| Programme des Nations Unies pour le développement

1.0	ÉTAPE Les changements proposés doivent être indiqués en suivi de modifications dans la documentation du programme en consultation avec le comité de pilotage du programme et évalués avec les principales parties prenantes.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Guide RBM sur la gestion du changement dans les programmes (en anglais)	Notes explicatives Documents justificatifs requis : Copie du procès-verbal de la réunion du comité de pilotage du programme, approuvant les modifications Documentation révisée du programme, avec suivi des modifications Envisagez d'utiliser les directives RBM pour améliorer la façon dont les programmes gèrent le changement.
2.0	ÉTAPE Les détails des amendements apportés au programme sont soumis au directeur ou à la directrice du bureau.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3.0	ÉTAPE Le Directeur du Bureau, en consultation avec le Secrétariat du Conseil d’administration et le BPPS / Hub Qualité et Impact, examine la qualité des modifications proposées et conseille sur les mesures appropriées.	Partie responsable Directeur de bureau, siège Secrétariat du comité d'évaluation des programmes	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4.0	ÉTAPE Les révisions du programme qui ne nécessitent pas l’approbation du Conseil d’administration sont approuvées après l’incorporation des remarques et l’approbation du comité de pilotage du programme.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4.0 ALT	ÉTAPE Les révisions de programmes nécessitant l’approbation du Conseil d’administration sont soumises au Secrétariat du Conseil d’administration par le bureau concerné, par l’intermédiaire du BPPS / Hub Qualité et Impact.	Partie responsable Directeur de bureau, BPPS / Équipe Qualité de la programmation	MODÈLE/DIRECTIVE Formulaire d’autorisation (en anglais)	Notes explicatives Documents justificatifs requis: Formulaire d’autorisation signé avec motif de révision Copie du procès-verbal de la réunion du comité de pilotage du programme, approuvant les modifications Documentation révisée du programme, avec suivi des modifications

1.0

ÉTAPE

Organiser au moins une fois par an des revues par le comité de pilotage du programme/projet.

Partie responsable

Gestionnaire de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

PNUD – Modèle de termes de référence (TdR) pour un conseil de programme de pays (en anglais)

Mandat du comité de projet (en anglais)

FAQS sur le project board (en anglais)

Matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) pour la supervision des projets du FEM

Notes explicatives

Il examine: les rapports sur les programmes/projets, les données d’assurance qualité, les évaluations, l’évaluation des risques, les partenariats nécessaires et les goulots d’étranglement et problèmes opérationnels.

Pour les projets financés par le FEM, la matrice RACI Matrice RACI, indiquant les rôles, responsabilités et personnes à consulter et informer, RACI est un guide utile pour définir les rôles et la responsabilité de la supervision des projets.

2.0

ÉTAPE

Consigner les décisions dans les procès-verbaux des réunions du comité de pilotage du programme/projet.

Partie responsable

Gestionnaire de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La ou le gestionnaire de programme doit informer les comités de pilotage de projet de toutes les décisions et mesures importantes concernant les projets respectifs. Les comités de pilotage de projet et les gestionnaires de projet doivent mettre en œuvre les changements convenus qui sont apportés au niveau programme en révisant, le cas échéant, les documents de projet correspondants.

1.0	ÉTAPE Suivi des performances: Recueillir des données sur les progrès réalisés par rapport aux cibles des indicateurs (IRRF, programme, projet, le cas échéant), les remarques des parties prenantes, les preuves des changements du contexte et les données de performance opérationnelle par rapport aux cibles financières et d’efficacité, selon la fréquence indiquée.	Partie responsable Responsable de programme, Gestionnaire de projet, Responsable du Suivi et de l'Évaluation	MODÈLE/DIRECTIVE Cadre de résultats Liste de contrôle du processus d'évaluation	Notes explicatives Veiller à ce que les informations essentielles sur les projets soient suivies et mises à jour dans les systèmes de l'organisation. Note d'orientation du GNUD sur la sécurité des grandes données et l'éthique Les engagements envers les partenaires financiers et les bailleurs de fonds doivent faire l'objet d'un suivi régulier.
2.0	ÉTAPE Analyser les preuves: Comparer et analyser les preuves par rapport à des situations de référence, des jalons, des cibles et la théorie du changement définis pour les programmes et les opérations, et identifier les facteurs liés aux progrès, au moins une fois par an.	Partie responsable Gestionnaire de projet, Responsable du Suivi et de l'Évaluation	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2.1	ÉTAPE Vérifier au moins une fois par an l’état d’avancement ou l’achèvement des produits.	Partie responsable Responsable de programme, Gestionnaire de projet, Responsable du Suivi et de l'Évaluation	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle de vérification des produits	Notes explicatives Les lignes directrices Approche harmonisée de transferts de fonds (HACT, Harmonized approach to cash transfers, pour ses sigles en Anglais) exigent un suivi des programmes dans le cadre des activités d’assurance de la HACT pour vérifier l’état d’avancement des produits.
2.2	ÉTAPE Revoir les dispositions transitoires, l’appropriation nationale et le plan de durabilité, au moins une fois par an.	Partie responsable Gestionnaire de projet	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2.3	ÉTAPE Contrôler la qualité, au moins tous les deux ans.	Partie responsable Responsable de programme, Responsable du Suivi et de l'Évaluation	MODÈLE/DIRECTIVE Assurance Qualité du projet (Quantum)	Notes explicatives
2.4	ÉTAPE Évaluer les risques et mettre en œuvre des mesures de gestion des risques, au moins une fois par an.	Partie responsable Gestionnaire de projet	MODÈLE/DIRECTIVE Registre des risques du portefeuille et du projet Cadre de gestion des risques pour les projets des fonds verticaux (en anglais)	Notes explicatives Voir les Normes environnementales et sociales Voir la Politique de gestion des risques de l'entreprise
2.5	ÉTAPE Suivre la performance opérationnelle.	Partie responsable Responsable de programme, Gestionnaire de projet	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2.6	ÉTAPE Revoir les partenariats et la stratégie de communication avec le pipeline et le plan d’action de mobilisation des ressources, au moins une fois par an.	Partie responsable Représentant résident	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3.0	ÉTAPE Éclairer la prise de décision pour ajuster le programme et le projet sur la base des preuves et de l’analyse du suivi.	Partie responsable Gestionnaire de projet, Conseil de programme, Conseil de projet	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4.0	ÉTAPE Documenter les leçons apprises grâce aux mécanismes existants d’établissement de rapports et d’assurance.	Partie responsable Représentant résident, Gestionnaire de projet	MODÈLE/DIRECTIVE Espace projet dans le système de planification centrale	Notes explicatives L’enregistrement des leçons apprises se fait dans l’espace du projet dans le système de planification central.

1.0

ÉTAPE

Mettre les fonds à la disposition du projet/portefeuille.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Module financier Quantum

Notes explicatives

Voir Gestion financière et modalités de mise en œuvre sur l'apport de ressources financières. Les rapports financiers et d'avancement serviront de base à la mise à disposition régulière des fonds.

2.0

ÉTAPE

Mobiliser les intrants pour démarrer les activités et obtenir les produits.

Partie responsable

Gestionnaire de projet,

Gestionnaire de portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

Lorsque le PNUD effectue des achats, le système Quantum en ligne doit être utilisé.

Voir la politique et les procédures d’Utilisation du système Quantum en ligne (en anglais)

Système Quantum en ligne

Notes explicatives

Voir le Gestion financière et modalités de mise en œuvre. Pour les procédures détaillées relatives à la mobilisation des intrants d'un projet sous mise en œuvre directe, consulter le chapitre Approvisionnement et Gestion des ressources humaines des Politiques et Procédures relatives aux Programmes et aux Opérations (POPP).

3.0

ÉTAPE

Exercer les fonctions de supervision par des vérifications ponctuelles périodiques sur place et des audits planifiés compris dans le plan d’activité d’assurance.

Partie responsable

Responsable de programme,

Prestataire de services tiers

MODÈLE/DIRECTIVE

TDR des vérifications ponctuelles – voir les annexes IX et X du cadre HACT du GNUD

Modèle de Termes de Référence pour les audits financiers ONG/NIM/HACT

Portail de l'OAI: ONG/NIM/HACT Audits Financiers

Rôles et responsabilités des gestionnaires d'évaluation

Points focaux de suivi et d'évaluation Rôles et responsabilités

Charte du Bureau de l’audit et des investigations (en anglais)

La matrice RACI (Roles, Accountability, Consult and Inform)

Notes explicatives

Les directives de la HACT

Le Bureau de l'audit et des investigations mène des audits conformément aux normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne, publiées par l'Institute of Internal Auditors.

Les termes de référence des audits HACT, NIM et des ONG exigent des auditeurs qui respectent les normes d'audit ISA ou INTOSAI.

La matrice RACI (Roles, Accountability, Consult and Inform) détaille les rôles de supervision et de responsabilité pour les projets financés par le FEM.

*Personnel qualifié du PNUD - Voir la politique de HACT pour l'autorisation par les Bureaux du personnel à effectuer l'examen ("spot check" en anglais) checks»

4.0

ÉTAPE

Mettre à jour le plan de travail pluriannuel.

Partie responsable

Gestionnaire de projet,

Gestionnaire de portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

Modèle de plan de travail pluriannuel (en anglais)

Modèle de plan de travail pluriannuel du portefeuille (en anglais)

Notes explicatives

Système Quantum en ligne

1.0

ÉTAPE

Revoir le plan de travail pluriannuel pour la planification annuelle.

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Modèle de plan de travail pluriannuel (en anglais)

Notes explicatives

2.0

ÉTAPE

Préparer les plans d’approvisionnement et le plan des ressources humaines.

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Quantum

Notes explicatives

Des plans d'approvisionnement sont nécessaires pour les "besoins commerciaux standard ou complexes". Le chef de l'unité opérationnelle doit approuver tous les plans d'approvisionnement en contrôlant le rapport requis dans Quantum. Tous les plans d'approvisionnement (projets et opérations) sont établis au niveau de l'activité des projets dans Quantum. Les plans consolidés peuvent être consultés et analysés dans Quantum en exécutant les rapports applicables.

1.0

ÉTAPE

Formuler un plan d’affaires annuel.

Partie responsable

Bureau exécutif

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

2.0

ÉTAPE

Formuler le plan de travail de l’unité.

Partie responsable

Chef de l'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Instructions du plan de travail intégré fournie chaque année.

1.0

ÉTAPE

Sélectionner la partie responsable du PBP.

Partie responsable

Développeur de projet, gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Politiques régulières s'appliquant pour la sélection des parties responsables.

2.0

ÉTAPE

Si plus de 300 000 USD, sélectionner un évaluateur ou une évaluatrice indépendant·e de réputation internationale, accepté par toutes les parties.

Partie responsable

Développeur de projet, gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Contrat de fourniture de biens et de services (en anglais)

Contrat relatif aux services d’un Prestataire individuel

Notes explicatives

Non applicable pour les paiements de faible valeur; voir Conseils visant le choix des évaluateurs ou évaluatrices: Particuliers ou particulières ou entreprises.

Guide d'évaluation du PNUD

2.1 OPT

ÉTAPE

Plan d'initiation ou autorisation d'avance (le cas échéant).

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Peut s'avérer nécessaire si l'évaluateur ou l'évaluatrice est engagé avant l'approbation du projet.

3.0

ÉTAPE

Évaluer les capacités et faire preuve de diligence raisonnable.

Partie responsable

Développeur de projet, gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

4.0

ÉTAPE

Approbation de l'accord PBP au sein du comité local d'évaluation de projets ou du Comité de pilotage du projet.

Partie responsable

Développeur de projet, gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La validation de la théorie du changement, de la formulation des résultats, des indicateurs liés au paiement et de la méthode de validation par l'évaluateur indépendant ainsi que le projet d'accord doivent être inclus dans la présentation au comité d'évaluation du projet ou au conseil d'administration du projet.

5.0

ÉTAPE

Signature de l'accord

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Modèle d’accord de PBP

Accord de PBP de faible valeur

Notes explicatives

1.0

ÉTAPE

Appliquer les critères pour déterminer le partenaire de mise en œuvre approprié.

Partie responsable

Développeur de projet et/ou développeur du portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Appliquer les critères de sélection d'un partenaire de mise en œuvre.

2.0

ÉTAPE

Examiner le partenaire de mise en œuvre sélectionné et effectuer toute évaluation des capacités requise par l'outil d'évaluation des capacités du partenaire (PCAT).

Partie responsable

Développeur de projet et/ou développeur du portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

PCAT est un fichier Excel contenant des macros. Pour compléter la décharche du fichier, suivez svp la guide rapide sous « Explanatory Notes »

Outil d’évaluation des capacités du partenaire

Notes explicatives

Les capacités des partenaires sont évaluées au moyen de l'outil d'évaluation des capacités du partenaire (PCAT), qui évalue les capacités de gestion et autres des partenaires. L'outil d'évaluation des capacités du partenaire (PCAT) est rempli pour tout partenaire de mise en œuvre autre que les agences des Nations Unies. (Guide rapide pour télécharcher PCAT, en anglais).

Les capacités financières sont évaluées au moyen de la micro-évaluation HACT, s'il est prévu de transférer haut de 150 000 dollars en un an.

3.0

ÉTAPE

Remplir les rubriques pertinentes du document de projet et/ou document de portefeuille une fois que le partenaire de mise en œuvre a été sélectionné, et consolider l'appui au renforcement des capacités des partenaires nationaux, le cas échéant.

Partie responsable

Développeur de projet et/ou développeur du portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

1.0	ÉTAPE Désigner un·e membre du personnel du PNUD pour gérer les services de développement (chargé∙e de compte).	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2.0	ÉTAPE Préparer un accord relatif aux services de développement, incluant deux annexes (plan de travail pluriannuel, échéancier des paiements) et évaluer les risques.	Partie responsable Gestionnaire de compte des services de développement	MODÈLE/DIRECTIVE Accord type de services de développement Manuel opérationnel du CBPF	Notes explicatives L’évaluation des risques comprend l’application des Procédure d’examen préalable social et environnemental (SESP, Social and Environmental Screening Procedure), le cas échéant. Voir la politique sur les Normes environnementales et sociales.
3.0	ÉTAPE Approuver l'accord.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4.0	ÉTAPE Établir un ID de projet dans Quantum et sélectionner les services de développement comme type de projet.	Partie responsable Gestionnaire de compte des services de développement	MODÈLE/DIRECTIVE Aperçu du processus de création du projet en Quantum (seulement en anglais)	Notes explicatives Remarque: Les ressources mobilisées auprès des partenaires doivent être créditées en utilisant le Code financier 32050. Elles sont soumises à un contrôle des mouvements d’argent liquide et ne peuvent pas être transférées à d’autres fins.
5.0	ÉTAPE Rendre compte des résultats obtenus dans le Rapport d'analyse axé sur les résultats et dans les revues annuelles du programme pays.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Une fois que le service de développement a été réalisé, préparer un rapport final et passer le statut à 'clôturé' dans Quantum.	Partie responsable Gestionnaire de compte des services de développement	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

1.0	ÉTAPE Préparer une proposition de projet et un plan de travail pluriannuel, et identifier les ressources financières (y compris en nature) pour les activités dans Quantum.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle de plan de travail pluriannuel (en anglais) Modèle de document de projet multi-pays (en anglais) Termes de référence (TDR) standard du PNUD pour un conseil de projet de développement ou un comité de pilotage de projet (en anglais) Foire aux questions (FAQ) sur les termes de référence (TdR) et les opérations d'un comité de projet ou d'un comité de pilotage de projet du PNUD (en anglais) Considérations relatives à la conception, à la mise en œuvre et à la documentation de la coopération technique Sud-Sud	Notes explicatives Le type de projet dans Quantum doit être « SSC/multi-country » Les produits désignés devant être exécutés par différents pays peuvent porter le même nom et faire partie du même produit dans le cadre intégré de résultats et de ressources. Chacun de ces produits, ainsi que les activités et ressources spécifiques dont chaque pays/partenaire de mise en œuvre est responsable, devrait être mis en place dans le cadre de projets dans les pays participants respectifs, ainsi que des plans de travail pluriannuels distincts visant à garantir la redevabilité.
2.0	ÉTAPE Lier les projets dans Quantum.	Partie responsable Chargé de programme (dans chaque pays bénéficiaire)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Tous les projets relevant du même document de projet Sud-Sud/multi-pays devront être liés dans Quantum pour permettre un suivi et l'établissement de rapports consolidés.
3.0	ÉTAPE Évaluer le projet multi-pays/Sud-Sud dans chaque bureau participant.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Comité local d’examen des projets (CLEP) TDR (en anglais)	Notes explicatives Pour plus d'informations sur l'évaluation des projets de coopération multi-pays ou Sud-Sud, voir les directives d'évaluation du PNUD.
3.1	ÉTAPE Préparer des budgets de projet à coût complet pour s'assurer que tous les coûts programmatiques et opérationnels prévus sont identifiés, y compris l'efficacité du développement et les dispositions de soutien à la mise en œuvre, avec tous les coûts inclus dans le budget.	Partie responsable Responsable de programme	MODÈLE/DIRECTIVE Un modèle de budget est disponible ici Une liste détaillée des composants à citer est disponible ici.	Notes explicatives Les exigences relatives à la budgétisation d'un projet sont décrites dans la section Préparation de budgets entièrement chiffrées pour les projets.
4.0	ÉTAPE Approuver le document de projet multi-pays.	Partie responsable Le bureau de coordination organisera un comité virtuel d'évaluation conjointe des projets pour les bureaux nationaux participants.	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Page de couverture du projet avec les signataires. Le Bureau de coordination mettra en place un comité virtuel d’approbation des projets conjoints pour les bureaux pays participants.
5.0	ÉTAPE Identifier et estimer les ressources non-régulières devant être mobilisées ; formuler la coopération ou l'accord de partage des coûts multi-pays ou Sud-Sud.	Partie responsable Bureau de coordination ＆ Bureaux participants	MODÈLE/DIRECTIVE Gestion de Projet Accord de Contribution au Projet de Coopération Sud-Sud/Triangulaire (en anglais) Orientations sur la coopération Sud-Sud/Triangulaire et les sources de financement de projets multi-pays (en anglais)	Notes explicatives
6.0	ÉTAPE Négocier avec les donateurs eu égard aux ressources et aux calendriers de paiement.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7.0	ÉTAPE Établir les comptes débiteurs ; appliquer les contributions.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Gestion de projet Coopération Sud-Sud/Triangulaire - Contributions en espèces et en nature (en anglais)	Notes explicatives
8.0	ÉTAPE Mettre à jour et réviser les différents budgets de produits de projet, le cas échéant.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
9.0	ÉTAPE Soumettre les rapports financiers, ventilés par pays, aux partenaires contributeurs.	Partie responsable Responsable de programme	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le modèle de rapport type adressé aux donateurs peut être modifié, le cas échéant, selon les besoins des donateurs.**Les procédures restantes sont similaires à celles des projets de développement normaux ; toutefois, les modalités d'établissement de rapports, d'évaluation et de gestion devraient être assurées conjointement par le Bureau de la coordination.
10.0	ÉTAPE Soumettre les rapports financiers, ventilés par pays, aux partenaires contributeurs.	Partie responsable Le bureau de coordination ＆ BMS/OFRM	MODÈLE/DIRECTIVE Ligne directrice POPP: Ligne directrice et modèle de rapport aux donateurs (en anglais)	Notes explicatives Le modèle de rapport type adressé aux donateurs peut être modifié, le cas échéant, selon les besoins des donateurs.**Les procédures restantes sont similaires à celles des projets de développement normaux ; toutefois, les modalités d'établissement de rapports, d'évaluation et de gestion devraient être assurées conjointement par le Bureau de la coordination.

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Révision de programme

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