1 |
PASOEntregar obras |
PARTE RESPONSABLEProveedor |
Plantilla/Directriz |
Notas explicativasFinalización de hitos/obras |
2 |
PASOPresentar la documentación de las obras realizadas |
PARTE RESPONSABLEProveedor |
Plantilla/Directriz |
Notas explicativasPresente al supervisor (Jefe de Proyecto / Solicitante) la documentación justificativa adecuada, como un PC, un informe, una hoja de horas, etc., de los trabajos realizados. |
3 |
PASOPreparar la factura AP |
PARTE RESPONSABLEDirectamente por el proveedor a través del Portal de Proveedores (preferible por transparencia y eficiencia del proceso de pago) o indirectamente a través del personal de finanzas y de los gestores del PNUD. |
Plantilla/Directriz |
Notas explicativasLos documentos presentados a través del portal del proveedor se almacenan electrónicamente. El personal financiero custodia las copias impresas de los documentos justificativos. Personal de finanzas / gestores:
Además, en el caso de las facturas que no son de pedido, el personal financiero debe:
Fechas importantes para el cómputo del SGC en PPM y la contabilización en el Libro Mayor - Factura sin orden de compra:
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4 |
PASOValidar la factura e iniciar la aprobación (opcional para facturas con orden de compra y sin órden de compra, de lo contrario Quantum batch process validará la factura e iniciará la aprobación cada 4 horas a partir de las 6 am, hora NY y de nuevo cada 4 horas) |
PARTE RESPONSABLEPersonal de finanzas |
Plantilla/Directriz |
Notas explicativas |
5 |
PASOCorregir los errores relacionados con la combinación de distribución incoherente y los campos gráficos PPM y asegurarse de que todos los errores se corrigen, validan y vuelven a presentarse para su aprobación. |
PARTE RESPONSABLEOficial de finanzas |
Plantilla/Directriz |
Notas explicativasLa oficina en el país debe revisar los errores de validación y corregirlos. Los errores pueden deberse a un presupuesto insuficiente, a que el periodo presupuestario no está abierto, a un recibo insuficiente o a la falta de recibo, a que se ha seleccionado una línea de recibo incorrecta para la correspondencia, etc. |
6 |
PASOAprobación de la factura con orden de compra AP. |
PARTE RESPONSABLE |
Plantilla/Directriz |
Notas explicativasAsegúrese de que los detalles coinciden con el pedido; |
7 |
PASOAprobación de una factura sin pedido |
PARTE RESPONSABLEAprobadores de la Oficina nacional y del GSSC |
Plantilla/Directriz |
Notas explicativasConfirme que se adjuntan los documentos justificativos, que se indican correctamente las fechas, incluidas las fechas de las partidas de gastos, y que se han seleccionado el grupo de pago y el método de pago correctos. |
8 |
PASORealizar un seguimiento con el personal pertinente de la oficina de compras o con el director del proyecto para garantizar la diligencia debida en el futuro cuando el error se encuentre en la información del proveedor. |
PARTE RESPONSABLEPersonal de finanzas |
Plantilla/Directriz |
Notas explicativas |
10 |
PASOArchivar la factura AP firmada y aprobada junto con toda la documentación justificativa. |
PARTE RESPONSABLEPersonal de finanzas |
Plantilla/Directriz |
Notas explicativasLos siguientes documentos son obligatorios y las copias impresas deben adjuntarse como justificantes a la factura AP: Para comprobantes que no sean de pedido: Subvención de bajo valor - acuerdo LVG, solicitud de pago o factura del beneficiario para pagos posteriores al primero. |