ÉTAPE

Envoi d’une demande de renseignements (RFI)

Partie responsable

Personnel du programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Filtrer les réponses à la Demande de renseignements

Partie responsable

Personnel du programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Filtrer les OSC/ONG pertinentes pour les domaines programmatiques du PNUD et invitées à soumettre une Évaluation des capacités (CACHE – Capacity Assessment Checklist), sur la base des critères minimaux suivants :

a) Organisation non inscrite sur une liste d’exclusion
b) Domaine d’expertise pertinent pour le PNUD

ÉTAPE

Demander l’Évaluation des capacités (CACHE – Capacity Assessment Checklist)

Partie responsable

Comité : personnel des programmes et des opérations, participant indépendant (désigné par le Représentant résident)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Recueillir des informations détaillées auprès des OSC/ONG.

ÉTAPE

Mener l’Évaluation des capacités (CACHE – Capacity Assessment Checklist)

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Évaluer la capacité de mise en œuvre et identifier les besoins et opportunités de développement des capacités

ÉTAPE

Réaliser une analyse générale des risques

Partie responsable

Comité : personnel des programmes et des opérations, participant indépendant (désigné par le Représentant résident)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Évaluer les risques généraux pour le PNUD liés à l’engagement avec l’OSC/ONG, notamment :
a) Niveaux de risque identifiés (bruts et atténués)
b) Plafond financier maximal pouvant être canalisé via l’OSC/ONG

ÉTAPE

Consolidation des informations générales sur l’OSC/ONG

Partie responsable

If objective is to establish an office Roster in identified areas a Roster manager to be identified to maintain/ updated roster

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Consolider les informations issues des étapes précédentes, notamment :
a) Pertinence par rapport aux besoins identifiés
b) Capacité de mise en œuvre
c) Possibilités de développement des capacités
d) Plafond financier
e) Niveau de risque et mesures d’atténuation

ÉTAPE

Définir les Termes de référence pour l’engagement spécifique

Partie responsable

Personnel du programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Définir clairement les produits, résultats attendus et livrables du projet du PNUD

ÉTAPE

Identifier les critères d’avantage collaboratif spécifique

Partie responsable

Comité : personnel des programmes et des opérations, participant indépendant (désigné par le Représentant résident)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Identifier les critères spécifiques d’avantage collectif de l’ONG/OSC pour la réussite du projet

Ces critères serviront de base à l’évaluation de l’avantage collectif après l’établissement de la liste longue des ONG/OSC

ÉTAPE

Identifier les ONG/OSC à partir de la liste

Partie responsable

Comité : personnel des programmes et des opérations, participant indépendant (désigné par le Représentant résident)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Établir une liste longue d’ONG/OSC sur la base de :
a. Domaine d’expertise
b. Accès aux bénéficiaires
c. Plafond financier

ÉTAPE

Réévaluer les risques sur la base des Termes de référence spécifiques

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Confirmer ou réviser le niveau de risque général à la lumière des Termes de référence spécifiques

ÉTAPE

Conduire l’évaluation de l’avantage collectif des ONG/OSC

Partie responsable

Comité : personnel des programmes et des opérations, participant indépendant (désigné par le Représentant résident)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Déterminer la modalité la plus appropriée pour l’engagement de l’ONG/OSC, à savoir :
Sélection fondée sur l’avantage collectif
ou
Sélection fondée sur un processus concurrentiel

ÉTAPE

Approbation par un cadre supérieur lorsque la sélection est fondée sur l’avantage collectif

Partie responsable

Représentant résident ou Chef de bureau par intérim, sans délégation supplémentaire

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Responsabilité de la sélection par un processus non concurrentiel
Décision sur l’ONG/OSC avec laquelle l’Accord relatif à la Partie responsable peut être négocié

ÉTAPE

Engagement par la modalité de l’avantage collectif

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Définition des éléments clés, notamment :
a. Plan de travail des activités
b. Négociation des coûts, y compris les frais généraux

ÉTAPE

Engagement par un processus de sélection concurrentiel

Partie responsable

Personnel des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Sélection par mise en concurrence lorsque plusieurs ONG/OSC peuvent fournir les services
Soumis à la supervision des comités d’examen de l’approvisionnement doivent

ÉTAPE

Négociation de l’Accord relatif à la Partie responsable. Veuillez vous référer à la politique Sélectionner les parties responsables et les bénéficiaires de subventions pour la définition de la Partie responsable.

Partie responsable

Personnel des programmes et des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Compréhension claire des attentes de part et d’autre

Accord relatif à la Partie responsable prêt pour signature

ÉTAPE

Signature de l’Accord relatif à la Partie responsable

Partie responsable

Selon le Cadre de contrôle interne (ICF) [SB2]

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L’ONG/OSC est légalement engagée

ÉTAPE

Mise à jour du cadre de suivi et d’évaluation et du cadre de résultats du projet

Partie responsable

Personnel du programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Gestion des risques spécifiques à l’ONG/OSC
Les besoins de développement des capacités et les risques propres à l’ONG/OSC sont intégrés dans la conception globale du projet