| Programme des Nations Unies pour le développement

1.0

ÉTAPE

Désigner un responsable de programme pour gérer le dispositif d'engagement.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Aperçu du processus de création du projet en Quantum (seulement en anglais)

Notes explicatives

2.0

ÉTAPE

Établir un ID de projet dans Quantum, et sélectionner la facilité d'engagement comme type de projet.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L’ID de projet peut rester ouvert pendant toute la durée du programme pays à moins qu’il ne soit fermé en conformité avec l’étape 6.0.

3.0

ÉTAPE

Élaborer un plan de travail pluriannuel, identifier les ressources financières pour les activités et mettre à jour le plan de travail à mesure que de nouvelles activités sont prévues.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Modèle de plan de travail pluriannuel

Notes explicatives

3.1

ÉTAPE

S'assurer que tous les coûts programmatiques et opérationnels prévus sont identifiés, y compris les dispositions relatives à l'efficacité du développement et au soutien à la mise en œuvre, et que tous les coûts sont inclus dans le budget.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Un modèle de budget est disponible ici

Une liste détaillée des éléments à budgétiser est disponible ici

Notes explicatives

Les exigences relatives à la budgétisation d'un projet sont décrites dans la section Préparation de budgets de projets entièrement chiffrés.

4.0

ÉTAPE

Approuver le plan de travail pluriannuel, qui engage les ressources.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Voir les remarques 1,2,3 et 4 ci-dessous.

Remarque 1 : Les ressources régulières sont affectées au bureau pays au moyen d'une limite annuelle de dépenses (ASL). Les ressources régulières non dépensées ne sont pas reportées à l'année suivante. Le COA suivant pour les ressources ASL utilisées pour la facilité d'engagement doit être utilisé pour définir l'allocation dans le budget du projet :

                Year : année en cours
                Fund : 04400
                OP Unit : Code du bureau pays
                Impl. Agent : 001981 (PNUD)
                Donor : 00012
b) Le code de fonds (04xxx) pour les allocations de ressources régulières des guichets régionaux et globaux sera fourni par le bureau émetteur.

Remarque 2 : Les contributions, au titre de ressources non-régulières, à la facilité d'engagement sont contrôlées par la trésorerie. La comptabilisation des revenus se fait comme suit :
a) Pour les transferts de soldes inutilisés de partage des coûts, les règles suivantes s'appliquent :

Les bureaux doivent s'assurer que les projets de partage des coûts correspondants sont liquidés financièrement et qu'il n'existe pas d'obligations ou d'engagements financiers non acquittés ;
Les bureaux doivent s'assurer de l'accord de tous les donateurs concernés pour rediriger ces fonds vers la facilité d'engagement ;
Les transferts sont effectués par saisie dans le general ledger journal en fonction des rubriques suivantes :

Line	Account	Fund	Project	Oper	Dept	Amount	Comment
1	51035	Selon le fonds de projet à coûts partagés	Projet à coûts partagés	CO	CO	Spécifier	DÉBITER au(x) projet(s) à coûts partagés pour transférer les fonds à la facilité d'engagement
2	51035	Selon la source des fonds	Projet FE	CO	CO	Spécifier	CRÉDITER au projet de facilité d'engagement à partir du(des) projet(s) à coûts partagés

b) : Lorsque le bureau pays mobilise des contributions gouvernementales ou des contributions de tiers au titre du partage des coûts pour la facilité d'engagement, dès réception de la contribution, les bureaux doivent appliquer la contribution à la facilité d'engagement à travers le Système de Gestion de Document (DMS, Document Management System, pour ses sigles en anglais).

Remarque 3 : La politique de recouvrement des coûts du PNUD concernant la gestion des ressources non-régulières et les frais généraux d'appui à la gestion s'applique aux contributions des gouvernements et des tiers, ainsi qu'aux transferts à partir du compte 11888.

Remarque 4 : La facilité peut recevoir des fonds provenant de diverses ressources régulières et non régulières telles que mentionnées ci-dessus. Toutefois, une fois les revenus enregistrés dans la facilité d'engagement, ils ne peuvent plus être considérés comme fongibles et ne peuvent donc plus être transférés à d'autres fins.

5.0

ÉTAPE

Rendre compte des résultats obtenus dans le Rapport d'analyse axé sur les résultats (ROAR) et dans les revues annuelles du programme pays.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

6.0

ÉTAPE

Fermer la facilité d'engagement une fois qu'elle n'est plus requise.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La facilité d'engagement devrait être fermée dans Quantum une fois qu'elle n'est plus requise. Au moins une fois durant la période du programme, toutes les facilités d'engagement devraient être revues pour estimer si une clôture s'impose. Voir clôturer et transition.

1.0

ÉTAPE

Élaborer un plan de travail et un budget.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L'exigence du modèle dépend de la source de financement. Si le financement provient d'une source non-régulière, le document de projet type devrait être utilisé. S'il s'agit d'un financement de ressources régulières, un plan de travail de document de projet et la présentation du budget sont nécessaires, au minimum. S'il s'agit à la fois d'un financement de ressources régulières et non-régulières, le document de projet type devrait être utilisé.

Le modèle suivant pour cette étape est à paraître : [Extraits du] modèle de projet type.

Consulter le guide visuel des Projets d'efficacité institutionnelle.

1.1

ÉTAPE

Préparer des budgets de projet à coût complet pour s'assurer que tous les coûts programmatiques et opérationnels prévus sont identifiés, y compris l'efficacité du développement et les dispositions de soutien à la mise en œuvre, avec tous les coûts inclus dans le budget.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Élaboration de budgets détaillés pour les projets : Guide des coûts directs et indirects (Annexe 1) (en anglais)

Une liste détaillée des éléments à budgétiser est disponible ici

Notes explicatives

Les exigences relatives à la budgétisation d'un projet sont décrites dans la section Préparation de budgets de projets entièrement chiffrés.

1.0

ÉTAPE

Identifier le concept de pipeline et mobiliser les partenaires.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Aperçu du processus de création du projet en Quantum (en anglais)

Modèle de plan d’initiation de gestion de projet (en anglais)

Gestion de projet et de portefeuille en Quantum (en anglais)

Note conceptuelle facultative pour les projets du PNUD :

Modèle de note conceptuelle : Processus d'examen et d'approbation interne du PNUD (en anglais)

Note conceptuelle requise pour les projets du Fonds vert pour le climat (FVC):

Modèle de note conceptuelle : Projets du Fonds vert pour le climat (FVC) (en anglais)

Note conceptuelle requise pour les projets du Fonds pour l'environnement mondial (FEM) :

Formulaire d'identification de projet (PIF) (en anglais)

Notes explicatives

Identifier les nouveaux concepts de pipeline en analysant les écarts dans la théorie du changement du programme, lesquels ne sont pas encore pris en compte.

Les partenaires de financement et de collaboration et les parties prenantes potentielles doivent être identifiés et consultés dès que possible, en touchant un large éventail de partenaires (institutions financières internationales, société civile, secteur privé, etc.).

Une note conceptuelle (en anglais) peut être utile pour formuler des idées pour des projets particulièrement complexes ou pour obtenir un soutien précoce des partenaires. Le contenu proposé peut inclure : le(s) produit(s) et le lien avec le(s) résultat(s) du programme pays ; l'approche, la méthode et les stratégies de renforcement des capacités ; l'analyse des parties prenantes ; le partenaire de mise en œuvre potentiel ; le(s) partenaire(s) de financement principal(aux) potentiel(s) ; et les exigences de financement indicatives.

Pour les projets du FVC, une note conceptuelle est requise, et pour les projets du FEM, cette note conceptuelle est appelée PIF.

Créer un nouveau pipeline lié au programme et au plan stratégique dans le système de planification centrale.

Si un nouveau produit du programme est nécessaire pour répondre au besoin de développement, préparer une note pour en discuter lors de la prochaine réunion du Comité de pilotage du programme.

Points d'action dans le système:

*Élaborer une proposition de projet dans le système de planification centrale, en générant un numéro de projet avec un ou plusieurs produits liés ; lier la proposition à l'arbre du programme (produit du document de programme pays).

Si le projet fait partie d'un portefeuille, il partagera le numéro du projet avec les autres projets du portefeuille. Un budget du projet est reflété dans un ou plusieurs ID de produits. Un ID de produit ne peut refléter que le budget d'un seul projet avec un partenaire de mise en œuvre.

*Si une décision visant à interrompre la proposition est prise, consigner cette décision dans le système de planification centrale afin de clôturer la proposition.

1.1 ALT

ÉTAPE

Pour les projets du Fonds vertical pour l’environnement et le climat (ceux soutenus par le FEM, le FVC, le Fonds d’adaptation et d’autres fonds verticaux), effectuez un examen et une évaluation initiaux pour déterminer si les conditions et les critères d’acceptation des demandes de programmation du gouvernement sont remplis.

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Lien unique vers tous les modèles, procédures et politiques des fonds environnementaux verticaux (FEM et FVC) (en anglais)

Phase du Comité de préparation des projets et de sélection des investissements (PISC) du FEM : procédures opérationnelles standard et orientations (en anglais)

Modèle PISC et questions d'orientation (en anglais)

Procédures opérationnelles standard de soutien à l'exécution pour les projets du FEM (en anglais)

FEM RACI (Responsable, Redevable, Consulté et Informé) pour les projets NIM (en anglais)

FVC RACI FEM RACI (Responsable, Redevable, Consulté et Informé) (en anglais)

Notes explicatives

Veuillez noter qu’une assurance qualité additionnelle doit être assurée par le BPPS/VF Hub pour les projets du FEM et du FVC, conformément au RACI.

2.0

ÉTAPE

Désigner un concepteur ou une conceptrice pour l'élaboration du projet.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

2.1

ÉTAPE

Si un partenaire de mise en œuvre doit être sélectionné avant l'élaboration du document de projet, voir Sélectionner des partenaires de mise en œuvre.

Sinon, sélectionnez un partenaire de mise en œuvre au moment opportun.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

2.2 OPT

ÉTAPE

Élaborer un plan d'initiation (le cas échéant)

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Modèle de plan d’initiation (en anglais)

Modèle de plan de travail du budget total (TBWP) pour la subvention de préparation de projet (PPG) du FEM/GEF (en anglais)

Plan de travail budgétisé total pour les subventions de formulation de projet (PFG) du Fonds d’adaptation

Procédures opérationnelles standard (SOPs) et orientations pour les phases PIF et PPG du FEM/GEF (en anglais)

Procédures opératoires normalisées (SOP) et orientations pour les projets du Fonds d’adaptation (en anglais)

Notes explicatives

Pour les projets financés par la Subvention de préparation de projet (PPG) du FEM/GEF, la Délégation d’autorité (DOA) du PPG signée, y compris le plan de travail budgétaire total du PPG annexé, constitue l’équivalent du Plan d’initiation de projet institutionnel pour la phase PPG et sert d’autorisation formelle pour lancer les activités du PPG. Le même processus est appliqué aux projets de subvention pour la formulation de projets (PFG) du Fonds d’adaptation.

3.0

ÉTAPE

Élaborer un document de projet qui respecte les normes de qualité et les exigences des partenaires du PNUD.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Modèle de document de projet

Modèle de document de projet du FEM (en anglais)

Modèle de document de projet FVC (en anglais)

Modèle de document de projet du Fonds d’adaptation (en anglais)

Orientations sur les modalités de gouvernance pour la programmation verticale des fonds (en anglais)

Document de projet multi-pays et SSTC (en anglais)

Conseil de projet – Termes de Référence (ToR) (en anglais)

FAQ du Conseil de projet (en anglais)

Modèle de plan d'évaluation (en anglais)

Liste de contrôle de l'évaluabilité (en anglais)

Modèle de mandat d'évaluation (en anglais)

Outil d’assurance qualité – Conception et évaluation (Quantum+) (en anglais)

Politique des garanties soutenues par le PNUD (en anglais)

Guide RBM pour la conception d'un document de projet (en anglais)

Notes explicatives

Le document de projet/portefeuille doit comprendre :

La SESP et tous les plans d'évaluation et de gestion connexes
Des termes de référence détaillés pour les postes principaux du projet et le comité de pilotage
Des accords types comme l'accord de coopération de projet lorsqu'une organisation de la société civile est chargée de la mise en œuvre et des accords de partage des coûts
Une lettre d'accord type entre le partenaire de mise en œuvre et les parties responsables de la mise en œuvre du projet
La planification de l'approvisionnement
Le calendrier du plan de suivi du projet
La liste des publications sur les connaissances escomptées, le cas échéant.

Pour plus d'orientations, voir : Pôle de gestion axée sur les résultats (GAR) (en anglais).

Envisagez d’utiliser le guide RBM pour vous aider à élaborer le document de projet en 10 étapes.

3.0 ALT

ÉTAPE

Pour les programmes conjoints avec les autres agences des Nations Unies, un document de projet de programme conjoint devrait être utilisé.

Pour les fonds d'affectation spéciale multi-donateurs, chaque donateur a son propre modèle de projet approuvé par un comité directeur et inclus dans un manuel d'opérations.
Si le PNUD est invité à être l'agent d'administration, contacter le Bureau du Fonds d'affectation spéciale multipartenaires: executivecoordinator.mptfo@undp.org.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

ANNEXES à la note d'orientation de la DSNU sur les programmes conjoints de nouvelle génération (en anglais)

Notes explicatives

Note d'orientation du Groupe des Nations Unies pour le développement durable (GNUD) sur les programmes conjoints (en anglais)

3.1

ÉTAPE

Veiller à ce qu'un large éventail de parties prenantes participe à l'élaboration du projet.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Orientations de la RBM sur l'analyse du contexte et la collaboration des parties prenantes (en anglais)

Notes explicatives

Les parties prenantes comprennent toutes les parties intéressées par le projet, y compris les groupes bénéficiaires cibles, les organisations de la société civile, les gouvernements, les médias, les agences des Nations Unies et les donateurs.

La participation des femmes et des groupes défavorisés devrait être assurée tout au long du cycle du projet, le cas échéant.

La participation des parties prenantes garantit que les opportunités et les analyses potentielles, y compris les leçons apprises de l'expérience, sont prises en compte lors de la conception du projet.

La participation favorise l'appropriation, la durabilité et l'engagement, sans lesquels il est peu probable que les résultats soient durables.

Assurer la participation nécessite du temps et des ressources ; des dispositions adéquates devraient être prises à cet effet.

Envisagez d’utiliser le Guide RBM pour vous aider à mettre en œuvre les étapes de collaboration avec toutes les parties prenantes dans la formulation du projet.

3.2

ÉTAPE

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Un modèle de budget est disponible ici (en anglais)

Une liste détaillée des éléments à budgétiser est disponible ici (en anglais)

Calcul du budget d'évaluation (en anglais)

Notes explicatives

Les exigences relatives à la budgétisation d'un projet sont décrites dans la section Préparation de budgets de projets entièrement chiffrés (en anglais).

Voir les procédures détaillées de calcul des coûts et de budgétisation pour les projets financés par les partenaires suivants :

Union européenne (UE) (en anglais)
Financé par le FEM (en anglais)
Fonds mondial (GF) (en anglais)

3.3

ÉTAPE

Identifier les risques potentiels et mener une évaluation et des plans de gestion ultérieurs au besoin, de manière participative.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques du portefeuille et du projet

Note d'orientation Normes Environnementales et Sociales (NES) du PNUD (en anglais)

Guide de l'utilisateur de la procédure d'examen social et environnemental en ligne du PNUD (en anglais)

Notes explicatives

L'inventaire initial des risques du projet et la PEPSE (Procédure d’examen préalable social et environnemental) sont soumis au comité d'évaluation du projet en tant qu'annexes au document de projet et enregistrés dans le tableau de bord Quantum des résultats et de la clôture de projet.

Politique de gestion des risques d'entreprise.
Gestion des risques dans le cadre des programmes et des opérations du PNUD : note d'orientation.

3.3 ALT

ÉTAPE

Réaliser une évaluation des risques, y compris la mise en œuvre des mesures d'atténuation, si le PNUD prévoit de s'engager avec le secteur de la sécurité non onusien

Partie responsable

Développeur de projet et/ou développeur du portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

Guide: Outil du PNUD pour la mise en œuvre de la Politique de diligence voulue en matière de droits de l’homme (en anglais)

Formulaire d’évaluation des risques: Outil du PNUD pour la mise en œuvre de la Politique de diligence voulue en matière de droits de l’homme (en anglais)

Notes explicatives

Voir : Politique de diligence voulue en matière de droits de l’homme sur le soutien des Nations Unies aux forces de sécurité non onusiennes (HRDDP).

3.4

ÉTAPE

Si le projet fait partie d'un portefeuille, lier le projet avec le numéro de portefeuille dans Quantum.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

1.0

ÉTAPE

Élaboration du rapport final de revue du projet

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Guide RBM sur la clôture des projets

Notes explicatives

Le modèle du rapport final de revue du projet sera bientôt disponible.

Le rapport doit être généré directement à partir du système de planification d’entreprise.

Envisager d’utiliser le guide RBM pour améliorer la clôture des projets.

2.0

ÉTAPE

Si nécessaire, commanditer l’évaluation finale du projet, préparer une réponse de la direction et partager les conclusions et les recommandations pour l’apprentissage

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) pour la supervision des projets FEM (en anglais)

Notes explicatives

Modèles pour cette étape :

Termes de référence des évaluations décentralisées (Voir les Lignes Directrices du PNUD en matière d'Evaluation)
Format du rapport d'évaluation (Voir les Lignes Directrices du PNUD en matière d'Évaluation)

Les projets doivent être évalués s’ils sont inclus dans le plan d’évaluation du programme ou si les partenaires l’exigent (voir les Lignes directrices du PNUD en matière d’évaluation). La/le gestionnaire de programme peut demander à la/le gestionnaire de projet d’appuyer le commissionnement, la gestion et l’utilisation de l’évaluation, y compris la préparation d’une réponse de la direction et la mise en œuvre des actions convenues.

Les évaluations à mi-parcours et finales des projets financés par les fonds verticaux environnementaux doivent respecter à la fois les exigences du PNUD et celles du fonds concerné.

Pour les projets financés par le FEM, voir les directives sur la conduite d’une évaluation finale et d’une évaluation à mi-parcours (accessibles sur le site du Bureau indépendant d’évaluation du PNUD en espagnol, français et anglais – onglet Évaluation des projets FEM). Pour les évaluations de projets financés par le FVC et le FA, consulter l’équipe Nature, Climat et Énergie.

La matrice RACI (en anglais) définit les rôles et responsabilités pour cette étape des projets financés par le FEM.

Les réponses de la direction sont obligatoires pour toutes les évaluations. Les progrès réalisés dans les actions convenues doivent être suivis dans le Centre de ressources sur l’évaluation du PNUD.

3.0

ÉTAPE

Effectuer une revue finale du projet, incluant le rapport final, le contrôle de la qualité de la clôture du projet et le budget de clôture du projet

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Le statut du projet est changé de Ongoing (O) à (C) = Clôture opérationnelle.

Assurance qualité du projet – Clôture (Quantum+) (en anglais)

Notes explicatives

Le comité de pilotage du projet doit s’assurer que tous les produits livrables ont été fournis de manière satisfaisante et approuver le rapport final de revue du projet, y compris les leçons apprises.

L’évaluation de l’assurance qualité du projet (stade de clôture) est préparée et examinée lors de la revue finale du projet. Les leçons sont recueillies pendant ce processus. Voir Normes de qualité pour la programmation.

Guide de l’utilisateur – Assurance qualité du projet (clôture) (Quantum+) (en anglais).

4.0

ÉTAPE

Transfert ou cession des actifs et des dossiers du projet

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Formulaire de transfert de propriété (en anglais)

Formulaire de transfert d’actifs (HQ) (en anglais)

Formulaire de transfert d’actifs (CO) (en anglais)

Formulaire de cession des actifs (moins de 5 000 USD) (HQ) (en anglais)

Formulaire de cession des actifs (5 000 USD et plus) (HQ) (en anglais)

Formulaire de cession des actifs (moins de 5 000 USD) (CO) (en anglais)

Formulaire de cession des actifs (5 000 USD et plus) (CO) (en anglais)

Notes explicatives

Les actifs et les documents du projet doivent être transférés aux bénéficiaires nationaux ou aux représentants nationaux. Les actifs sans valeur doivent être jetés. Voir Transfert ou cession des actifs.

4.1 ALT

ÉTAPE

Transfert par don d’actifs du projet à un autre projet du PNUD

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Note sur les étapes à suivre pour faire des dons (en anglais)

Notes explicatives

Orientations concernant les dons de tiers (en anglais).

5.0

ÉTAPE

Élaborer et soumettre le rapport financier final au PNUD.

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Rapport sur l’exécution du projet - Uniquement pour la mise en œuvre ou l’exécution par l’Agence des Nations Unies

Formulaire FACE

Notes explicatives

Dans le cadre de l’approche harmonisée de transferts de fonds (HACT), les institutions nationales et les organisations non gouvernementales qui agissant en tant que partenaires de mise en œuvre élaborent le formulaire final FACE. Pour en savoir plus sur les procédures, voir Transferts et remboursements directs en espèces.

Les agences des Nations Unies qui entreprennent des activités dans le cadre de la mise en œuvre nationale rendent compte de leurs dépenses dans un rapport sur l’exécution du projet.

6.0

ÉTAPE

Achever les activités de clôture du projet

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Quantum > Projects > Project Results and Project Closure Workbench

Notes explicatives

À ce stade, il est nécessaire de vérifier les ressources financières destinées à l’atteinte des produits (fonds de trésorerie et fonds d’affectation) afin de s’assurer qu’ils sont conformes aux sources de financement du projet. Cela permettra d’identifier les problèmes, tels que les mauvaises codifications des fonds, codage des donateurs, etc., qui doivent être corrigés. Le projet doit se clôturer avec un solde nul dans le bilan et un solde de fonds nul.

6.1

ÉTAPE

Exigences particulières des bailleurs de fonds en matière de remboursement.

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Toutes les ressources financières restantes après le rapprochement du projet doivent être soit remboursées au bailleur de fonds, soit transférées aux ressources générales conformément aux politiques et procédures pertinentes. Tout remboursement aux bailleurs de fonds en attente doit être transféré sur le compte 21030 afin d’éviter tout retard dans la clôture du projet.

Certains bailleurs de fonds, tels que la Belgique, les Pays-Bas et les États-Unis (Agence des États-Unis pour le développement international, Département d’État des États-Unis par le biais d’une lettre de crédit), la Commission européenne, le Bureau du fonds fiduciaire multipartenaires et les fonds d’affectation spéciale, suivent les procédures particulières applicables aux bailleurs de fonds énoncées dans la politique de Remboursement aux donateurs. Pour certains bailleurs de fonds, comme les Pays-Bas, les projets ne doivent pas être rouverts une fois qu’ils sont marqués comme clos financièrement. Pour les autres bailleurs de fonds, le PNUD verse des remboursements comme dernière étape avant de marquer un projet comme clos financièrement dans Quantum.

6.2

ÉTAPE

Gestion des exceptions (c.-à-d. les soldes des avances dans le cadre de la mise en œuvre nationale, la signature d’un rapport combiné des dépenses, etc.).

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Lorsque des exceptions à la check-list de l’achèvement du projet s’appliquent, l’unité opérationnelle doit faire preuve de diligence raisonnable en examinant les solutions possibles en consultation avec le partenaire de mise en œuvre, le bureau régional et le Bureau de gestion des services (BMS, Bureau for Management Services, pour ses sigles en Anglais)/le Bureau de la gestion financière (OFM). Ces exceptions doivent être traitées au cas par cas avec l’approbation des divisions respectives des sièges sur des questions ne relevant pas des politiques et procédures de l’organisation. Les mesures prises doivent être documentées. Les bureaux ne doivent pas transférer les soldes non dépensés au compte 21030 en vue des remboursements en attente aux bailleurs de fonds avant d’avoir pris les mesures appropriées et fait preuve de diligence raisonnable lors de l’adoption des autres procédures et avant d’avoir obtenu confirmation des détails du compte bancaire du bailleur de fonds. De plus amples renseignements sur la gestion des exceptions sont disponibles dans les Lignes directrices sur la clôture des projets (en anglais) (voir section 8.0, pp 30).

7.0

ÉTAPE

Examen et signature du rapport combiné final des dépenses.

Partie responsable

Responsable de programme/représentant résident, responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Rapport combiné des dépenses

Notes explicatives

Dans le cadre de l’approche HACT, toutes les transactions financières (FACE) sont enregistrées dans le système Quantum pour produire le rapport combiné final des dépenses.
Le PNUD élabore le rapport et le soumet au comité de pilotage du projet pour examen virtuel. Il est ensuite signé par le PNUD et le partenaire de mise en œuvre, confirmant les comptes financiers et les dépenses définitifs du projet.

8.0

ÉTAPE

Clôture du projet.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Un projet est clôturé lorsque toutes les transactions financières ont été déclarées et certifiées et que tous les comptes du projet sont clôturés. La ou le gestionnaire de programme/représentant·e résident·e est chargé·e de s’assurer que le projet est clôturé conformément au plan de clôture approuvé soumis au comité de pilotage du projet. Cette clôture doit être effectuée au plus tard dans les 12 mois suivant la clôture opérationnelle.

Actions dans Qantum à venir

9.0

ÉTAPE

Supervision de la clôture du projet.

Partie responsable

Bureau régional (approbateur AQ du programme)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le bureau régional est chargé de la supervision de la clôture financière du projet afin de s’assurer qu’elle est effectuée au plus tard dans les 12 mois suivant la clôture opérationnelle.

1.0	ÉTAPE Contribuer à la feuille de route pour un BCP et un cadre pour la coopération inclusif.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Groupe des Nations Unies pour le développement durable roadmap guidance (Orientations de la feuille de route du GNUD) Dans les situations de transition, l'équipe de pays des Nations Unies doit consulter la cellule de mission intégrée ou l'équipe spéciale intégrée pour en assurer la coordination. Une feuille de route n'est pas nécessaire pour les programmes régionaux et globaux. Faire participer l'équipe des directeurs régionaux ou directrices régionales et les groupes régionaux de soutien par les pairs le plus tôt et le plus souvent possible.
1.1	ÉTAPE Une fois la version finale de la feuille de route disponible, envoyer celle-ci à tous les partenaires nationaux, ainsi qu'à l'équipe des directeurs régionaux ou directrices régionales, au groupe de soutien par les pair·es au siège de toutes les agences des Nations Unies et au Bureau de coordination des activités de développement des Nations Unies.	Partie responsable Coordinateur résident	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Cela permet au siège de prendre position en ce qui concerne le fait d'apporter son soutien, le cas échéant.
2.0	ÉTAPE Préparer une analyse de qualité pour le programme et contribuer au BCP, le cas échéant.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Guide de GNUD sur le BCP L’analyse doit contribuer à la théorie du changement et définir les priorités de programmation des Nations Unies, dont l’avantage comparatif du PNUD dans un contexte de programmation et de financement de plus grande envergure.
2.1	ÉTAPE Transmettre l’analyse intégrée effectuée par l’équipe de pays des Nations Unies au mécanisme du groupe régional d’appui par les pair·es , pour l’appui et l’assurance qualité.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Orientations du Groupe des Nations Unies pour le développement durable (GNUD) \| GNUD sur l’assurance qualité des analyses effectuées par les Nations Unies.
3.0	ÉTAPE Achever la macro-évaluation de la HACT au niveau du pays.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Orientations du Groupe des Nations Unies pour le développement durable (GNUD) relatives à la HACT Discuter des dispositions relatives à l'audit des dépenses publiques avec l'autorité gouvernementale de coordination du développement, conformément au cadre de la HACT.
4.0	ÉTAPE Formuler des suggestions pour la théorie du changement du cadre pour la coopération.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Orientations sur la Théorie du changement élaborée par le cadre pour la coopération Un exercice stratégique de priorisation impliquant les entités du système des Nations Unies et les parties prenantes devrait être mené par le gouvernement, afin de lier les avantages comparatifs du système des Nations Unies aux priorités nationales en matière de développement. Les contributions du PNUD à la théorie du changement devraient être élaborées de manière participative et basées sur des preuves, en identifiant les domaines dans lesquels l'organisation a un avantage comparatif et la possibilité de mobiliser des fonds, sur la base des observations relatives aux évaluations et aux leçons apprises.
5.0	ÉTAPE Contribuer au cadre pour la coopération, joindre l'annexe légale au document du cadre pour la coopération signé.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE PNUAD Annexe légale du PNUAD	Notes explicatives Orientations sur le cadre pour la coopération Suite à l'exercice stratégique de priorisation, convenir d'un ensemble d'effets visant à appuyer les priorités nationales de développement. Préparer une matrice de résultats SMART basée sur l'analyse de pays. Si le cadre pour la coopération doit remplacer le CPD (document de programme pays), une matrice de résultats spécifique au programme pays du PNUD doit être jointe. Pour plus d'informations, voir le Manuel de la planification, du suivi et de l'évaluation axés sur les résultats du développement. Les programmes pays seront évalués en fonction des normes de qualité du PNUD. *IMPORTANT: Pour que les documents de projet individuels soient approuvés sans la signature de l'autorité gouvernementale de coordination du développement, l'annexe légale du cadre pour la coopération doit préciser que toutes les formes d'assistance fournies par le PNUD, suite au cadre pour la coopération , seront couvertes par l'accord de base type en matière d'assistance en vigueur (SBAA [Standard Basic Assistance Agreement] ou précédent accord et annexe légale supplémentaire). Le Bureau juridique doit valider le texte pour confirmer qu'il répond aux exigences nécessaires à la prise en considération du plan-cadre de coopération en lieu et place d'un document de projet signé.
5.0 ALT 1	ÉTAPE Si aucune annexe légale n'est jointe à un cadre pour la coopération signé, ou s'il n'existe aucun un cadre pour la coopération signé avec un gouvernement, préparer et signer un plan d'action de programme pays avec le gouvernement.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Plan d’action de programme pays	Notes explicatives
5.0 ALT 2	ÉTAPE S'il n'existe aucun gouvernement reconnu capable de signer le programme pays, demander l'approbation de l'administrateur ou l'administratrice associé·e par l'intermédiaire du Bureau des politiques et de l'appui aux programmes/Groupe de l'impact du développement en vue de la mise en œuvre directe du programme sur la base du document de programme pays.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle d’approbation de la mise en œuvre directe	Notes explicatives Ce document établit l'absence d'un gouvernement national reconnu capable d'accepter l'appropriation nationale du programme ; le PNUD assume les risques des programmes mis en œuvre directement (DEX).
6.0	ÉTAPE Élaborer un document de programme pays qui respecte les normes de qualité.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle de document de programme pays	Notes explicatives Le document de programme pays (CDP) peut indiquer jusqu'à quatre effets cadre pour la coopération auxquels le PNUD contribue. Il doit inclure des produits indicatifs en adéquation avec la théorie du changement, ainsi que les ressources financières futures du PNUD et de ses partenaires.
6.0 ALT 1	ÉTAPE Élaborer le document de programme régional.	Partie responsable Directeur de programme/ Représentant résident	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle de document de programme régional	Notes explicatives
6.1	ÉTAPE Préparer un plan d'évaluation budgétisé avec une couverture de programme suffisante, en adéquation avec le plan d'évaluation du cadre pour la coopération, le cas échéant.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Plan d’évaluation Modèle de plan d'évaluation Liste de contrôle de l'évaluabilité	Notes explicatives Directives PNUD relatives aux Évaluations
6.2	ÉTAPE S'assurer que le budget du programme est réaliste et traduit une utilisation efficiente des ressources.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Tableau d’objectif de Mobilisation des Ressources	Notes explicatives Orientations du Groupe des Nations Unies pour le développement durable (GNUD)
6.3	ÉTAPE Assurer l'incorporation du PAPC dans la conception du programme.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE PAPC	Notes explicatives La Trousse à outils sur la MR et la trousse à outils sur les communications contiennent les orientations et les éléments nécessaires, de même que le modèle de la stratégie et du plan d'action des partenariats et de la communication (PAPC).
7.0	ÉTAPE Dans les situations à haut risque en matière de sécurité, contribuer à l'évaluation de la criticité du programme à l'échelle des Nations Unies afin de déterminer les niveaux de risque acceptables pour le personnel des Nations Unies en matière de sécurité selon la fréquence requise.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Criticité des programmes	Notes explicatives En cas de crise prolongée entraînant un risque élevé pour la sécurité, une évaluation de la criticité du programme des Nations Unies est nécessaire pour déterminer les niveaux de risque acceptables pour différents produits et pour indiquer les points où des mesures supplémentaires de gestion des risques de sécurité ou d'autres modalités de mise en œuvre seraient nécessaires.
8.0	ÉTAPE Participer aux groupes conjoints axés sur les résultats et aux plans de travail conjoints connexes, le cas échéant.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Plans de travail des groupes conjoints axés sur les résultats	Notes explicatives Orientations du Groupe des Nations Unies pour le développement durable (GNUD) sur les programmes conjoints

1.0

ÉTAPE

Effectue un examen social et environnemental dans le but d’identifier les risques sociaux et environnementaux potentiels, y compris les risques de conflit.

Partie responsable

Développeur de projet et/ou développeur du portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques du portefeuille et du projet

Note d'orientation Normes Environnementales et Sociales (NES) du PNUD

Procédure pour le diagnostic de l'impact environnemental et social dans Quantum+

Guide de l'utilisateur de la procédure d'examen social et environnemental en ligne du PNUD

Notes explicatives

Guide SESP (Quantum+)

Principes directeurs de la Procédure d'Examen Préalable Social et Environnemental (PEPSE)

Principes directeurs du Mécanisme de réponse aux parties prenantes (MRPP)

Trousse d'information sur les NES

Identifier et planifier des mesures de la direction pour aborder les risques importants, y compris les risques de conflit, et pour renforcer ou soutenir les capacités nationales de gestion des risques, et les intégrer au Document de projet.

Inclure les résultats de la PEPSE en annexe au Document de projet.

Inscrire les risques identifiés, y compris les risques de conflit et les mesures de la direction dans l'inventaire des risques du projet.

2.0

ÉTAPE

Mettre en œuvre les mesures de la direction identifiées et en assurer le suivi dans l’inventaire des risques du projet.

Si les griefs sont reçus par l’entremise du Mécanisme de réponse aux parties prenantes (MRPP), gérer et résoudre les demandes en suivant le processus décrit dans les Principes directeurs du MRPP.

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques du portefeuille et du projet

Notes explicatives

Principes directeurs du Mécanisme de réponse aux parties prenantes (MRPP)

Trousse d'information sur les SES

Évaluer la conformité continue aux normes sociales et environnementales dans le cadre de l'assurance qualité continue et de l'établissement de rapports sur les risques.

Mettre à jour la PEPSE et la catégorisation des risques en cas de révision substantielle du projet ou au cas où le contexte a changé d'une manière qui modifie le profil de risque du projet.

3.0

ÉTAPE

Examiner la prévention sociale et environnementale et la prévention des risques et l’expérience de gestion ; noter au niveau de la clôture/l’évaluation des projets, les leçons apprises et les opportunités d’amélioration.

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Principes directeurs du Mécanisme de réponse aux parties prenantes (MRPP)

Trousse d'information sur les NES

1.0

ÉTAPE

Effectue un contrôle d’assurance qualité du portefeuille ou du projet au stade de la conception, comprenant l’identification des mesures de gestion à prendre dans tous les domaines où des améliorations sont nécessaires.

Partie responsable

Assesseur AQ

MODÈLE/DIRECTIVE

Guide de l'utilisateur pour la conception et l'évaluation de l'AQ d'un portefeuille / projet (Quantum+) (en anglais)

Phase de conception de l'AQ du portefeuille/projet (Quantum+)

Plan d'evaluation

Plan d'évaluation Liste de contrôle de l'assurance qualité

Notes explicatives

Guide de l'utilisateur pour la conception et l'évaluation de l'AQ du portefeuille / projet (Quantum+) (en anglais)

L'évaluateur d'AQ est responsable de l'assurance du portefeuille ou du projet, qui est indépendante du gestionnaire du portefeuille ou du projet. Un responsable de programme ou de suivi et d'évaluation du PNUD joue généralement le rôle d'assurance de projet au nom du PNUD. Pour les projets financés par le FEM et le GCF, l'assurance du projet est entreprise conformément aux exigences des fonds verticaux, et ces services sont couverts par les frais fournis par le fonds vertical.
Le responsable de programme et/ou le point focal de suivi et d'évaluation remplissent le plan d'évaluation du centre de ressources pour l'évaluation après l'approbation du document de projet par le LPAC.

1.1

ÉTAPE

Recommande une décision concernant la possibilité d’affecter ou non des ressources au portefeuille ou au projet et sur la manière de procéder.

Partie responsable

Comité local d'évaluation des projets, rapporté par l'évaluateur AQ ou un membre du personnel disposant d'une délégation de pouvoir

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les décisions comprennent :
• Approuver
• Approuver avec modifications
• Désapprouver

1.2

ÉTAPE

Examine le contrôle d’assurance qualité du portefeuille ou du projet, procède aux ajustements au besoin et approuve.

Partie responsable

Approbateur AQ

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

2.0

ÉTAPE

Effectue un contrôle d’assurance qualité du portefeuille ou du projet au stade de la mise en œuvre tous les deux ans, comprenant l’identification des mesures de gestion dans tous les domaines où des améliorations sont nécessaires

Partie responsable

Gestionnaire de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Assurance qualité du portefeuille / projet - Mise en œuvre et suivi (Quantum+)

Notes explicatives

Sélectionnez l’unité, l’année, le portefeuille ou le projet, le numéro et le nom du projet, puis « Créer un nouveau formulaire de mise en œuvre et de suivi ».

2.1

ÉTAPE

Examine le contrôle d’assurance qualité du projet, procède aux ajustements au besoin et approuve.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L’approbateur ou l’ approbatrice d’AQ peut consulter d’autres personnes le cas échéant.

2.2

ÉTAPE

Détermine une des trois décisions possibles pour le projet et agit en conséquence.

Partie responsable

Gestionnaire de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les décisions comprennent :
• Poursuite
• Suspension
• Annulation

3.0

ÉTAPE

Effectue un contrôle d’assurance qualité du portefeuille ou du projet au stade de la clôture et ajoute des commentaires sommaires et les leçons apprises au besoin

Partie responsable

Assesseur AQ

MODÈLE/DIRECTIVE

AQ du portefeuille / projet - Clôture (Quantum +)

Notes explicatives

Guide de l'utilisateur pour la clôture des portefeuilles / projets (Quantum+) (en anglais)

3.1

ÉTAPE

Examine le contrôle d’assurance qualité du projet, procède aux ajustements au besoin et approuve.

Partie responsable

Approbateur AQ

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L’approbateur ou l’approbatrice d’AQ peut consulter d’autres personnes le cas échéant.

1.0	ÉTAPE Effectue un contrôle d’assurance qualité du programme au stade de la conception, comprenant l’identification des mesures de gestion à prendre dans tous les domaines où des améliorations sont nécessaires.	Partie responsable BPPS Equipe de la qualité de la programmation (Assesseur de la qualité des programmes)	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle d’évaluation de l’assurance qualité (AQ) du programme (en anglais) Modèle d’évaluation de l’assurance qualité (AQ) du programme régional (en anglais) Modèle de plan d'évaluation (en anglais) Liste de contrôle de l'assurance qualité pour le plan d'evaluation (en anglais)	Notes explicatives
1.1	ÉTAPE Sur la base d’un examen de la qualité du programme, recommande une décision quant au fait de savoir si le programme doit être soumis au Conseil d’administration pour approbation.	Partie responsable Directeur du Bx (approbateur de l'AQ du programme)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2.0	ÉTAPE Procède chaque année à un contrôle d’assurance qualité du programme au stade de la mise en œuvre au moyen du Rapport d’analyse axé sur les résultats (ROAR).	Partie responsable Gestionnaire de programme Gestionnaire de projet Responsable du suivi et de l'évaluation	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La qualité du programme est contrôlée grâce au récit du Rapport d’Analyse Axé sur les Résultats.
2.1	ÉTAPE Examine le Rapport d’analyse axé sur les résultats, l’ajuster au besoin et l’approuve aux fins de présentation.	Partie responsable Bureau régional (approbateur AQ du programme)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives L’approbateur ou l’approbatrice d’AQ peut consulter d’autres personnes, le cas échéant, pour examiner le programme.
3.0	ÉTAPE Procède à un contrôle minutieux et objectif du programme au stade de la clôture, comprenant les leçons apprises.	Partie responsable Gestionnaire de programme Gestionnaire de projet Responsable du suivi et de l'évaluation	MODÈLE/DIRECTIVE Résumé de la performance du programme pays (en anglais)	Notes explicatives S’il n’existe aucune Évaluation indépendante du programme pays (EIPP), doit alors remplir le résumé de la performance du programme de pays pour le Conseil d’administration.
3.1	ÉTAPE Examine l’évaluation du programme ou du rapport de synthèse ; approuve pour soumission au Conseil d’administration.	Partie responsable Bureau régional (approbateur AQ du programme)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

1.0

ÉTAPE

Réaliser l’évaluation indépendante du programme pays.

Partie responsable

Directeur du bureau d'évaluation indépendant

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L’évaluation indépendante du programme pays doit être prise en compte lors de l’élaboration du nouveau programme et soumise au Conseil d’administration avec le nouveau document de programme pays pour approbation.

ALT

ÉTAPE

Si aucune évaluation indépendante du programme pays n’est réalisée, préparer un résumé de la performance du programme pays.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Résumé de la performance du programme pays

Notes explicatives

Le résumé de la performance du programme pays est soumis au Conseil d’administration en lieu et place d’une évaluation indépendante du programme pays.

ALT

ÉTAPE

Pour les programmes régionaux, réaliser une évaluation indépendante.

Partie responsable

Directeur du bureau d'évaluation indépendant

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Élaborer une évaluation des risques en matière d’achat sur la base d’une note conceptuelle de projet.
Garder un registre des risques régulièrement suivi et mis à jour.

Partie responsable

Responsable du programme et des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Veiller à ce que le programme et les opérations prennent en compte les difficultés en matière d’achat.
Le formulaire d’évaluation des risques en matière d’achat doit être adapté à la portée et à la nature du projet.
Les questions relatives à l’évaluation comprennent entre autres :

Savons-nous comment fournir les éléments nécessaires au projet pour que la livraison soit réussie ?
Avons-nous compris clairement la procédure d’achat et le besoin précis de ce projet ?
Disposons-nous des capacités (humaines et techniques) pour fournir les éléments nécessaires au projet pour que l'objectif soit atteint ?
Quels risques-clés pouvons-nous déterminer à partir de nos réponses aux questions précédentes ?
Quelles mesures devons-nous prendre pour minimiser la probabilité de réalisation des risques identifiés ou minimiser les dommages causés si les risques déterminés surviennent ?

ÉTAPE

Approuver un plan d’achat

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Quantum

Notes explicatives

Des plans d'approvisionnement sont nécessaires pour les "besoins commerciaux standard ou complexes". Un chef d'unité opérationnelle doit approuver tous les plans d'approvisionnement en contrôlant le rapport requis dans QUANTUM. Tous les plans d'approvisionnement (projets et opérations) sont établis au niveau de l'activité des projets dans Quantum. Les plans consolidés peuvent être consultés et analysés dans Quantum en exécutant les rapports applicables.

ÉTAPE

Classer le projet comme ayant des « besoins opérationnels complexes ».

Partie responsable

Chef d'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les projets qui remplissent au moins l’une des conditions ci-dessous listées sont considérés comme ayant des « besoins opérationnels complexes ». Il s’agit de projets dont :

Le budget total du projet dépasse un million de dollars des États-Unis (ou équivalent dans la devise du pays de programme) ;
Les achats représentent plus de 60 % du budget total du projet ;
Le responsable de la gestion de l’unité opérationnelle considère le projet comme étant primordial pour sa performance globale, dans l’année en cours ou durant celles à venir ;
La nature du projet exige des activités d’achat pour lesquelles l’unité opérationnelle ne dispose d’aucune expérience, et a besoin de quantités importantes dans des catégories dont les acquisitions comportent un « risque élevé » tels :

i. Médicaments et produits pharmaceutiques ;
ii. Services de sécurité ;
iii. Équipement de laboratoire et fournitures médicales ;
iv. Trousses médicales (si spécialisation) ;
v. Contraceptifs ;
vi. Équipements pour les élections ;
vii. Services de sociétés de conseils ;
viii. Structures permanentes ;
ix. Services de construction ;
x. Études techniques (lorsqu’elles sont hautement spécialisées et peuvent influer sur le travail en aval).

ÉTAPE

Informer le Directeur de l’unité des services d’achat des détails du projet.

Partie responsable

Chef de l'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les projets classés comme ayant des besoins opérationnels complexes nécessitent une planification des achats plus rigoureuse. Dans certains cas il peut être conseillé pour l’unité opérationnelle de contacter le bureau des achats pour obtenir l’assistance nécessaire.

ÉTAPE

Offrir des orientations à l’unité opérationnelle.

Partie responsable

Office of Procurement/Bureau for Management Services

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Élaborer un plan d’atténuation des risques pour tous les projets individuels dans cette catégorie en utilisant la matrice d’évaluation des risques.

Partie responsable

Gestionnaire de programme,

Responsable des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

La matrice d’évaluation des risques est un outil développé conjointement avec les politiques et aux procédures qui permet aux risques liés à un projet précis d’être déterminés. Le modèle sera lié à l’écran des politiques et procédures régissant les programmes et opérations pour déploiement initial.

Matrice d’évaluation des risques

Notes explicatives

La matrice a été élaborée en particulier pour souligner :
- Le risque précis identifié ;
- Les conséquences découlant du risque ;
- L’impact du risque sur la performance de l’unité opérationnelle ;
- La probabilité du risque ;
- La sensibilité du projet au risque ;
- Les solutions proposées pour réduire la probabilité de réalisation du risque et l’impact du risque s’il se réalise

ÉTAPE

Assurer la mise en œuvre des plans d’atténuation.

Partie responsable

Chef d'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Préparer un plan d’achat en utilisant l’outil de planification en ligne.

Partie responsable

Programme/DRR/Operations Manager/ Head of Procurement

MODÈLE/DIRECTIVE

Quantum

Notes explicatives

Les programmes doivent définir les exigences clés en matière d’achat et les opérations, déterminer les méthodes d’achats adaptées.
Utiliser l’outil de planification en ligne pour cette étape.

ÉTAPE

Examiner la matrice des risques liés aux achats et le plan d’achats.

Partie responsable

Chef d'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Sur la base des besoins du bureau de pays, lui offrir des orientations.

Partie responsable

Office of Procurement/Bureau for Management Services

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Approuver un projet pour qu’il soit soumis au contrôle des engagements (si les étapes nécessaires ont été suivies pour respecter la politique et que les besoins en matière d’achat ont été traités de manière satisfaisante).

Partie responsable

Chef de l'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Utiliser le module Finance de Quantum.
Des mises à jour régulières des plans d’achat peuvent être nécessaires quand :
1. De nouveaux fonds sont reçus et programmés pour le même projet ;
2. Des modifications doivent être apportées au budget ;
3. Des changements ou réalignements des activités de projet sont nécessaires.

ÉTAPE

Faire en sorte que le plan intégré d’achat de l’unité opérationnelle soit mis à jour à chaque fois que de nouveaux projets sont approuvés ou lorsque les plans d’achat de projets déjà approuvés sont modifiés.

Partie responsable

DRR/OM/Responsable des achats

MODÈLE/DIRECTIVE

Quantum

Notes explicatives

L’outil en ligne offre un accès et des mises à jour en temps réel.

ÉTAPE

Organiser des réunions conjointes pour le programme et les opérations régulièrement pour suivre les risques tout en répondant aux questions de l’évaluation des risques en matière d’achat.

Partie responsable

Chef de l'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Pour les achats à haut risque

ÉTAPE

Contacter le Bureau des achats pour obtenir des conseils et des orientations.

Partie responsable

Chef de l'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les unités opérationnelles sont encouragées à informer le Bureau des achats lorsque les projets sont classés comme ayant des « besoins opérationnels complexes ».

ÉTAPE

Offrir un soutien adapté

Partie responsable

PSU/BMS

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Notes explicatives

ÉTAPE

Examiner la prévision et la livraison des achats pour tous les projets considérés comme ayant des « besoins opérationnels complexes ».

Partie responsable

Responsable du programme et des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le Bureau des achats et le Bureau des services de gestion effectuent des études de cas pour renforcer la gestion des connaissances sur les achats à haut risque ou en grande quantité.

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