Los valores individuales del Plan de Cuentas, que en combinación, describen una actividad financiera específica. Con la ayuda de herramientas de información y consulta, los campos del plan de cuentas proporcionan acceso a los datos contables necesarios para el control presupuestario, la elaboración de informes de gestión y los informes legales (o financieros formales y finales).
Se registra a nivel de campo de gráfico en todos los sistemas financieros de Quantum y, en última instancia, cuando los datos pasan de un sistema a otro, se resumen por campo de gráfico en el Libro Mayor.
Se utiliza para establecer una estructura jerárquica, que representa visualmente un conjunto de reglas de integración para un campo gráfico concreto. Por ejemplo, un árbol para el código de cuenta 11000 (Efectivo y Casi Efectivo) tendría como componentes las cuentas 11005 y 11006 que se enrollarían hasta un total para informar en el código 11000.
El Plan Contable (COA) desempeña un papel en los sistemas financieros Quantum de control, presupuestación y elaboración de informes. El uso correcto del COA es fundamental para la exactitud de los informes financieros, de gestión y a los donantes.