Envío organizado | Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

1.a)	PASO Arreglos de envío: (No se aplican al personal que haya optado por la Subvención de Reubicación). a) Si el envío se realiza desde Nueva York o desde un lugar donde no exista una oficina del PNUD, comuníquese con la Sección de Servicios de Transporte (TSS) una vez que el envío haya sido autorizado, para discutir los arreglos de transporte.	PARTE RESPONSABLE Servicios Administrativos del Personal (BES/JPOSC)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El miembro del personal debe indicar claramente al tasador y a los empacadores qué artículos tiene la intención de enviar y si los bienes se enviarán por vía aérea o marítima.
1.b)	PASO Se debe organizar una estimación de los bienes que el miembro del personal tiene intención de enviar con el o los agentes de transporte lo antes posible, y la lista de los artículos incluidos en la estimación debe estar firmada tanto por el miembro del personal o su representante como por la empresa de transporte.	PARTE RESPONSABLE Miembro del personal	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Se debe organizar una estimación de los bienes que el miembro del personal tiene intención de enviar con el o los agentes de transporte lo antes posible, y la lista de los artículos incluidos en la estimación debe estar firmada tanto por el miembro del personal o su representante como por la empresa de transporte.
1.c)	PASO Si el envío se realiza desde un lugar donde exista una oficina del PNUD, comuníquese con el Gerente de RRHH / Operaciones local una vez que el envío haya sido autorizado, para efectuar los arreglos de envío utilizando un agente de transporte autorizado.	PARTE RESPONSABLE Miembro del personal	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El miembro del personal o su representante debe estar presente en el momento del embalaje para asegurarse de que la lista de embalaje describa con exactitud los bienes y su estado. Debe firmar la lista de embalaje, anotando cualquier observación si fuera necesario, y conservar una copia de la lista, que será útil para preparar una solicitud de seguro o presentar una reclamación de seguro.
1.d)	PASO Si se estima que el envío superará el peso autorizado, la empresa de transporte informará al miembro del personal. Si el miembro del personal acepta los cargos indicados por la empresa de transporte, deberá coordinar el pago correspondiente directamente con la empresa.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2.a)	PASO Para los envíos que lleguen al área triestatal de Nueva York, comuníquese con la Unidad de Tráfico de la Secretaría de las Naciones Unidas, Sala FF-0285, teléfono (212) 963-9389, correo electrónico shipments@un.org. Inmediatamente a su llegada a Nueva York, a fin de proporcionarles los siguientes documentos requeridos para el despacho aduanero: copias de: a) visa G-4; b) I-94; c) pasaporte; d) conocimiento marítimo o guía aérea;e) aviso de llegada del envío; y f) solicitud de viaje aprobada.	PARTE RESPONSABLE Miembro del personal	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El miembro del personal (incluidos aquellos que hayan optado por la Subvención de Reubicación) debe estar en el destino cuando llegue el envío para atender los requisitos de despacho aduanero y la entrega a la residencia. El miembro del personal será responsable de cualquier cargo derivado de retrasos ocasionados por su falta de cumplimiento de esta obligación.
2.b)	PASO Para los envíos que lleguen a la Oficina de País (CO) u otras Unidades Operativas (BUs) fuera de la Sede, comuníquese con el Gerente local de RRHH / Operaciones para completar los formularios de despacho aduanero (esto también se aplica al personal que haya optado por la Subvención de Reubicación) y para coordinar los arreglos de despacho y entrega del envío.	PARTE RESPONSABLE Miembro del personal	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Al recibir el envío, el miembro del personal (o la persona autorizada por él / ella para recibirlo) debe observar cualquier daño externo al envío o la falta de paquetes / cajas.
3.a)	PASO Comunicarse con el miembro del personal si se han proporcionado sus datos de contacto; organizar la estimación, el embalaje y la recogida del envío de acuerdo con las instrucciones escritas del miembro del personal y con el derecho autorizado (peso, origen y destino, modo de envío y número de envíos).	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas La CO y otras BUs fuera de la Sede deberán organizar que al menos tres empresas de transporte inspeccionen y estimen el peso de los bienes y presenten sus cotizaciones; evaluar las cotizaciones en función del costo y la calidad del servicio, y adjudicar el trabajo en consecuencia. Deberán procurar organizar los envíos puerta a puerta y liquidar todos los costos con el agente de transporte. Si es necesario organizar un envío puerta a puerto, asegurarse de que los servicios en destino sean gestionados por la CO o las BUs del PNUD en destino, o por TSS/GO/BMS si no existe una oficina del PNUD en el destino.
3.b)	PASO Tan pronto como se realice el envío: a) Enviar los documentos de envío originales al agente de destino o a la oficina del PNUD responsable de los servicios en destino; b) Proporcionar al miembro del personal una copia de todos los documentos de envío pertinentes; c) Proporcionar a la oficina del PNUD, o a UNDP GO/TSS si no existe una oficina del PNUD en destino, los detalles del envío (fechas de salida / llegada, modo de transporte, línea naviera, número de conocimiento marítimo o guía aérea, peso del envío y número de bultos); d) Si el envío se organizó puerta a puerto, autorizar a la oficina del PNUD en destino, o a TSS/GO/BMS si no existe una oficina del PNUD en destino, a organizar los servicios en destino (despacho, almacenamiento – si está autorizado – y entrega a la residencia), proporcionando a dicha oficina las instrucciones de débito correspondientes (número de solicitud de viaje aprobada, número de pedido de compra y plan contable – COA).	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4.a)	PASO Organizar el despacho aduanero lo antes posible a fin de evitar cargos por sobrestadía.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas En caso de retrasos, los motivos de dichos retrasos deberán documentarse y se deberá identificar a la parte o partes responsables con el fin de determinar la responsabilidad y la rendición de cuentas correspondientes.
4.b)	PASO Si el envío se organizó: a) Puerta a puerta, no realizar ningún pago por servicios en destino, a menos que esté específicamente autorizado por la oficina que organizó el envío; b) Puerta a puerto, y la oficina que organizó el envío haya autorizado a la CO a organizar los servicios en destino, liquidar la factura correspondiente y cargar los costos de conformidad con las instrucciones de la CO autorizante o con las instrucciones de TSS/GO, la solicitud de viaje aprobada, el número de pedido de compra y el COA.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5.a)	PASO Subvención de Reubicación (RLG): Indicar por escrito su preferencia al Centro de Servicios de Recursos Humanos (HR Service Centre) correspondiente.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El miembro del personal deberá firmar una declaración de renuncia en la que renuncie al derecho normal de envío y acepte el pago único como compensación total por todos los costos relacionados con su reubicación.
5.b)	PASO Para los traslados administrados por las Oficinas de País (COs), pagar la Subvención de Reubicación (RLG) en los montos correspondientes al recibir la notificación del Centro de Servicios de Recursos Humanos.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5.c)	PASO Para los traslados administrados por las Oficinas de País (COs), pagar la Subvención de Reubicación (RLG) en los montos correspondientes al recibir la notificación del Centro de Servicios de Recursos Humanos.	PARTE RESPONSABLE Representante residente	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6.a)	PASO Arreglos de seguro: Presentar un formulario Inventario Detallado con Valor Declarado PT.78 completamente llenado (junto con una copia de la autorización de viaje que indique el derecho al seguro) a TSS/GO/BMS. Si se realizan varios envíos, debe prepararse un inventario detallado separado para cada uno.	PARTE RESPONSABLE Miembro del personal (que no haya optado por la Subvención de Reubicación – RLG)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Si el valor total del inventario excede el derecho máximo de seguro y el miembro del personal no ha indicado su acuerdo para pagar la cobertura adicional, la cobertura se solicitará únicamente hasta el límite máximo permitido por el derecho al seguro. El inventario detallado con valor declarado debe incluir todos los artículos del envío, incluidos los contenedores como maletas, y el valor de reemplazo en dólares estadounidenses de cada artículo en el inventario. Todos los artículos de valor especial, como antigüedades, joyas, pieles y colecciones de monedas o sellos, deben listarse por separado. La información sobre la prima aplicable bajo la póliza de seguro de las Naciones Unidas está disponible previa solicitud en la oficina responsable de organizar el seguro del envío.
6.b)	PASO Si el miembro del personal indicó en el formulario PT.78 su acuerdo para pagar la cobertura de seguro adicional, informarle del monto a deducir de su salario; si el miembro del personal se separa del servicio, cobrar la prima adicional antes de enviar el formulario PT.78 a UNTTS.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6.c)	PASO Extensión del seguro para cubrir los efectos personales o enseres domésticos (HHG) almacenados después del envío: solicitar una extensión de la cobertura (desde la llegada al puerto hasta la fecha de entrega de los bienes a la residencia) a la compañía que aseguró el envío, para que los bienes estén protegidos en caso de reclamación de seguro. Solicitar la extensión del seguro a UNTTS (si el seguro fue contratado a través de las Naciones Unidas); de lo contrario, solicitarla directamente a la compañía de seguros.	PARTE RESPONSABLE Miembro del personal	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Se recomienda al miembro del personal solicitar la extensión del seguro con la misma compañía utilizada para el seguro en tránsito, a fin de garantizar la continuidad de la cobertura. El miembro del personal debe proporcionar el nombre y la ubicación del almacén comercial, así como la fecha en que los bienes fueron colocados en almacenamiento. El seguro de almacenamiento finaliza automáticamente al expirar el período por el cual el miembro del personal haya pagado la prima correspondiente.
7. a)	PASO Reclamación de seguro (Esto no se aplica al personal que haya optado por la Subvención de Reubicación): Redactar un memorando o carta dirigida al Jefe de la Unidad de Operaciones de Transporte (Transportation Operations Unit), UNTSS, Sala FF-0279 (Sr. Guido den Braven), indicando el origen/destino, el modo de transporte, la fecha de entrega del envío y una lista de los artículos dañados o faltantes con los montos en dólares estadounidenses reclamados.	PARTE RESPONSABLE Miembro del personal	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Debe haberse presentado a UNTTS un formulario PT-78 (Inventario Detallado con Valor Declarado / Solicitud de Cobertura de Seguro) antes del envío del cargamento. El miembro del personal debe organizar que el envío sea desempaquetado e inspeccionado inmediatamente después de la entrega. Debe hacerse una anotación en el recibo de entrega describiendo la naturaleza y el alcance de la pérdida o daño de manera cuantificable; hacer todo lo necesario para prevenir daños adicionales; no desechar los bienes dañados ni los materiales de embalaje hasta que se haya realizado una inspección; no aceptar ofertas de liquidación de los transportistas sin la aprobación del asegurador. Contactar inmediatamente a la Unidad de Operaciones de Transporte de las Naciones Unidas (UNTSS), Equipo de Envíos, a través de los siguientes correos electrónicos y teléfonos para recibir instrucciones adicionales: menonj@un.org — (tel. 212-963-6287) nwe@un.org — (tel. 212-963-6202) ganze@un.org — (tel. 212-963-9389) abalos@un.org — (tel. 212-963-9388) Conservar una copia de todos los documentos enviados a UNTSS.