PASO

Manejo de remesas de efectivo

La información relativa a los movimientos de efectivo debe limitarse al mínimo número de personas, según el principio de necesidad de saber.
La comunicación de información sobre los movimientos de efectivo debe estar cifrada o codificada, cuando sea posible. Cuando se utilicen códigos, estos deben cambiarse aproximadamente cada seis meses.

El momento de los movimientos de efectivo debe ser lo más impredecible posible. Se deben variar los horarios de los vuelos y las rutas terrestres. La frecuencia de estos envíos debe evaluarse cuidadosamente frente al riesgo derivado de mantener el efectivo en las instalaciones.

Cuando las condiciones lo permitan, al menos dos guardias de seguridad deben acompañar todos los movimientos de efectivo que superen los 50.000 dólares estadounidenses. Los guardias deben estar equipados con radio o teléfono y contar con señales de alerta preestablecidas.

Se deben establecer disposiciones para retirar el efectivo directamente del avión o del vehículo blindado a su llegada. El efectivo no debe almacenarse en bóvedas de aeropuertos, habitaciones de hotel, oficinas no aseguradas o estaciones ferroviarias, etc.

Debe determinarse la viabilidad de recurrir a las fuerzas de seguridad nacionales, fuerzas armadas o fuerzas internacionales o regionales de mantenimiento de la paz para reforzar la seguridad.

En la mayor medida posible, debe evitarse el uso de fax, correo electrónico, teléfono o frecuencias de radio no seguras para transmitir información sobre los movimientos de efectivo.

El traslado de efectivo solo debe organizarse y efectuarse una vez recibida la autorización previa por escrito del Funcionario Designado (DO) en el lugar de destino.

PARTE RESPONSABLE

Gerente de Operaciones – Oficina,

Servicio de mensajería

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los procedimientos son diseñados por el Administrador de Efectivo tras consultar con el Gerente de Operaciones.
El Representante Residente y el Gerente de Operaciones deben asegurar que estos procedimientos se cumplan durante el traslado y almacenamiento del efectivo.

PASO

Instalaciones físicas

Asegurar que todas las ventanas y puertas del área o sala en la que se almacena efectivo sean resistentes y estén firmemente ancladas a la estructura.
Las ventanas deben estar protegidas con rejas de acero atornilladas desde el interior.

Cuando sea posible, debe instalarse en las oficinas un sistema contra robos y atracos, conectado directamente con personal de seguridad disponible las 24 horas.

Debe disponerse de un servicio de seguridad de 24 horas.

PARTE RESPONSABLE

Director de operaciones

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Procedimientos de control

El efectivo debe almacenarse en una caja fuerte bajo doble control del personal designado del PNUD. La caja fuerte debe ubicarse en una sala cerrada con llave, con acceso restringido. Las llaves de esta sala deben estar en poder del Funcionario Designado (DO). Es preferible contar con dos cajas fuertes: una en la sala cerrada y restringida, donde se almacene la mayor parte del efectivo, y otra en el área financiera asegurada, donde se mantengan los fondos necesarios para las operaciones diarias. Esto reduce la necesidad de acceder con frecuencia a la caja fuerte principal.

El efectivo recibido diariamente por la Sección de Finanzas debe ser contado por dos miembros designados del personal, bajo la supervisión del Gerente de Operaciones / ARR (Admin) / Oficial Administrativo u otro funcionario superior designado, quien firmará el resultado del conteo. Los saldos menores deben contarse y conciliarse diariamente, al igual que el saldo principal de efectivo. Se deben realizar conteos sorpresa del total del efectivo de forma aleatoria, al menos una vez al mes.

Los «Custodios de la Caja Fuerte» designados serán responsables de cualquier discrepancia detectada durante los conteos.

Los conteos sorpresa deben ser realizados por un funcionario superior del PNUD que no tenga responsabilidad directa o de supervisión sobre el registro de ingresos o desembolsos de efectivo.

Cualquier robo de efectivo debe reportarse de inmediato al Tesorero y a la Oficina de Auditoría e Investigaciones (OAI).

Las decisiones relativas a la participación de autoridades locales deberán tomarse tras consultar con la Oficina de Recursos Humanos, BOM, y probablemente en referencia al Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas (UNDSS) en la Sede.

PARTE RESPONSABLE

Tesorería,

Representante residente,

Director de operaciones

Plantilla/Directriz

Notas explicativas