| Programme des Nations Unies pour le développement

ÉTAPE

Communications et consultation

Partie responsable

Propriétaire du risque

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Faire participer les principales parties prenantes aux processus d’identification et d’analyse des risques. Tenir le Conseil de pilotage du programme, les autres parties prenantes/partenaires du Bureau de pays et l’unité du Siège informés des processus de GR.

ÉTAPE

Portée, contexte et critères

Partie responsable

Développeur de projet ou Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Directives relatives au plan-cadre de coopération des Nations Unies pour le développement durable

Registre des risques des programmes/unités (Quantum +) (en anglais)

Notes explicatives

Intégré dans le Plan Cadre pour l’Aide au Développement (PNUAD) ; Document de programme de pays (CDP) ; IWP du Bureau de pays et de l’unité du Siège.

ÉTAPE

Évaluation des risques:

Identification des risques

Analyse des risques

Évaluation du risque

Partie responsable

Gestionnaire de programme en consultation des experts

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques des programmes/unités (Quantum +) (en anglais)

Notes explicatives

En consultation avec les parties prenantes concernées, identifier les risques principaux pour les objectifs généraux du programme et le IWP respectif du Bureau de pays et de l’unité et suivre le registre des risques du programme/de l’unité, lors de la conception du portefeuille/projet et au moins deux fois par an lors de la mise en œuvre.

Analyser la probabilité et l’impact des risques du programme/de l’unité en appliquant le modèle de critères de la GRI et les consigner dans le registre des risques.

Évaluer chaque risque dans le registre des risques du programme propre au Bureau du pays afin de déterminer quels risques nécessitent un traitement et une priorité, afin de répondre aux objectifs du IWP concerné.

ÉTAPE

Traitement des risques

Partie responsable

Gestionnaire de programme en consultation des experts

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques des programmes/unités (Quantum +) (en anglais)

Notes explicatives

Mettre en œuvre des options de traitement. Répondre aux risques transmis aux échelons supérieurs. Transmettre aux échelons supérieurs les risques qui ne peuvent pas être traités de manière adéquate par le Bureau du pays et les unités de Siège au niveau du programme.

ÉTAPE

Suivi et examen des risques

Partie responsable

Propriétaire du risque

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques des programmes/unités (Quantum +) (en anglais)

Notes explicatives

Surveiller les risques à la fréquence la mieux adaptée au risque et à la complexité du programme/de l’unité. Mettre à jour le registre des risques au moins deux fois par an.

ÉTAPE

Enregistrement et établissement de rapports sur les risques

Partie responsable

Gestionnaire de programme en consultation des experts

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques des programmes/unités (Quantum +) (en anglais)

Notes explicatives

Consigner les risques dans le registre des risques de la GRI et signaler les risques principaux au Bureau du pays et aux unités du Siège dans leur PID tous les deux ans et dans le RAAR chaque année.

ÉTAPE

Communications et consultation

Partie responsable

Propriétaire du risque

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Faire participer les principales parties prenantes aux processus d’identification et d’analyse des risques. Tenir le Comité de pilotage du portefeuille/projet et les autres parties prenantes/partenaires informés des processus de GR au niveau du portefeuille/projet.

ÉTAPE

Portée, contexte et critères

Partie responsable

Développeur du portefeuille, Développeur de projet, Gestionnaire de portefeuille ou Chef de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Modèle de document de projet

Modèle de document de portefeuille (en anglais)

Registre des risques du portefeuille et/au projet

Notes explicatives

Intégré au document de programme et/ou portefeuille ou document de projet, plan de travail pluriannuel.

ÉTAPE

Évaluation des risques :

Identification des risques

Analyse des risques

Évaluation du risque

Partie responsable

Développeur du portefeuille/ projet,Gestionnaire de portefeuille / projet,

Développeur du portefeuille, Développeur de projet, Gestionnaire de portefeuille ou Chef de projet,

Gestionnaire de projet et/ou gestionnaire de portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques du portefeuille / projet

Notes explicatives

En consultation avec les parties prenantes concernées, identifier les principaux risques pour les objectifs du portefeuille/projet.

Analyser la probabilité et l’impact des risques du portefeuille/projet en appliquant le modèle de critères de la GRI et les consigner dans le registre des risques.

Évaluer chaque risque de portefeuille / projet pour déterminer quels risques peuvent être acceptés et lesquels nécessitent un traitement prioritaire afin de répondre aux objectifs du portefeuille/ projet et d’éviter des dommages.

ÉTAPE

Traitement des risques

Partie responsable

Développeur du portefeuille/ projet,Gestionnaire de portefeuille / projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques du portefeuille/projet

Notes explicatives

Identifier les mesures de traitement des risques dans le registre des risques lors de la conception du portefeuille/projet, avant l’ approbation du portefeuille/projet.

Pendant la mise en œuvre, mettre à jour/confirmer les mesures de traitement des risques afin de tenir compte des changements de contexte, des nouvelles informations et des nouveaux risques, au besoin et selon l’étape 4. Mettre en œuvre les mesures de traitement des risques identifiés. Transmettre/transférer les risques qui répondent à l’une des conditions de transmission à la hiérarchie concernée.

ÉTAPE

Suivi et examen des risques

Partie responsable

Propriétaire du risque

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques du portefeuille /projet

Notes explicatives

Faire le suivi des risques et les examiner à la fréquence la mieux adaptée aux risques et à la complexité du portefeuille/projet. Mettre à jour le registre des risques au moins une fois par an.

ÉTAPE

Enregistrement et établissement de rapports sur les risques

Partie responsable

Gestionnaire de portefeuille/projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques du portefeuille / projet

Notes explicatives

Les risques doivent être consignés dans le registre des risques de la GRI, et l’établissement de rapports sur les risques est intégré au cycle d’établissement de rapports du portefeuille/projet convenu, au minimum une fois par an. Les risques du portefeuille/projet présentés au Comité de pilotage du portefeuille / projet.

ÉTAPE

Examen des résultats de l’évaluation réalisée

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

HACT Annexes A - D

Notes explicatives

En consultation avec les équipes du programme et des opérations afin de considérer des variables additionnelles quant au processus de planification des activités d'assurances

Voir l'annexe D relative aux rôles et aux responsabilités dans la mise en œuvre du cadre réglementaire HACT du GNUDD

ÉTAPE

Etablir un plan d’activités d’assurance pour le partenaire

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Tableaux HACT POPP

Notes explicatives

La couverture, le type et la fréquence des activités d’assurance sont guidés par le niveau de risque global associé au partenaire tel que déterminé par les résultats de la micro-évaluation
Voir le tableau 2 relatif aux lignes directrices spécifiques au PNUD relative aux activités d’assurance pour chaque partenaire sur la base du niveau de risque du partenaire.

ÉTAPE

Approuver le plan d’activités d’assurance

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

HACT Annexes A - D

Notes explicatives

Le plan d'activité d'assurance final doit être approuvé par le chef de bureau ou son représentant.
Voir l'annexe A pour des conseils supplémentaires spécifiques au PNUD sur la conduite des vérifications ponctuelles. Voir l'annexe B pour des orientations supplémentaires sur le contrôle interne et les audits financiers.

ÉTAPE

Solliciter un prestataire de services tiers pour les activités d’assurance programmées

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Les accords à long terme HACT (LTA)

Notes explicatives

Les bureaux sont encouragés à faire appel aux prestataires de services engagés dans le cadre des accords à long terme (LTA) HACT

ÉTAPE

Publier les résultats de l’activité menée d’assurance

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les résultats des activités d'assurance des partenaires sont examinés par le chef de bureau ou son représentant désigné et les mesures correctives sont discutées avec le partenaire.
Les rapports des activités d'assurance doivent être téléchargés sur la plateforme HACT.
Les questions mises en évidence dans le rapport, y compris le plan d'action, doivent être documentées dans la plateforme HACT.

ÉTAPE

Examen de la mise en œuvre du plan d’assurance

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les bureaux sont tenus de surveiller les résultats identifiés et le plan d'action nécessaire doit être documenté dans la plateforme HACT. Pour garantir que le risque ne se matérialise pas, le plan d'action doit être exécuté et les conclusions identifiées doivent être rapidement clôturées sur la plateforme HACT. L'exécution du plan d'action relève de la responsabilité du Bureau.

Le plan d'action doit être communiqué et convenu avec le partenaire.

ÉTAPE

Suivi des constatations résultantes des examens périodiques sur les sites (vérifications ponctuelles) et les audits spéciaux et programmés

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Tableaux HACT POPP

Notes explicatives

Voir le tableau 4 relatif aux déclencheurs de l’examen du niveau de risque du partenaire d’exécution découlant de vérifications ponctuelles ou d’activités de contrôle programmatique
Voir le tableau 5 relatif aux déclencheurs de changement du niveau de risque du partenaire d’exécution consécutifs aux divers audits programmés.

ÉTAPE

Finaliser l'évaluation des risques des partenaires

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Tableux HACT

Notes explicatives

ÉTAPE

Déterminer la modalité appropriée de remises d’espèces

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Tableux HACT

Notes explicatives

Voir le tableau 3 relatif à la modalité des remises d’espèces en faveur des partenaires d’exécution sur la base du niveau de risque du partenaire.

ÉTAPE

Examiner le formulaire d’autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) avant tout décaissement et l’établissement de rapports

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Procédures de demandes de remise d'espèces et aux rapports sur les décaissements (en anglais)

Cadre réglementaire HACT du GNUDD (en anglais)

Notes explicatives

Se référer aux procédures de demandes de remise d'espèces et aux rapports sur les décaissements (en anglais) lors de l'utilisation des formulaires FACE standards

Voir l'appendice VI du cadre réglementaire HACT du GNUDD (en anglais) relatif aux directives relatives à l'établissement du formulaire FACE et l'appendice VII relatif au modèle de formulaire FACE

1	ÉTAPE Déterminer et classer par ordre de priorité les partenaires qui doivent faire l'objet d'une micro-évaluation	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La micro-évaluation doit être réalisée avant que le financement du programme ne soit accordé. Lorsque deux programmes ou plus ont des dates de démarrage similaires, l'ordre de priorité doit être basé sur l'évaluation du niveau de risque relatif pour le PNUD (quantum de financement et expérience passée avec le partenaire).
2	ÉTAPE Élaborer un plan de micro-évaluation	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le plan final de micro-évaluation doit être signé par le chef de bureau ou son représentant. Le processus de planification correspondant doit être complété dans la plateforme HACT.
3	ÉTAPE Solliciter un prestataire de services tiers	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les bureaux du PNUD doivent envisager des accords à long terme avec un ou plusieurs prestataires de services pour les micro-évaluations. Les accords à long terme globaux pour les prestataires de services sont disponibles sur l'accord à long terme HACT. Voir les termes de référence du prestataire de services pour la micro-évaluation
4	ÉTAPE Effectuer une micro-évaluation	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Micro-évaluation revissée des capacités des partenaires	Notes explicatives Les principaux résultats sont les suivants : 1) Un niveau de risque globale relatif aux remises d'espèces aux partenaires d'exécution 2) Problèmes importants des partenaires.
5	ÉTAPE Examiner les résultats de la micro-évaluation	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les résultats de la micro-évaluation sont examinés par le chef de bureau ou son représentant et les mesures correctives sont discutées avec le partenaire. Le rapport de micro-évaluation doit être téléchargé sur la plateforme HACT. Les questions mises en évidence dans le rapport, y compris le plan d'action, doivent être documentées dans la plateforme HACT.
6	ÉTAPE Établir les impacts et les implications sur la conception des PTA.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Bureau chargé d'évaluer l'impact de la micro-évaluation et les implications sur la conception de la PTA
7	ÉTAPE Identifier l’exigence de planification des activités assurances de la HACT	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le bureau du pays évaluera l'impact et les conséquences de la micro-évaluation sur le plan HACT d'assurance de la qualité
8	ÉTAPE Documenter les niveaux de risques des partenaires d’exécution (PE), le cas échéant.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les risques spécifiques identifiés dans la micro-évaluation sont également incorporés dans le registre et les activités de gestion des risques au niveau du pays, le cas échéant.

ÉTAPE

Solliciter un prestataire de services tiers pour la macro évaluation.

Partie responsable

Bureau / UNCT

MODÈLE/DIRECTIVE

Cadre de l’approche HACT du GNUDD (en anglais)

Notes explicatives

Le coordonnateur résident doit plaider en faveur de la macro évaluation devant les autorités gouvernementales et les principaux partenaires au développement.

Voir l’appendice 1 du cadre de l’approche HACT du GNUDD (en anglais) pour les termes de référence du prestataire de services tiers à engager.

ÉTAPE

Conduire une étude documentaire.

Partie responsable

Fournisseur de services

MODÈLE/DIRECTIVE

Cadre de l’approche HACT du GNUDD (en anglais)

Notes explicatives

Les résultats principaux sont les suivants :

1) Évaluation des risques du système de gestion des finances publiques et

2) Évaluation des capacités de l'institution supérieure de contrôle des finances publiques

Voir l'annexe 1 et 2 de l'appendice I du cadre de l’approche HACT du GNUDD (en anglais) relatives à la liste récapitulative des macro évaluations et la liste récapitulative des facteurs de risque à utiliser respectivement.

ÉTAPE

Examiner les résultats de la macro évaluation.

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Cadre de l’approche HACT du GNUDD (en anglais)

Notes explicatives

La macro évaluation finale doit être signée par le coordonnateur résident pour le compte de l'équipe-pays des Nations Unies.

Voir l'annexe 1 et 2 de l'appendice I du cadre de l’approche HACT du GNUDD (en anglais) pour une liste récapitulative des macro évaluations et la liste récapitulative des facteurs de risque à utiliser respectivement.

ÉTAPE

Mesurer l’impact et les implications de l’évaluation sur la formulation du programme.

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Cadre de l’approche HACT du GNUDD (en anglais)

Notes explicatives

Chaque agence mettant en œuvre le cadre réglementaire de la HACT est tenue de documenter sa compréhension de l'évaluation, sa reconnaissance des risques identifiés et sa compréhension des conséquences au niveau du pays pour chaque agence, y compris la formulation du programme.

ÉTAPE

Documenter les décisions et les risques identifiés.

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Un résumé de la macro évaluation doit être incorporé dans le bilan commun pays.

ÉTAPE

Fournir des conseils aux responsables et au personnel du PNUD sur les principales responsabilités de l'UNSMS/PNUD en matière de sécurité.

Partie responsable

Représentant résident,

Personnel du PNUD, du programme VNU et du FENU

MODÈLE/DIRECTIVE

Cadre de référence des responsabilités en matière de sécurité au sein du PNUD

Notes explicatives

Tous doivent se familiariser avec la politique de sécurité et les responsabilités en matière de sécurité inhérentes à leurs rôles.

ÉTAPE

Fournir des conseils sur l'applicabilité des personnes employées ou accueillies par le PNUD.

Partie responsable

Représentant résident

MODÈLE/DIRECTIVE

Directive du PNUD sur l'applicabilité de la sécurité

Notes explicatives

En raison de la nature générale de la politique d'applicabilité de l'UNSMS, les Directive du PNUD sur l'applicabilité de la sécurité ont été élaborées et fournissent des précisions sur l'applicabilité de ces dispositions à certaines personnes au sein du PNUD, y compris en ce qui concerne la question de savoir si ces personnes relèvent de la responsabilité du PNUD en matière de sécurité.

(a) Autres modalités de travail; et b) les restrictions imposées au personnel et à la famille (réinstallation et évacuation) sont prises en compte dans le Manuel des politiques de sécurité du système de gestion de la sécurité des Nations Unies (UNSMS) – Chapitre IV, section D – Politique révisée d’évitement des risques (en anglais).

ÉTAPE

Nomination d'un Point focal national institutionnel pour les questions de sécurité (ACSFP).

Partie responsable

Représentant résident

MODÈLE/DIRECTIVE

Termes de référence de l'ACSFP

Modèle de lettre de nomination (en anglais)

Notes explicatives

En l’absence d’un professionnel de la sécurité dédié au sein du PNUD, le représentant le plus haut placé du PNUD au niveau du pays, en consultation avec le Bureau de la sécurité du PNUD, désigne un ACSFP afin d’appuyer le Représentant résident dans la gestion quotidienne des questions liées à la sécurité du PNUD.

ÉTAPE

Fournir des conseils sur l'intégration de la sécurité dans les activités programmatiques et opérationnelles

Partie responsable

Représentant résident

MODÈLE/DIRECTIVE

Lignes Directrices pour l’intégration de la sécurité dans la planification des programmes et des projets (en anglais)

Notes explicatives

Veiller à ce que les considérations de sécurité fassent partie intégrante de la conception, de la mise en œuvre, du suivi et de l'évaluation de tous les projets et programmes. Cela nécessite des consultations précoces avec le Bureau de la Sécurité du PNUD pour s'assurer que les contributions en matière de sécurité sont prioritaires au stade initial, que les coûts de la sécurité sont inclus dans les lignes budgétaires appropriées dans les propositions et les budgets opérationnels.

ÉTAPE

Demande de mission d’appui en matière de sécurité.

Partie responsable

Représentant résident

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Des missions sont menées par le personnel de sécurité du PNUD afin d'apporter un appui aux bureaux pour mettre en œuvre les mesures de gestion des risques de sécurité, de faire le suivi et de rendre compte de la conformité des bureaux en matière de sécurité et de fournir des conseils techniques pour permettre et garantir l'intégration de la sécurité dans tous les programmes et activités.

ÉTAPE

Demande de renforts de personnel de Sécurité en cas de crise.

Partie responsable

Représentant résident

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Bien que le Bureau de la sécurité reste la première ligne d'appui et de soutien du PNUD en matière de sécurité, la capacité de réponse à moyen terme peut être limitée. Le Bureau de la Sécurité maintient ou a accès à une liste structurée comme suit : Ressources consultatives internes du PNUD en matière de sécurité, ressources consultatives externes en matière de sécurité au sein des Nations Unies et une liste de ressources consultatives pré-identifiées en matière de sécurité, y compris la liste de consultants ExpRes.

ÉTAPE

Fournir un soutien aux bureaux de pays du PNUD pour répondre aux besoins en renforts de personnel de sécurité en cas de crise.

Partie responsable

Représentant résident

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le Bureau de la sécurité du PNUD peut fournir, en principe, un financement central temporaire pour une période maximale de trois mois afin de répondre aux besoins accrus en matière de sécurité. Au-delà de cette période de trois mois, les Bureaux de pays devront s’engager à intégrer durablement dans leurs budgets les coûts liés aux besoins consultatifs ou de soutien en matière de sécurité.

ÉTAPE

Détenir une base de données sur toutes les mesures de sécurité résidentielles approuvées dans les lieux d'affectation.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Bases de données du RSM (en anglais)

Notes explicatives

Les RSM ont pour but de protéger le personnel contre les dommages physiques ou les blessures subit à leur résidence en raison d’un accroissement de l’activité criminelle et ne sont applicables qu'à l’ensemble des membres du personnel recrutés ou déployés sur le plan international et couverts par l'UNSMS, y compris les membres de leur famille qui remplissent les conditions requises et qui résident au lieu d'affectation du personnel recruté sur le plan international et en poste ailleurs. En ce qui concerne les éléments basés sur les coûts, les Bureaux informeront le personnel des modalités financières et de mise en œuvre selon lesquelles ces éléments de RSM peuvent être obtenus et tiendront le personnel responsable de tout manquement, fraude et escroquerie concernant le RSM.

ÉTAPE

Demande de soutien psychosocial.

Partie responsable

Représentant résident

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le personnel ayant besoin d'un soutien psychosocial pendant sa mission/service doit contacter directement les conseillers du PNUD via oshw.focalpoint@undp.org ou le conseiller local du CISMU UNDSS.

ÉTAPE

Demandes de visa de sécurité pour les déplacements dans les zones complexes avec un niveau de menace élevée

Partie responsable

Représentant résident

MODÈLE/DIRECTIVE

Mécanisme de supervision et approbation du risque acceptable (AROAM) (en anglais)

Notes explicatives

Conformément au modèle de risque acceptable du SRM et à la Procédure du Mécanisme de supervision et approbation du risque acceptable (AROAM) (en anglais), une procédure particulière est requise pour l’approbation de déplacements et voyages dans de contextes à risque très élevé pour le personnel qui mène des activités PC1.

Une certification de l’Administrateur du PNUD est requise pour confirmer que le personnel dans une zone à risque de sécurité très élevé mène des activités PC1.

ÉTAPE

Rapporter les incidents de sécurité

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le personnel du PNUD est tenu de rapporter les informations relatives à la sécurité et/ou de signaler les incidents de sécurité à l'UNDSS et, par l'intermédiaire du Bureau de la sécurité du PNUD, au responsable correspondant du PNUD.

ÉTAPE

Demande d'appui pour le recrutement du personnel de sécurité de Bureau de pays (BP)

Partie responsable

Représentant résident

MODÈLE/DIRECTIVE

Directives pour le recrutement du personnel de sécurité du PNUD (en anglais)

Notes explicatives

Les bureaux doivent suivre les procédures stipulées, afin de garantir une diligence raisonnable dans le processus de sélection. Les responsables du recrutement doivent consulter le Directeur de la sécurité du PNUD pour s'assurer que les avis et contributions du Bureau de la sécurité sont incorporées à chaque étape du processus de planification et de sélection.

ÉTAPE

Assurer une conformité totale des bureaux aux exigences de la gestion des risques de sécurité

Partie responsable

Représentant résident

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L'exercice est annuel, obligatoire et s'applique aux bureaux principaux, aux sous-bureaux, aux centres de services régionaux, aux bureaux de siège/bureaux de coordination et au GSSU. Il est également fortement recommandé pour les bureaux de projet et inclut les bureaux des VNU et du FENU. Le processus d'auto-évaluation est mené au cours du dernier trimestre de l'année évaluée.

ÉTAPE

Demande de fonds/ressources UNMSM

Partie responsable

Représentant résident

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les directives décrivent les procédures budgétaires, financières et d'achat pour les ressources disponibles au niveau central au sein du PNUD pour aider au financement des Mesures de sécurité obligatoires prescrites par les Nations Unies (UNMSM). Ces mesures sont prises en réponse aux directives du Système de gestion de la sécurité des Nations Unies (UNSMS) et aux recommandations formulées dans le cadre du processus de gestion des risques de sécurité (SRM) afin de garantir le respect des mesures de sécurité dans les lieux d'affectation.

ÉTAPE

Appui au transport aérien commercial

Partie responsable

Représentant résident

MODÈLE/DIRECTIVE

Directrices d'appui au transport aérien commercial (en anglais)

Notes explicatives

Tous les membres du personnel du PNUD sont censés se conformer aux exigences et informations en matière de sécurité qui sont fournies par les membres d’équipage concernant la sécurité à bord des avions. Le personnel du PNUD doit faire part de ses préoccupations ou observations concernant la sécurité d’un transporteur aérien commercial au conseiller local de l’UNDSS et aux points focaux du PNUD pour les questions de transport aérien, joignables à l’adresse security@undp.org.

ÉTAPE

Vérifier si un signataire transactionnel est nécessaire pour le compte et en informer la trésorerie.

Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les signataires qui gèrent un compte bancaire sont définis comme des "signataires transactionnels". Les signataires transactionnels sont uniquement autorisés à signer des instructions de paiement écrites (telles que des chèques ou des lettres de transmission) à la banque.

ÉTAPE

Recommander le fonctionnaire qualifié à faire partie de la liste des signataires autorisés pour les Comptes à solde zéro (CSZ) contrôlés par son bureau.

Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Formulaire de mise à jour des signataires de tous les comptes bancaires

Carte de signature 2019 de BOA – version la plus récente du formulaire

Notes explicatives

ÉTAPE

Désigner les fonctionnaires susmentionnés comme signataires responsables de la gestion du Compte à solde zéro après avoir reçu la demande du/de la Représentant(e) Résident(e) par le biais du formulaire de mise à jour des signataires autorisés pour les opérations bancaires et de la carte de signature de Bank of America.

Partie responsable

Le trésorier

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Demander les changements dans le panel des signataires par la voie établie. Fournir au trésorier tous les détails concernant les signataires désignés, notamment le titre, le numéro d'index et le statut du contrat de la personne ainsi qu'une copie lisible de la page de signature d'un Laissez-passer ou du passeport national valide dans les demandes d'ajout de signataires des Comptes a Solde Zero( CSZ)

Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Déléguer au/ à la Représentant(e) Résident(e) la responsabilité de désigner et de maintenir la liste des signataires pour les comptes bancaires domiciliés localement.

Partie responsable

Le trésorier

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les fonctionnaires du PNUD ne peuvent pas être signataires autorisés pour des comptes bancaires d'autres entités des Nations Unies ou des projets sous Modalité d'Exécution Nationale (NEX) /Mise en œuvre nationale (NIM).

ÉTAPE

Maintenir une base de données centrale des signataires de tous les comptes du PNUD ainsi que la liste des signataires pour les comptes à solde zéro.

Partie responsable

Le trésorier

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Vérifier si un signataire transactionnel est nécessaire pour le compte et en informer la Trésorerie par le canal établi.

Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Obtenir l’approbation écrite du Trésorier si moins de deux signataires seront responsables d’opérer les comptes bancaires du PNUD.

Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La gestion des comptes bancaires du PNUD nécessite deux signataires. Toute exception à cette règle exige l’approbation écrite du Trésorier.

ÉTAPE

Tous les signataires doivent être choisis sur la base des directives suivantes :

• Les signataires doivent être titulaires d'un contrat d'engagement à durée déterminée (FTA) ou d'un contrat d'engagement temporaire (TA) du PNUD.
• Les fonctionnaires recrutés sur le plan local peuvent être signataires.
• La co-signature de deux administrateurs auxiliaires n'est pas autorisée.
• Les titulaires de contrats de service, les volontaires de l'ONU, et les consultants ne peuvent pas être signataires.
• Les fonctionnaires appartenant à d'autres Agences des Nations Unies ne peuvent pas être signataires

Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le/La Représentant(e) Résident(e) est responsable de la sélection et de la performance des membres figurant sur la liste des signataires. Le Représentant ne devrait nommer que des personnes qui, selon lui, font preuve d’intégrité et ont les compétences nécessaires pour s’acquitter des responsabilités inhérentes à ce rôle.

ÉTAPE

Informer le Trésor des modifications approuvées par le chef de bureau par le canal établi. Fournir au trésorier tous les détails concernant les signataires désignés, y compris le titre, le numéro d'index et le statut contractuel de l'individu, ainsi qu'une copie lisible d'un laissez-passer ou d'un passeport national en cours de validité et signé.
Demander les changements dans le panel des signataires par le biais du processus habituel d'attribution des rôles d'IDAM (une fois que les processus de changement de signataire de la banque auront migré vers IDAM).

Partie responsable

Chef des finances

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Faire une vérification régulière de la liste des membres du personnel autorisés à signer régulièrement pour vous assurer que les informations sont à jour et que le nombre de signataires est suffisant - mais pas trop élevé - pour garantir le bon fonctionnement du bureau.

Partie responsable

Chef de l'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La liste des signataires est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement des « contrôles internes » et constitue l’une des trois autorités décrites dans le Cadre de contrôle interne.

ÉTAPE

Veiller au respect de la délimitation des fonctions inhérentes au rôle décrit dans le Cadre de contrôle interne.

Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

C’est-à-dire qu’un signataire autorisé pour les opérations bancaires ne doit pas effectuer les rapprochements bancaires, ni créer de bons ou de dépôts A/P ; et lorsqu’un seul signataire de compte bancaire est autorisé par le trésorier, le signataire ne peut pas être également un approbateur de fournisseurs ((c'est-à-dire qu'il ne peut pas être titulaire d'un rôle de maintenance des fournisseurs dans IDAM).

ÉTAPE

Assurer que les comptes bancaires du PNUD ne sont utilisés que pour les activités du PNUD.

Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Assurer que tous les décaissements effectués à partir des comptes bancaires du PNUD sont des paiements valides et approuvés.

Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Cette responsabilité s’exerce lorsque les signataires signent des chèques et/ou approuvent des virements bancaires.

Modification de la circulaire du Secrétaire général intitulée « Respect de la déontologie à l’échelle du système : organes et programmes sous administration distincte » (ST/SGB/2007/11/Amend.1)

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Policy Areas

Procédures de gestion du risque au niveau de l’unité/du programme (Bureau/Programme de Pays)

ÉTAPE

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

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MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

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ÉTAPE

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Procédures de gestion des risques au niveau du portefeuille et/ou du projet (portefeuille et/ou projets nationaux, régionaux ou mondiaux)

ÉTAPE

Partie responsable

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Notes explicatives

ÉTAPE

Partie responsable

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Notes explicatives

ÉTAPE

Partie responsable

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Notes explicatives

ÉTAPE

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Planification et mise en œuvre des activités d'assurance

ÉTAPE

Partie responsable

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Notes explicatives

ÉTAPE

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

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