PASO

Autoridad para aprobar un PCA 

El Tesorero delega su autoridad para aprobar PCA(s) al RRAd de Operaciones o al Gerente Senior de mayor jerarquía para hasta USD 25 000 por actividad única de proyecto de duración limitada que no exceda las dos semanas. 

PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Esta delegación proporciona la flexibilidad necesaria para cumplir con un requisito de proyecto específico con el cual no se puede cumplir mediante un acuerdo bancario normal. Sin embargo, esta delegación también exige la rendición de cuentas de la CO que emite el PCA, a fin de garantizar el cierre oportuno de los PCA. 

PASO

El Tesorero conserva la autoridad para aprobar PCA(s) superior(es) a USD 25 000 solicitado por una CO. Las consideraciones clave en la aprobación de tales solicitudes son las siguientes:

1. Necesidades de la actividad.
2. Falta de soluciones alternativas.
3. Evaluación y medidas de seguridad (se debe identificar un recorrido seguro para el viaje y la escolta).
4. Si la CO tiene un historial de cierre oportuno y preciso de los PCA.
5. La CO debe presentar el formulario de ingreso de datos de AP firmado por los oficiales respectivos como documento de respaldo. 

PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Advertencia: Si no se revierte el PCA de manera oportuna y precisa, ni se registran los gastos, ni se concilia la cuenta del GL 16108 del PCA, se puede generar una valuación inexacta en los estados financieros. 

Advertencia: Si no se toman las medidas de seguridad adecuadas, se puede generar un retraso en la aprobación del Tesorero de un monto mayor del PCA hasta que la CO rectifique la situación. 

PASO

Nombramiento del Custodio del PCA 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El Jefe de Oficina designa al Custodio del PCA siguiendo los siguientes criterios de nombramiento: 

Miembro del personal posee un contrato de plazo fijo (FT, Fixed Term, por sus siglas en inglés) del PNUD o un titular de contrato de servicios de personal (NPSA/IPSA), con un límite de USD 5000 solamente. 

El miembro del personal posee las competencias necesarias para asumir las responsabilidades de la función, incluida la protección, el uso adecuado y la contabilidad oportuna del PCA. 

El miembro del personal firma el formulario de nombramiento del PCA. 

El miembro del personal se compromete a registrar y contabilizar plenamente el PCA dentro de los 30 días posteriores a la fecha de emisión del anticipo. 

PASO

Seguridad física para el PCA 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El RRAd de Operaciones es responsable de las medidas de seguridad (si las mismas se realizan con el Departamento de Protección de las Naciones Unidas [UNDSS, United Nations Department of Safety and Security, por sus siglas en inglés] o con un servicio de escolta externo, si corresponde). 

PASO

Emisión del PCA 

El Custodio del PCA único es registrado como «proveedor» en Quantum. 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Se creará una factura para el custodio/proveedor como tipo "pago anticipado" establecida como "pago anticipado temporal" marcando la opción "Permitir aplicación de pago anticipado".

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

El pago al Custodio del PCA será procesado por el CGSC. 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

El Custodio del PCA conserva el efectivo del PCA hasta completar el desembolso final y la contabilidad. 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El Custodio del PCA es responsable de la custodia del PCA entre el momento de la recepción del efectivo y los desembolsos finales del efectivo (si no se contrata a un servicio de escolta externo para transportar y distribuir el efectivo), así como de todo anticipo de efectivo no utilizado, hasta que el monto sea devuelto al RRAd de Operaciones. 

PASO

Desembolso del PCA 

Conservar facturas y recibos de compras

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Conservar la lista de pagos del PCA, que debe incluir el nombre del beneficiario, la afiliación de la organización (si corresponde), la identificación y el número de teléfono, y el monto del desembolso en efectivo. 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Comprobar la validez de la identificación de los destinatarios antes de realizar un desembolso. 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Registrar la firma de cada destinatario acusando recibo del pago del PNUD. 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Calcular el total de todos los desembolsos realizados y determinar el saldo no utilizado del PCA.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Enviar la lista de pagos y las facturas/los recibos del PCA, junto con el saldo del PCA no utilizado, si corresponde, al RRAd de Operaciones inmediatamente después de completar la actividad.

PARTE RESPONSABLE

PCA

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Controles internos para el PCA 

El Custodio del PCA desembolsa el efectivo a los beneficiarios autorizados para gastos que reúnen las condiciones para un PCA solamente para la actividad única y específica del proyecto. 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

La distribución de tareas debe mantenerse en todo momento para la solicitud, la aprobación, la creación y la aprobación del comprobante de la factura, y la emisión del PCA. 

PASO

El Custodio del PCA debe mantener la lista de pagos con los documentos de respaldo. 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Esto incluirá registros para identificar a quién se le pagó, por ejemplo, reteniendo copias de la identificación de los beneficiarios. 

PASO

El Custodio del PCA debe enviar todas las facturas y recibos al RRAd de Operaciones. 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

El PCA debe presentar la contabilidad definitiva dentro de los 30 días posteriores a la fecha de emisión del anticipo, incluida la devolución del saldo en efectivo del PCA no utilizado y los documentos enumerados en los puntos 2 y 3 anteriores al RRAd de Operaciones. 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Revisa los pasos anteriores y verifica que el PCA se desembolsó de acuerdo con los procedimientos y se contabilice plenamente, y procede a realizar los asientos contables de cierre. 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

La revisión debe incluir llamadas telefónicas a beneficiarios seleccionados al azar para verificar los pagos reales. 

PASO

El Asociado de Finanzas asignado responsable del seguimiento del estado del PCA debe utilizar el monitor de estado del PCA (Anexo 6: Monitor de estado del PCA) para asegurarse de que todas las actividades del proyecto finalizadas al 23 del mes no tengan PCA pendientes el último día del mes. 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Revisar el monitor de estado del PCA al final de cada mes. 

PARTE RESPONSABLE

Director de operaciones

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Consejos: El Gerente de Operaciones debe asignar a un Asociado de Finanzas la responsabilidad de supervisar todos los PCA emitidos y garantizar que las acciones apropiadas enumeradas anteriormente se realicen dentro del plazo requerido. 

Advertencia: Todos los PCA deben estar plenamente cerrados y contabilizados dentro de los 30 días a partir de la fecha de emisión del anticipo para una actividad de proyecto única. Esto es muy importante para la presentación justa y precisa de a) la posición financiera y los resultados operativos del PNUD (reflejados en el balance y en las cuentas del estado de ingresos), y b) el estado de ejecución y saldo del proyecto para la presentación de informes de donantes del PNUD, según las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (IPSAS, International Public Sector Accounting Standards, por sus siglas en inglés) en todo momento. 

Advertencia: El equipo de gestión de tesorería de la SGSSC supervisa mensualmente los asientos de ajuste de ganancias/pérdidas por tipo de cambio (FX, Foreign Exchange, por sus siglas en inglés). 

PASO

Conciliación del saldo pendiente del PCA con el saldo del GL para el PCA 

Controlar que el APJV y el asiento directo de AR del libro diario utilicen el COA correcto. 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Advertencia: Preste atención a la moneda en el GL. La conciliación se debe hacer en la moneda en la que se emite el PCA. Por lo general, esto significa que se utiliza la moneda local para la mayoría de los PCA. 

PASO

Realizar el informe AAA para la cuenta del GL 16108 para la última fecha de cada mes.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Revisar y confirmar que el saldo en la cuenta del GL 16108 representa los PCA pendientes que no han concluido al 23 de cada mes. 

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Revisar la conciliación completada por el Asociado de Finanzas asignado. Si hay alguna duda con respecto a los PCA no cerrados, debe tomar las medidas apropiadas para garantizar que se apliquen los controles internos para los PCA. 

PARTE RESPONSABLE

Director de operaciones

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

En cada cierre de trimestre o en cada fecha de cierre financiero del PNUD, el Asociado de Finanzas asignado prepara el programa de conciliación del PCA.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Anexo 7: Programa de conciliación del PCA (en inglés)

El saldo de la cuenta del GL 16108 debe estar justificado en detalle por los PCA que se encuentran pendientes. 

PASO

El Gerente de Operaciones debe revisar y certificar el programa de conciliación del PCA. 

PARTE RESPONSABLE

Director de operaciones

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Advertencia: Los pasos anteriores son de importancia crítica para garantizar que los anticipos en efectivo del PNUD se contabilicen de manera oportuna y precisa. 

PASO

Supervisión de rutina de la cuenta 16108 del libro mayor (GL, General Ledger, por sus siglas en inglés) para verificar la calidad de los datos y su integridad.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz

Notas explicativas