auditorías a nivel de proyecto hacia un método de garantía derivado de las evaluaciones y auditorías basadas en el riesgo/sistema. En esencia, reafirma el cambio de un enfoque de gestión basado en el control a otro basado en el riesgo. El Marco revisado aporta una mayor claridad sobre el conjunto integrado de actividades de garantía (auditorías financieras, auditorías de control interno, auditorías especiales, visitas de programación y controles aleatorios) que deben realizarse sobre la base de los resultados de las macro y microevaluaciones.
El Marco de Rendición de Cuentas (FoA) del UNSMS refleja las funciones y responsabilidades de todos los actores del UNSMS de los que serán responsables y proporciona una orientación clara sobre cómo asegurar que se cumpla el objetivo del UNSMS. El Marco de Rendición de Cuentas en materia de Seguridad del PNUD documenta las funciones, responsabilidades y responsabilidades individuales relacionadas con la seguridad del personal, los bienes, las instalaciones y las operaciones del PNUD.
El mecanismo de participación proporciona una herramienta de respuesta rápida y flexible para respaldar los resultados de políticas anteriores, evaluaciones, respuestas a la crisis y las pruebas de innovación con posibilidad de ampliación. Debe respaldar los resultados identificados en el Plan Estratégico del PNUD y los documentos del programa de país o la región pertinentes.
Todos los programas y los proyectos del PNUD se deben estar regidos por una junta o comité de múltiples interesados constituido para revisar el desempeño en función del seguimiento y la evaluación, así como abordar cuestiones de ejecución para garantizar la entrega de calidad de los resultados. En contextos de crisis donde los condicionantes impiden que el Gobierno pueda participar en juntas de proyectos y/o programas pertinentes, el Buró Regional puede conceder la aprobación para mecanismos de supervisión modificados, en los que se deben considerar los riesgos y las partes interesadas.
Medida disciplinaria es el procedimiento iniciado contra un funcionario con arreglo a la cláusula 10.1 del Estatuto del Personal, al Capítulo X del Reglamento del Personal y al Capítulo IV del presente documento.
El principio básico que rige las adquisiciones del PNUD es obtener la mejor relación calidad-precio. La mejor relación calidad-precio no debe equipararse al precio más bajo. Requiere una evaluación integrada de los factores técnicos, organizativos y de precios a la luz de su importancia relativa (es decir, la fiabilidad, la calidad, la experiencia, la reputación, el rendimiento anterior, el coste/tarifa y la razonabilidad). Los parámetros también pueden incluir objetivos sociales, medioambientales y otros objetivos estratégicos definidos en el plan de contratación.
El Memorando de Entendimiento (MoU, por sus siglas en inglés) es una declaración general de intención y compromiso entre los asociados. Articula los antecedentes legislativos, los principios generales y el enfoque de la posible cooperación en busca de objetivos comunes. Sirve como el marco general para toda la cooperación a nivel mundial, regional y de país. Los acuerdos de implementación a nivel país específicos están subordinados a los MoU y se usan para condiciones específicas de trabajo. El PNUD tiene diferentes plantillas para Gobiernos, entidades de las Naciones Unidas, el sector privado, organizaciones no gubernamentales y de la sociedad civil, instituciones educativas y fundaciones. Un MoU no es un instrumento financiero y, por lo tanto, el PNUD no lo puede utilizar para hacer contribuciones a los asociados o recibir contribuciones de estos.
Cualquier producto tangible, producto básico, artículo, material, mercancía, equipo, activo o mercadería que requiera el PNUD en un proceso de adquisición.
El marco HACT representa un marco operacional común (armonizado) para hacer transferencias de efectivo a asociados gubernamentales y no gubernamentales (tanto asociados en la implementación (IP) como partes responsables (RP)) independientemente de si trabajan con uno o con varios organismos de Naciones Unidas. El objetivo del marco HACT es impulsar una alineación más estrecha entre la asistencia para el desarrollo y las prioridades nacionales y reforzar las capacidades de gestión y rendición de cuentas nacionales, con el objetivo final de avanzar gradualmente hacia el traspaso a sistemas nacionales. Su finalidad es servir como un conjunto simplificado de procedimientos para solicitar y desembolsar los fondos y ofrecer garantía y presentar informes sobre estos, con el objeto de gestionar los riesgos con eficiencia, reducir los costos de transacción y promover el desarrollo sostenible de una manera coordinada.
La competencia internacional limitada se realiza al restringir la competencia a una lista de oferentes preseleccionados. Esta se predetermina mediante una evaluación no discriminatoria de las calificaciones. Dicho proceso puede implicar varios métodos de selección de proveedores, como los siguientes:
a. Uso de preselección de proveedores existentes; b. Preselección de rondas previas de precalificación o expresiones de interés de otros procesos de selección, asumiendo que se trata de bienes o servicios similares; c. Proveedores anteriores con desempeño satisfactorio conocido; d. Referencia de proveedores de otras entidades de la ONU; e. Bases de datos en línea accesibles públicamente; f. Convocatoria publicada de expresión de interés; g. Directorios de comercio.
La microcompra es un método de adquisición simplificado para bienes fácilmente disponibles, servicios estandarizados u obras pequeñas, en los que los montos del contrato no exceden los US$5,000. Dichas compras pueden constituir un volumen significativo de la adquisición total del PNUD, pero su valor total sigue siendo relativamente bajo. Se prefiere un proceso simplificado para reducir los costos de transacción.
El personal del PNUD seleccionado para participar en un proceso de revisión por panesles (PRP), cuyas funciones son las descritas en el apartado 36 siguiente.
Movimiento de personal a otro Fondo, Programa o Agencia del Sistema Común de las Naciones Unidas, mediante una comisión de servicio, un préstamo o un traslado.
Modalidades de Transferencia de Efectivo: las Modalidades de Transferencia de Efectivo que se adoptarán se basarán en la Clasificación Ajustada de Riesgos del asociado, derivada de los resultados de la microevaluación, tomando en cuenta el contexto programático específico, con las excepciones documentadas.
Se utilizan cinco medios básicos de transporte por flete (mar, tren, carretera, aire y paquetes postales), ya sea de forma individual o combinados, para el transporte internacional. Las Unidades de negocio deben considerar medios de transporte tanto económicos como eficientes. En general, los costos de transporte por tren, carretera y aire son más elevados que los del flete por mar; por tanto, el PNUD recomienda el transporte marítimo. Sin embargo, para garantizar la entrega en buen estado, se recomienda elegir un buque de conferencia, que opere en rutas definidas y puertos de escala predeterminados.
Se utiliza para el registro de las contribuciones. Se introducirá la información relativa al acuerdo y la información contable necesaria para garantizar que los ingresos se registren en el Libro Mayor y se reflejen correctamente en las cuentas del PNUD.
La movilidad se define como los traslados periódicos del personal a puestos nuevos o reclasificados dentro del mismo o diferente grupo profesional/área funcional, lateralmente o a un nivel diferente, dentro del mismo o diferente lugar de trabajo.
El orden de magnitud de los Recursos Ordinarios que se espera que estén disponibles en el PNUD durante un período determinado para la financiación de las actividades del programa del PNUD a nivel de país.
Se refiere a los componentes de las TIC que ya no pueden realizar su función prevista debido a la pérdida de compatibilidad con otros sistemas de TIC o al incumplimiento de las normas. Los componentes obsoletos no pueden ni deben utilizarse en los entornos de TIC del PNUD. Por ejemplo, el hardware se vuelve obsoleto cuando es incapaz de ejecutar eficientemente una versión mínima del software estándar del PNUD. El software se vuelve obsoleto cuando es incapaz de integrarse con otros componentes de la infraestructura de las TIC o cuando ya no es capaz de funcionar en el hardware con la configuración mínima soportada definida en este documento.
Obstruction or Obstructive Practice is an act or omission by a vendor that prevents or hinders UNDP’s data gathering and analysis in a particular case.
Una Oferta de Acuerdo, tal y como se describe con más detalle en los párrafos 44 y 45 siguientes. El PNUD puede presentar una Oferta de Acuerdo al (a los) Demandado(s) en virtud del PRD y del PRP.
Un término genérico utilizado para referirse en forma conjunta a Ofertantes, proponentes y/o proveedores que han expresado formalmente su interés en una oportunidad de adquisición en el PNUD.
Un miembro del personal del PNUD en el que se ha delegado la autoridad para comprometer los recursos del PNUD y que ha aceptado la responsabilidad por ello.
Un miembro del personal del PNUD al que se le ha delegado la autoridad para verificar los pagos con cargo a los recursos del PNUD y ha aceptado rendir cuentas al respecto
El oficial designado tiene autoridad, en situaciones de emergencia, tales como CASEVAC, evacuación y reubicación por motivos de seguridad, para aprobar el uso de cualquier operador aéreo comercial o vuelo donado operado comercialmente en interés de garantizar la seguridad del personal de la ONU. Siempre que sea posible, dicha aprobación debe tomarse en consulta con los Jefes de las entidades del UNSMS o su(s) designado(s). En situaciones de emergencia, el DO también puede ponerse en contacto directamente con el CATSU cuando se necesite información urgente.
De conformidad con el párrafo a) de la regla 121.01 del Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera Detallada del PNUD (enmendado el 1 de enero de 2012), el Oficial Jefe de Adquisiciones del PNUD es responsable ante el Administrador de todas las funciones de adquisición del PNUD en todos sus lugares de destino, con excepción de las adquisiciones regidas por el párrafo c). El Oficial Jefe de Adquisiciones puede delegar además la autoridad en el personal de la sede y de otros lugares, según convenga para cumplir los propósitos de estas normas
Cualquier unidad de negocio (por ejemplo, las oficinas de la sede central, los centros regionales, las oficinas nacionales, las oficinas de enlace, la oficina "Deliver as One", etc.).
La OAI, en su calidad de auditor interno del PNUD, lleva a cabo su auditoría para dar una garantía razonable a la alta dirección del PNUD sobre las actividades realizadas por una determinada unidad del PNUD y para llamar su atención sobre las áreas que requieren mejoras . La OAI depende del Administrador.
La unidad de apoyo técnico del GNUD que sirve de enlace entre los debates del GNUD en la sede y el trabajo de los sistemas de desarrollo de las Naciones Unidas a nivel nacional.
La Oficina de Evaluación Independiente es una unidad funcionalmente independiente dentro del PNUD que apoya las funciones de supervisión y rendición de cuentas de la Junta Ejecutiva y la gestión del PNUD, el FNUDC y los VNU. La independencia estructural de la Oficina sustenta y garantiza su libertad para llevar a cabo evaluaciones e informar de los resultados de las mismas a la Junta Ejecutiva. La función principal de la Oficina es realizar evaluaciones independientes de acuerdo con los planes y programas de trabajo presupuestados aprobados por la Junta Ejecutiva.
Las operaciones en efectivo se definen como la moneda que se mantiene físicamente en las instalaciones de una oficina de país (CO, Country Office, por sus siglas en inglés) para satisfacer las necesidades operativas en un país en el cual no hay servicios bancarios normales disponibles. En ciertos casos, las CO deben operar en un entorno de crisis en el cual no hay servicios bancarios disponibles. En tales casos, es posible que las CO deban realizar todas las transacciones financieras en efectivo. Las operaciones en efectivo crean un riesgo financiero significativo para el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), así como un riesgo de seguridad física para el personal que maneja el efectivo.
Obligación legal derivada de un contrato, acuerdo u otra forma de compromiso del PNUD o basada en una responsabilidad reconocida por el PNUD. Tales obligaciones están representadas en Quantum por órdenes de compra (PO).Todas las OP deben estar respaldadas por obligaciones y contratos jurídicamente vinculantes, celebrados con terceros, dentro del período pertinente, para los bienes y servicios requeridos por el PNUD. Todos los documentos justificativos deben estar disponibles para su revisión por auditores internos y externos. Las órdenes de compra deben reflejar los periodos presupuestarios en los que se espera recibir los bienes y servicios.
En los casos de contratación conjunta, o cuando más de un Organismo participe en una contratación concreta en la que se haya denunciado que el proveedor ha incurrido en Prácticas Proscritas, los Organismos pertinentes elegirán un “Organismo Principal” para que lleve a cabo la recopilación y análisis de datos, la investigación y el proceso sancionador contra el proveedor en representación de todos ellos. Los Organismos pertinentes decidirán cuál de ellos será el Organismo Principal en cada caso concreto. El Organismo Principal normalmente será: a) aquel al que afecten de un modo más directo las actividades del proveedor y las Prácticas Proscritas; o b) el que disponga de más recursos. Todos los Organismos participantes habrán de colaborar con el principal. El Organismo Principal aplicará sus propios reglamentos, normas, políticas y procedimientos.
Organización no gubernamental (ONG), se define como una organización, grupo o institución sin ánimo de lucro que opera independientemente de un gobierno y tiene objetivos humanitarios o de desarrollo.
Una organización no gubernamental (ONG) se define como una organización, grupo o institución sin ánimo de lucro que opera independientemente de un gobierno y tiene objetivos humanitarios o de desarrollo. Si se designa a una ONG para ejecutar un proyecto del PNUD, la ONG debe tener el estatus legal para operar de acuerdo con las leyes que rigen a las ONG en el país del programa.
El VRC podrá recomendar, y el OJA podrá decidir imponer, otras sanciones que considere apropiadas, entre ellas exigir que los futuros contratos con el Proveedor reflejen condiciones especiales, o de que este compense al PNUD por las pérdidas o costos en que haya incurrido a raíz de la participación del Proveedor en una Práctica Proscrita.