Crear pago anticipado | Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

1	PASO Crear pago anticipado – Crear orden de compra	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Para realizar un pago anticipado debe existir en Quantum una orden de compra aprobada por el monto total de la transacción de adquisiciones (no solo por el monto del anticipo). Ver Ordenes de Compra/Compromisos.
2	PASO Completar el formulario de Solicitud de Factura de Pago Anticipado	PARTE RESPONSABLE Personal	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Con base en la factura pro-forma, contrato u otra documentación de respaldo se completa el formulario de Solicitud de Factura de Pago Anticipado haciendo referencia al número de PO aprobada. El formulario junto con una copia física de la PO y toda la documentación de respaldo debe enviarse al Gerente del Proyecto para su aprobación. El Infolet de Cuentas por Pagar – Prepagos muestra todos los anticipos pendientes y vencidos y puede exportarse a Excel.
3	PASO Revisar el formulario de Solicitud de Pago Anticipado	PARTE RESPONSABLE Gerente del proyecto	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El Gerente del Proyecto revisa el formulario y la documentación de respaldo y decide si aprobar o no. Si se aprueba, el formulario y la documentación se envían a Finanzas.
4	PASO Crear factura de pago anticipado	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Crear y completar en Quantum la factura de pago anticipado con la documentación de respaldo, validar e iniciar la aprobación. Quantum enviará automáticamente la factura al Gerente Aprobador designado, quien debe verificar la referencia a la PO (si aplica), el COA (que incluye únicamente la combinación del segmento GL) y la información del proveedor. El segmento de proyecto del COA no debe incluirse en la factura de pago anticipado dado que la PO ya comprometió los recursos en el nivel de PPM durante el proceso de aprobación. En la liquidación del pago anticipado se debe utilizar el COA completo del proyecto, que incluye el segmento PPM.
5	PASO Aprobar la factura de pago anticipado	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Revisar la documentación de respaldo y aprobar la factura de pago anticipado en Quantum si corresponde. A diferencia de una factura estándar vinculada a una PO, la información de la PO no se copia automáticamente en la factura de anticipo. Por lo tanto, el gerente aprobador debe asegurarse de que: El monto y el momento del pago anticipado sean coherentes con el contrato, acuerdo, TdR, PO, etc. El proveedor y el COA (solo segmento GL) sean correctos.
6	PASO Desembolsar el pago anticipado	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Desembolsar el pago anticipado una vez que la factura ha sido aprobada por el Gerente Aprobador.