| Programme des Nations Unies pour le développement

1.0

ÉTAPE

Établir un comité de sélection des subventions (si différent du comité de pilotage du projet et/ou portefeuille).

Partie responsable

Développeur de projet et/ou développeur du portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Accord de subvention de faible valeur

2.0

ÉTAPE

Définir les critères de sélection des subventions.

Partie responsable

Développeur de projet et/ou développeur du portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Il est à noter que les critères de sélection des subventions sont souvent définis ou influencés par la source de financement.

Accord de subvention de faible valeur

2.1 OPT

ÉTAPE

Réaliser une évaluation spécifique des capacités du partenaire de mise en œuvre eu égard au processus d'octroi de subvention conformément aux critères de sélection.

Partie responsable

Développeur de projet et/ou développeur du portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

PCAT est un fichier Excel contenant des macros. Pour compléter la décharche du fichier, suivez svp la guide rapide sous «Explanatory Notes»

Outil d’évaluation des capacités du partenaire

Notes explicatives

L'outil d'évaluation des capacités du partenaire contient un tableau spécifique pour la sous-traitance du processus de l'octroi de subvention, qui peut être activé seulement lorsque la sous-traitance du processus de l'octroi de subvention est utilisée. (Guide rapide pour télécharcher PCAT).

3.0

ÉTAPE

Solliciter des demandes de subvention selon le document de projet et/ou document de portefeuille.

Partie responsable

Gestionnaire de projet et/ou gestionnaire de portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

Autocertification (Entités de programmation).

Notes explicatives

L'objectif global du projet et/ou portefeuille et les critères de sélection des subventions doivent être mentionnés en référence.

Accord de subvention de faible valeur

Les propositions de subventions doivent inclure l'auto-certification signée (entités de programmation).

4.0

ÉTAPE

Sélection des bénéficiaires de subventions et leur octroi

Partie responsable

Comité de sélection des subventions ou comité de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Accord de subvention de faible valeur

Notes explicatives

Le processus de sélection est décrit dans les termes de référence du comité de sélection des subventions.

Accord de subvention de faible valeur

1.0	ÉTAPE Identifier les activités du projet et/ou interventions du portefeuille à fournir par une partie responsable.	Partie responsable Gestionnaire de projet et/ou gestionnaire de portefeuille	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2.0	ÉTAPE Sélectionner la partie responsable appropriée en utilisant la méthode appropriée.	Partie responsable Gestionnaire de projet et/ou gestionnaire de portefeuille	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3.0	ÉTAPE Examiner la partie responsable sélectionnée et effectuer toute évaluation des capacités requise par l'outil d'évaluation des capacités du partenaire (PCAT).	Partie responsable Gestionnaire de projet et/ou gestionnaire de portefeuille	MODÈLE/DIRECTIVE PCAT est un fichier Excel contenant des macros. Pour compléter la décharche du fichier, suivez svp la guide rapide sous «Explanatory Notes» Outil d’évaluation des capacités du partenaire	Notes explicatives Les capacités des partenaires sont évaluées au moyen de l'outil d'évaluation des capacités du partenaire (PCAT), qui évalue les capacités de gestion et autres des partenaires. L'outil d'évaluation des capacités du partenaire (PCAT) est rempli pour tout partenaire de mise en œuvre autre que les agences des Nations Unies. (Guide rapide pour télécharcher PCAT). Les capacités financières sont évaluées au moyen de la micro-évaluation HACT, s'il est prévu de transférer haut de 150 000 dollars en un an.
4.0	ÉTAPE Signer l'accord standard avec les parties responsables.	Partie responsable Gestionnaire de projet et/ou gestionnaire de portefeuille	MODÈLE/DIRECTIVE Lettre d’accord standard entre le PNUD et un gouvernement ou une organisation intergouvernementale (OIG) pour la mise en œuvre d'un projet/portefeuille dans lequel le PNUD est partenaire de réalisation Instructions pour les contrats de biens et/ou de services Accord des parties responsables entre le PNUD et une organisation de la société civile Accord de transfert d’agence à agence des Nations Unies (en anglais)	Notes explicatives

1.0

ÉTAPE

Approuver le plan de travail et le budget annuels.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le plan de travail et le budget doivent être approuvés chaque année par la ou le gestionnaire de programme ou la ou le fonctionnaire ayant délégation d’autorité.

1.0	ÉTAPE Examiner la qualité du projet au sein du comité local d’examen de projets	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Assurance de la qualité - conception et évaluation (Quantum +) (en anglais) Normes environementales et sociales (voir les procédures)	Notes explicatives Guide de l'utilisateur : conception et évaluation - (Quantum +) (en anglais) Termes de références du Comité local d’examen de projets (CLEP) (en anglais) Pour les projets dans lesquels le PNUD sert d'agent de gestion dans le cadre d'un CBPF, voir le Manuel opérationnel du CBPF spécifique au pays du CBPF.
2.0	ÉTAPE Mettre à jour et approuver le rapport final d’assurance qualité dans le système de planification centrale	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Guide de l’utilisateur : Assurance qualité du projet – conception et évaluation (Quantum+) (en anglais)	Notes explicatives Guide de l’utilisateur : Assurance qualité du projet – conception et évaluation (Quantum+) (en anglais)
2.1 VERT	ÉTAPE Lettre de délégation d’autorité du coordinateur exécutif ou coordinatrice exécutive pour le PNUD-FEM au représentante résidente	Partie responsable Coordinateur exécutif	MODÈLE/DIRECTIVE Accord de délégation d’autorité (DOA) pour les projets du FEM/GEF – GEF TF, LDCF, SCCF, NPIF – Modèle principal (en anglais) Accord de délégation d’autorité (DOA) pour les propositions de financement du FVC/GCF – Modèle principal (en anglais) Modèle principal d’accord de délégation d’autorité (DOA) pour les propositions complètes du Fonds d’adaptation (en anglais) Accord de délégation d’autorité (DOA) et plan d’initiation pour les subventions de préparation de projets (PPG) du FEM/GEF – Modèle (automatisé) (en anglais) Accord de délégation d’autorité (DOA) pour les subventions du Mécanisme de préparation de projets (PPF) du GCF – Modèle (en anglais) Modèle de délégation d’autorité (DOA) pour les subventions de formulation de projets (PFG) du Fonds d’adaptation (en anglais)	Notes explicatives Pour les projets financés par la subvention de préparation de projet (PPG) du FEM/GEF, la délégation d’autorité (DOA) du PPG signée, y compris le plan de travail du budget total du PPG annexé, constitue l’équivalent du plan d’initiation de projet institutionnel pour la phase PPG et sert d’autorisation formelle pour lancer les activités du PPG. Le même processus est appliqué aux projets de subvention de formulation de projets (PFG) du Fonds d’adaptation. À noter que des mesures supplémentaires d’assurance qualité et de supervision doivent être assurées par BPPS pour les projets FEM/GEF, FVC/GCF et AF, comme indiqué dans le RACI. Pour les projets AF, veuillez suivre le RACI du FEM/GEF : FEM RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) pour les projets NIM (en anglais). FVC RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) pour les projets NIM (en anglais)
3.0	ÉTAPE Approuver et signer le document de projet	Partie responsable Responsable de programme/représentant résident, partenaire d'exécution	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives L’accord de l’autorité gouvernementale de coordination du développement peut être reconnu par l’un des moyens acceptables convenus avec le gouvernement, y compris un échange de lettres ou de procès-verbaux du CLEP.
4.0 ALT	ÉTAPE Approuver et signer le plan d’initiation	Partie responsable Directeur de programme/représentant résident Le partenaire de mise en œuvre certifie	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Une preuve que le gouvernement approuve le plan d’initiation est requise par le biais de procès-verbaux, d’un échange de lettres ou de courriels, ou d’une signature sur le document du plan d’initiation.
5.0	ÉTAPE Appliquer les marqueurs de résultats et activer le projet dans Quantum	Partie responsable Responsable de programme	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le plan de travail pluriannuel doit être « reflété » dans Quantum afin que les produits et activités identifiés dans le plan de travail correspondent clairement aux produits et activités présents dans le système. Une fois le projet approuvé par le comité local d’examen de projets, sa proposition dans Quantum doit être « awarded ». Lorsque l’ID de projet est généré, des budgets pluriannuels doivent être finalisés indiquant clairement les parties responsables, les sources de financement et les montants budgétisés prévus en fonction du plan de travail annuel. Chaque produit rattaché à l’ID de projet doit également être relié à un effet du programme pays.
5.1 ALT	ÉTAPE S’assurer que le projet est relié au portefeuille pertinent dans Quantum, le cas échéant	Partie responsable Responsable de programme	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Cela activera les fonctionnalités de gestion de projet commun, d’assurance et de création de rapports dans Quantum et dans le système de planification centrale.
6.0	ÉTAPE Signer des accords de contribution avec les donateurs ou un protocole d’accord pour un programme conjoint, selon le cas	Partie responsable ou le personnel disposant d’une délégation d’autorité	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle d’accord de contribution Protocole d’accord UNSDG pour les programmes conjoints	Notes explicatives
7.0	ÉTAPE Lancer le projet	Partie responsable Responsable de programme	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Convient des responsabilités de la ou du gestionnaire de projet ainsi que de celles des autres principales ou principaux membres de l’équipe de gestion de projet Délègue toute fonction d’assurance dans le projet, selon le cas Examine le rapport sur l’état d’avancement de la phase d’initiation (si un plan d’initiation a été approuvé) Revoit et examine les plans de projet détaillés, notamment le plan de travail pluriannuel et les rapports Quantum couvrant la définition de l’activité, un inventaire des risques mis à jour et le plan du calendrier de suivi Partage les rapports annuels et les informations pertinentes sur la réalisation des effets avec le comité de pilotage et le groupe de travail par effet.
OPT	ÉTAPE Autorisation d’avance	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Page de couverture de l’autorisation d’avance (en anglais)	Notes explicatives

1.0	ÉTAPE Le comité intégré d’évaluation des programmes (IPAC) examine l’ébauche de la théorie du changement du programme	Partie responsable Directeur du bureau régional	MODÈLE/DIRECTIVE Guidance du RBM sur la théorie du changement (en anglais)	Notes explicatives Cet examen doit avoir lieu lorsque l’ébauche de la théorie du changement est suffisamment élaborée pour permettre une analyse substantielle, et avant la finalisation des priorités du programme, afin que celles-ci soient éclairées par les connaissances et les enseignements présentés lors de l’IPAC. Il est recommandé d’utiliser les orientations disponibles dans le RBM pour appuyer la conception et l’utilisation de la théorie du changement.
2.0	ÉTAPE Comité d'évaluation du programme de qualité CPD/RPD.	Partie responsable Directeur du bureau régional	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle d’évaluation de l’assurance qualité (AQ) du programme (en anglais) Modèle d’évaluation de l’assurance qualité (AQ) du programme régional (en anglais)	Notes explicatives Le comité d'évaluation du programme veille à ce que le programme respecte les normes de qualité du PNUD en matière de programme et examine la capacité du bureau à mettre en œuvre le programme proposé.
3.0	ÉTAPE Soumettre le programme (CPD ou RPD) au conseil d'exécutif pour approbation.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Formulaire de nouvelle autorisation de programme pays (en anglais) L'objectif de Mobilisation des Ressources (RMT) (en anglais) Le sommaire du rendement de programme pays (en anglais)	Notes explicatives Les documents relatifs au programme sont soumis par l’intermédiaire du secrétariat du Conseil exécutif pour être ensuite soumis au Conseil exécutif pour approbation. Tous les documents requis, y compris la preuve que le CPD est conforme aux normes de qualité du PNUD, doivent être soumis avec les documents qui seront postés au Conseil d'administration. Documents à soumettre pour approbation (RBx -> BPPS/Efficacité -> Secrétariat du EB) Fiche d'apurement signée Projet final de CPD et de RRF (un seul document, 6000 mots maximum, y compris les notes de bas de page) Plan d'évaluation (un fichier séparé) Tableau RMT signé Cadre de coopération de l'ONU à mettre en ligne sur le site de l'EB Soutien du gouvernement Approbation écrite de l'alignement par le coordinateur résident ICPE ou résumé des performances du programme pays
4.0	ÉTAPE Approbation du programme par le partenaire d'exécution (généralement le gouvernement du pays du programme).	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Plan d'action du programme de pays (en anglais) Annexe légale du PNUAD (en anglais) Orientations 2017 relatives au PNUAD (en anglais)	Notes explicatives Le CPD du PNUD est considéré comme faisant partie du cadre de coopération pour le développement durable des Nations Unies. Il représente la contribution du PNUD au cadre de coopération. Le CPD doit être conçu conjointement avec les partenaires nationaux. le projet final doit être approuvé par le partenaire d'exécution du programme (généralement le gouvernement national). Une fois que le cadre de coopération est approuvé, il est signé par le gouvernement et toutes les entités des Nations Unies. Il établit l'exécution du programme par le gouvernement. Le coordonnateur résident envoie le cadre de coopération signé à tous les partenaires et au président du GNUD. Les cadres de coopération complétés sont affichés sur le site Web du GNUD. Si un cadre de coopération ne peut pas être préparé, un plan d'action de programme de pays est préparé et signé.

1.0

ÉTAPE

Élaborer le rapport annuel de l’administrateur ou l’administratrice sur le Plan stratégique.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Guide RBM sur le rapport annuel des résultats (ROAR)

Notes explicatives

Envisager d’utiliser le Guide RBM pour améliorer les réponses au ROAR.

2.0

ÉTAPE

Soumettre le rapport financier

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Voir l'appendice VI du cadre réglementaire HACT du GNUDD (en anglais) relatif aux directives relatives à l'établissement du formulaire FACE et l'appendice VII relatif au modèle de formulaire FACE.

Fréquence : trimestrielle ou lorsque des ressources supplémentaires sont nécessaires
Voir la section Gestion financière.

3.0

ÉTAPE

Signer le rapport combiné des dépenses

Partie responsable

Responsable de programme/Approbateur AQ

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Fréquence : deuxième, troisième et quatrième trimestres

Rapport combiné des dépenses en construction dans Quantum

4.0

ÉTAPE

Élaboration d’un rapport de projet de qualité

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Directives POPP : Directives et modèle de rapport aux bailleurs de fonds (en anglais)

Lien unique vers tous les modèles, procédures et politiques des fonds environnementaux verticaux (FEM et FVC) (en anglais)

Rapport de démarrage de l'évaluation (en anglais)

Rapport d'évaluation du PNUD (en anglais)

Executive Snapshot Rapport d’avancement du projet (en anglais)

Formulaire de piste d'audit (en anglais)

Modèle de réponse de gestion (en anglais)

Notes explicatives

Fréquence : Comme indiqué dans le document de projet.

Le rapport type sur l’état d’avancement du projet qui figure dans l’Executive Snapshot est le rapport demandé par le PNUD. Les bailleurs de fonds demandent souvent des informations complémentaires à celles disponibles dans le rapport type, c’est pourquoi un modèle optionnel est fourni à titre de ressource. Certains partenaires de financement, tels que le FEM et le FVC, disposent de formats de rapports spécifiques.

Le rapport annuel d’exécution du projet du FEM est rempli en ligne à l’aide du système PIMS+ de l’unité Nature, Climat et Énergie du BPPS.

Le rapport annuel de performance du FVC est rempli en ligne à l’aide du système PIMS+ de l’unité Nature, Climat et Énergie du BPPS.

Directives d’évaluation du PNUD (en anglais):

Rapport de démarrage de l’évaluation (pages 22-23)
Rapport d’évaluation du PNUD (pages 49-53)
Formulaire de piste d’audit (page 25)
Modèle de réponse de la direction (page 54)

5.0

ÉTAPE

Documenter et communiquer les résultats aux bailleurs de fonds et aux autres parties prenantes, en veillant à ce que les partenaires soient dûment reconnus

Partie responsable

Responsable de programme/représentant résident, responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Portail de la marque PNUD

1.0

ÉTAPE

Élaborer le rapport annuel de l’administrateur ou l’administratrice sur le Plan stratégique.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

2.0

ÉTAPE

Contribuer au rapport sur les résultats du pays d’Unis dans l’Action.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Rapport unique sur les résultats d’Unis dans l’action

Notes explicatives

3.0

ÉTAPE

Veiller à ce que le Rapport d’analyse axé sur les résultats (ROAR) et les données de progrès du Cadre intégré de résultats et de ressources (IRRF) soient complets, exacts, soumis dans les délais et de qualité.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Rapport de démarrage de l'évaluation

Rapport d'évaluation du PNUD

Formulaire de piste d'audit

Modèle de réponse de gestion

Notes explicatives

Dans la mesure du possible, le Rapport d’analyse axé sur les résultats (ROAR) et les rapports du Cadre intégré de résultats et de ressources (IRRF) doivent être tirés de la contribution du PNUD au rapport sur les résultats du pays d’Unis dans l’Action.

Directives d'évaluation du PNUD :

Rapport de démarrage de l'évaluation (page 22-23)

Rapport d'évaluation du PNUD (page 49-53)

Formulaire de piste d'audit (page 25)

Modèle de réponse de la direction (page 54)

1.0	ÉTAPE Les révisions sont consignées dans un plan de travail pluriannuel révisé ou dans un document de projet révisé	Partie responsable Gestionnaire de projet	MODÈLE/DIRECTIVE Orientations et procédures pour la révision des projets du FEM pendant leur mise en œuvre (en anglais) Guide RBM sur la gestion du changement dans les projets	Notes explicatives Envisager d’utiliser le Guide RBM pour améliorer la manière dont les projets gèrent le changement.
2.0	ÉTAPE Un document de projet révisé doit faire l’objet d’une assurance qualité et le registre des risques doit être mis à jour, y compris la PEPSE actualisée	Partie responsable Responsable de programme	MODÈLE/DIRECTIVE Système de planification d'entreprise Assurance qualité du projet – Conception et évaluation	Notes explicatives Voir Normes de qualité pour la programmation Voir les Normes environnementales et sociales Voir la Procédure d'examen préalable social et environnemental
3.0	ÉTAPE Les révisions qui entraînent une modification substantielle de l’approche du projet ou qui sont supérieures au niveau de tolérance convenu sont examinées et approuvées par le comité de pilotage du projet et le bailleur, le comité directeur du fonds commun de l’ONU ou les fonds verticaux, selon le cas	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Orientations et procédures pour la révision des projets du FEM pendant leur mise en œuvre (en anglais)	Notes explicatives Mémorandum d'accord type du Groupe des Nations Unies pour le développement durable (GNUDD) pour le Fonds d'affectation spécial multi-bailleurs, les fonds uniques et les programmes conjoints (en anglais). Trouver d'autres mémorandums d'accord du Groupe des Nations Unies pour le développement durable (GNUDD) dans les Modèles juridiques et orientations du GNUDD pour les fonds communs de placement. Pour les projets du FEM, voir les directives et procédures relatives aux approbations internes et externes requises lors de la révision d'un projet au cours de sa mise en œuvre (en anglais). Pour les projets du GCF, veuillez consulter la politique du GCF en matière de restructuration et d'annulation.
3.0 ALT	ÉTAPE Prolongations de projets pour les projets FEM et FVC	Partie responsable Représentant résident	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Directives pour l’extension des projets du FEM Directives pour l’extension des projets du FVC (en anglais) SOP pour l’élaboration des mesures de gestion du PNUD pour les projets de fonds verticaux remontés pour action au Coordonnateur exécutif – Financement de l’environnement (en anglais) Pour les projets financés par le FEM, la matrice RACI (Roles, Accountability, Consult and Inform) (en anglais) constitue un guide utile pour définir les rôles et les responsabilités liés à la supervision du projet.
4.0	ÉTAPE Signer le document de projet révisé (par les signataires originaux)	Partie responsable Directeur de programme/représentant résident Le partenaire de mise en œuvre certifie	MODÈLE/DIRECTIVE Page de couverture de la révision du document de projet (en anglais)	Notes explicatives
5.0	ÉTAPE Procédures opérationnelles standard pour gérer les risques des projets FEM/FVC/AF remontés au Coordonnateur exécutif – Financement de l’environnement	Partie responsable Executive Coordinator – Environmental Finance, RR	MODÈLE/DIRECTIVE SOP pour l’élaboration des mesures de gestion du PNUD pour les projets de fonds verticaux remontés pour action au Coordonnateur exécutif – Financement de l’environnement (en anglais)	Notes explicatives

1.0

ÉTAPE

Le bureau régional, en collaboration avec le bureau pays, rédige une note que l’administrateur ou l’administratrice soumet au Conseil d’administration en indiquant les raisons pour lesquelles elle ou il demande la suspension du programme et propose des dispositions de gestion pour continuer à fournir une assistance au pays.

Partie responsable

Directeur du bureau régional

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La note doit également expliquer les incidences sur les périodes de programme harmonisé et les consultations connexes qui ont eu lieu au sein de l’équipe pays des Nations Unies (y compris, par exemple, une évaluation de la criticité du programme). Dans cette note, l’administrateur ou l’administratrice peut demander au Conseil d’administration l’autorisation d’approuver l’assistance projet par projet jusqu’à ce que la situation permette un retour à la normale des opérations.

2.0

ÉTAPE

Le bureau régional présente la note à l’administrateur ou l’administratrice associé·e par l’intermédiaire du Ggroupe sur l'efficacité du développement pour examen et autorisation en vue de sa soumission au Conseil d’administration pour approbation.

Partie responsable

Directeur du bureau régional

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Note de suspension du programme à venir.

1.0

ÉTAPE

Pour les demandes de prolongation de programme, soumettre la documentation requise au groupe sur l'efficacité du développement (par l'intermédiaire du bureau régional pour les programmes de pays) pour autorisation.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Tableau d’objectif de mobilisation des ressources (en anglais)

Formulaire d’autorisation de la prolongation du document de programme pays (en anglais)

Notes explicatives

Documents justificatifs requis:

Formulaire d’autorisation signé avec motif de la prolongation
Lettre du gouvernement demandant ou approuvant la prolongation du cadre pour la coopération ou l’équivalent
Accord signé par l’Équipe de pays des Nations Unies confirmant l’approche harmonisée de la prolongation
Objectif de mobilisation des ressources approuvé par le Bureau des Services de Gestion/Bureau de Gestion des Ressources Financières pour l’ensemble de la période couverte par le programme

2.0

ÉTAPE

Soumettre la demande de prolongation au Conseil d’administration pour approbation.

Partie responsable

BPPS / Équipe Qualité de la programmation

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Ce point figure dans la note de l’administrateur ou l’administratrice au Conseil d’administration.

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