ÉTAPE

Ouvrir un compte bancaire pour recevoir les avances 

Remarque : L’ouverture d’un compte bancaire dédié au(x) projet(s) est encouragée en tant que mesure d’atténuation des risques lorsque cela est jugé approprié. Toutefois, lorsque cette option n’est pas faisable ou praticable en raison de la réglementation locale ou d’autres raisons valables, le PNUD peut autoriser le dépôt des fonds sur un compte bancaire du gouvernement central ou sur un compte bancaire contenant des fonds provenant d’autres sources, à condition que le partenaire dispose d’un système comptable financier solide permettant de suivre avec précision les fonds fournis par le PNUD et de satisfaire aux exigences du PNUD en matière d’établissement de rapports.

Partie responsable

Partenaire

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les comptes bancaires ouverts par les partenaires pour recevoir des avances ne doivent pas appartenir au PNUD ni être ouverts au nom du PNUD. Les bureaux du PNUD ne doivent pas organiser l’ouverture ou la clôture des comptes bancaires de projet exploités par les partenaires, et le personnel du PNUD ne doit pas être signataire de ces comptes. Le partenaire est responsable et est tenu de mettre en place des contrôles stricts, notamment d’effectuer des rapprochements bancaires au moins une fois par mois, et de conserver les pièces justificatives, conformément à la politique de conservation des documents du PNUD, relatives à l’utilisation des fonds fournis par le PNUD.

Tout intérêt généré sur les comptes bancaires à partir des avances fournies par le PNUD doit être clairement ventilé dans les formulaires FACE. À des fins de traçabilité et de rapprochement, les intérêts perçus doivent être déclarés dans le Rapport combiné d’exécution (Combined Delivery Report – CDR), qui constitue le document officiel utilisé par les auditeurs et les contreparties gouvernementales. Toutefois, l’utilisation d’un compte de produits (5xxxx) empêche les intérêts perçus d’apparaître dans les rapports CDR. En conséquence, les bureaux doivent enregistrer les intérêts perçus au moyen d’une facture à montant zéro (Zero Dollar Invoice – ZDI) :

1. Lorsque les intérêts sont déclarés comme perçus par le partenaire (mais n’ont pas encore été reversés au PNUD) :
   Débiter le compte 16005 (Avances NEX) et créditer le compte 74510 (Frais bancaires) pour le montant total des intérêts déclarés par le partenaire pour la période de rapport concernée.
2. Lorsque les intérêts sont remboursés au PNUD ou utilisés par le partenaire pour couvrir des dépenses du projet :
   Débiter le compte de trésorerie correspondant (4xxxx) en cas de remboursement ; ou
   Débiter les dépenses (7xxxx) lorsque les fonds ont été utilisés ; et
   Créditer le compte Avances NEX (16005).

Les équipes programme et finances du PNUD doivent veiller à ce que les relevés bancaires soient vérifiés afin de confirmer l’existence d’intérêts perçus lors des activités d’assurance (audits ou vérifications ponctuelles).

ÉTAPE

Fournir au bureau du PNUD un registre détaillé du personnel autorisé du projet, y compris des spécimens de signature.
Au minimum, inclure un signataire principal et un signataire suppléant.

Partie responsable

Partenaire

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Ces responsables auront signé le plan de travail annuel et les bureaux du PNUD doivent veiller à ce que les formulaires FACE soient signés par ces responsables désignés. Ce registre doit être conservé au bureau du PNUD à des fins de contrôle interne et d’activités d’assurance.

ÉTAPE

Tenir les dossiers du projet et les documents connexes, et procéder aux mises à jour nécessaires, notamment :

• Les coordonnées du compte bancaire
• La liste des signataires autorisés avec spécimens de signature

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Lorsqu’un compte bancaire distinct est tenu par le partenaire pour recevoir et suivre les fonds du PNUD, les bureaux du PNUD doivent conserver des informations à jour concernant ce compte bancaire.

ÉTAPE

Planifier les activités du projet conformément au plan de travail annuel pour le trimestre suivant.
Établir la disponibilité des fonds.
Vérifier que les fonds demandés sont conformes au plan de travail annuel.

Partie responsable

Partenaire,

Directeur de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Tous les paiements effectués à partir des fonds avancés doivent être appuyés par des bons de commande (lorsque le niveau de passation des marchés l’exige), des devis originaux, des factures, des bons de réception et des justificatifs de paiement originaux signés. Tous ces documents doivent être conservés par le partenaire sous leur forme originale et mis à disposition de l’auditeur et/ou de l’équipe de suivi du PNUD lors des activités d’assurance (audits et vérifications ponctuelles, etc.).

Le montant demandé doit refléter une estimation réaliste des besoins financiers pour la période concernée. Une avance unique ne doit pas dépasser le plan de travail trimestriel réaliste (janvier–mars, avril–juin, juillet–septembre et octobre–décembre) de l’exercice comptable. Toutefois, au cours d’un même trimestre, et en fonction de la disponibilité des fonds et du calendrier de réception des contributions, plus d’une avance peut être accordée. Une avance unique ne doit pas couvrir des fonds destinés à être utilisés sur deux trimestres.

ÉTAPE

Préparer, signer et soumettre les formulaires FACE, y compris le modèle ICE, chaque fois que le projet a besoin de fonds, et au minimum sur une base trimestrielle. Inclure une copie du relevé bancaire indiquant le solde de trésorerie de clôture pour le trimestre concerné. Le cas échéant, inclure un rapprochement avec le solde des fonds de trésorerie disponibles tel qu’indiqué dans le formulaire FACE. (Le rapprochement ne s’applique pas si le partenaire ne tient pas de compte bancaire distinct pour le projet concerné.)

Partie responsable

Partenaire

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les formulaires FACE servant à liquider les avances doivent être soumis au PNUD au plus tard quinze (15) jours après la fin de chaque trimestre. Les bureaux peuvent convenir de prolongations raisonnables de ce délai après consultation de l’OFM, mais toute prolongation doit tenir compte de la nécessité d’enregistrer les dépenses avant la clôture trimestrielle des livres comptables dans le système Quantum du PNUD.

Les bureaux du PNUD doivent veiller à ce que les formulaires FACE soient signés par les responsables désignés conformément au plan de travail annuel.

ÉTAPE

Vérifier les formulaires FACE tels que soumis par le partenaire.

- Confirmer que la demande d’avance s’inscrit dans le budget du projet Quantum disponible et dans les ressources disponibles.

- Confirmer que la répartition Quantum (Unité opérationnelle, Fonds, Département des dépenses, Partie responsable, Donateur) est identique dans le plan de travail annuel et dans le budget du projet Quantum.

- Vérifier la signature du partenaire par rapport aux spécimens de signature convenus pour le projet et soumis par le partenaire.

- Vérifier que le solde d’ouverture correspond au solde de clôture du dernier formulaire FACE.

- Vérifier l’exactitude arithmétique du formulaire FACE.

- Déterminer que les dépenses déclarées et l’avance demandée sont appropriées et nécessaires pour atteindre les résultats du programme, dans la période couverte par l’avance, conformément au plan de travail annuel, au budget du projet et aux autres documents disponibles.

- Prendre en compte les activités d’assurance (audits et vérifications ponctuelles), ainsi que les rapports d’évaluation existants, et déterminer s’il existe des motifs de suspension ou de réduction du financement.

- Vérifier que les critères suivants sont remplis avant d’approuver une demande d’avance :

•  
• Critère I (partenaire et produit individuel) : au moins 80 % des avances précédentes relatives au produit ont été liquidées ; et
• Critère II (partenaire et produit individuel) : 100 % de toutes les avances antérieures (c’est-à-dire les avances précédant la dernière avance) ont été liquidées. Cette règle s’applique aux avances en souffrance antérieures à la dernière avance (avant-dernière avance) ; et
• Critère III (produits agrégés du partenaire) : pour les partenaires gérant plus d’un produit, le partenaire ne doit avoir aucune avance en souffrance depuis plus de douze (12) mois sur un produit donné. Tous les produits gérés par le partenaire doivent être pris en compte pour déterminer si le partenaire satisfait au critère n°3.

Une facture de prépaiement AP dans Quantum ne peut être créée que si les trois critères ci-dessus sont remplis. Afin de permettre une évaluation correcte de cette règle, les formulaires FACE servant à liquider des avances antérieures doivent être traités avant l’enregistrement de nouvelles avances incluses dans le même formulaire FACE. En cas de non-respect, le bureau de pays doit solliciter une approbation préalable du Bureau régional pour toute dérogation. Lorsque le Bureau exerce une approbation exceptionnelle pour de nouvelles avances ne satisfaisant pas à ces trois critères, les bureaux doivent documenter ces dérogations et les archiver dans le dossier du projet à des fins de piste d’audit.

Veiller à ce que les informations complètes du partenaire en tant que fournisseur, y compris les instructions de paiement, soient enregistrées dans Quantum. Toute demande de modification des informations de paiement doit suivre les procédures établies relatives aux modifications des données de base des fournisseurs, y compris les procédures d’examen et d’approbation.

À l’issue de l’examen et de la vérification ci-dessus, le chef de bureau du PNUD doit :

• Accepter : signer et approuver le formulaire FACE ;
• Demander au partenaire de modifier le formulaire FACE en cas d’erreurs ou d’omissions et de le soumettre à nouveau ; ou
• Rejeter le formulaire FACE, en conserver une copie et le retourner au partenaire en indiquant les motifs du rejet.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Contrôle interne, premier niveau sur trois

Ne pas négliger les considérations programmatiques, y compris les constatations issues des audits, des activités d’assurance et des évaluations des capacités. Il ne s’agit pas uniquement d’un processus comptable. Les avances ne doivent être accordées que lorsque le responsable de programme estime qu’elles sont appropriées et nécessaires pour atteindre les résultats du programme.

Le rapport d’analyse des comptes UN dans Quantum (General Account Analysis Report) peut être utilisé pour suivre les avances accordées aux partenaires.

Les avances doivent être demandées par le partenaire et imputées dans Quantum à la combinaison donateur et fonds correspondante, en fonction des activités donnant lieu à des dépenses et de leur financement associé. De cette manière, la réservation des fonds correspondant aux avances est enregistrée sur le fonds donateur approprié.

Le formulaire FACE ne doit être approuvé et signé que si toutes les exigences de la présente section sont pleinement respectées.

ÉTAPE

Soumettre la demande de paiement, accompagnée du formulaire FACE approuvé, au GSSC.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le bureau du PNUD soumet la demande de paiement au GSSC, accompagnée du formulaire FACE dûment approuvé.

ÉTAPE

Créer une facture de prépaiement dans le module Comptes fournisseurs (AP) de Quantum en imputant le compte Avances 16005 (Avances NEX) pour les avances, ou le compte de charges GL 7xxxx pour les remboursements, avec le partenaire (ministère ou autre institution nationale) comme bénéficiaire, et la combinaison donateur et fonds correspondante.

Veiller à ce que le montant, la devise, le bénéficiaire et les codes comptables soient cohérents avec le formulaire FACE justificatif.

Les formulaires FACE doivent être examinés et approuvés par le responsable de programme du PNUD, qui veille à ce que les champs de répartition appropriés figurent dans le formulaire FACE et dans la demande de création de la facture de prépaiement.

La facture du module AP de Quantum, accompagnée du formulaire FACE justificatif, doit être transmise au responsable approbateur pour le deuxième niveau d’approbation.

Partie responsable

Chargé des finances du bureau du PNUD / Unité des comptes fournisseurs du GSSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les pièces comptables ne doivent jamais être établies au nom de personnes physiques employées par un gouvernement ou une entité des Nations Unies. Le partenaire doit être le bénéficiaire du paiement, et son nom doit correspondre à celui figurant sur le compte bancaire destinataire.

Les avances doivent être effectuées uniquement en monnaie locale. Les demandes de paiement en monnaie autre que la monnaie locale doivent être soumises au Trésor du Siège du PNUD pour approbation, conformément au POPP.

Lorsque le document de projet ou le plan de travail annuel identifie clairement des activités et des dépenses devant être engagées en monnaie autre que locale, l’approbation du Trésor du Siège du PNUD n’est pas requise.

Tous ces cas doivent être approuvés par le chef de bureau.

Tout solde non utilisé doit être restitué par le partenaire dans la même monnaie que celle dans laquelle l’avance a été reçue.

Les bureaux doivent soumettre au GSSC les pièces justificatives nécessaires relatives aux décaissements en monnaie autre que locale.

Les pièces justificatives relatives aux dépenses déclarées doivent être vérifiées lors des activités d’assurance, y compris les vérifications ponctuelles et les audits. Lorsque les dépenses ne sont pas suffisamment étayées, le bureau programme doit : a) demander des explications adéquates au partenaire, b) envisager la réalisation de procédures alternatives, c) corroborer les explications fournies par le partenaire à l’aide d’autres sources, d) envisager la réalisation d’activités d’assurance supplémentaires afin de vérifier l’absence d’autres cas similaires, e) documenter, dans une Note au dossier signée par le chef de bureau ou son représentant dûment désigné, la manière dont la situation a été traitée.

Toute dépense non étayée ou inexpliquée, et qui n’a pas été justifiée de manière satisfaisante pour le bureau du PNUD, doit être rejetée. Les bureaux doivent veiller à ce que ces dépenses ne soient pas soumises de nouveau par le partenaire dans des rapports ultérieurs.

ÉTAPE

Approuver le paiement après examen de la facture AP et du formulaire FACE justificatif afin de vérifier l’exactitude, la cohérence (montant, devise, bénéficiaire, codes comptables) et l’autorisation appropriée.

Prendre en compte tout facteur susceptible d’empêcher le PNUD d’effectuer le paiement, notamment les signaux d’alerte liés à la fraude, et demander des explications adéquates le cas échéant.

Partie responsable

Unité des comptes fournisseurs du GSSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Contrôle interne, deuxième niveau sur trois.

Approuver la facture de prépaiement AP dans Quantum conformément aux seuils d’approbation des paiements applicables au bureau du PNUD ou au GSSC.

Pour la vérification budgétaire :
La pièce suit le même processus que toute autre facture de prépaiement AP et décaissement dans Quantum (voir POPP : Gestion des dépenses). Tous les champs de répartition du module AP de Quantum dans « Manage Distribution », y compris le segment de répartition du projet (par exemple identifiant de projet, identifiant de tâche, partie responsable), doivent être renseignés.

ÉTAPE

Décaisser les fonds. Voir POPP : Décaissement des fonds (effectuer des paiements)

Exécuter le cycle de paiement pour les paiements approuvés et transmettre les instructions de paiement à la banque désignée conformément aux procédures opérationnelles standard établies.

Partie responsable

Unité des paiements du GSSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Contrôle interne, troisième niveau sur trois

Remarque : Les paiements relatifs aux projets mis en œuvre selon la modalité d’exécution nationale doivent être effectués uniquement en monnaie locale.

Les paiements en monnaie autre que locale ne peuvent être effectués qu’après obtention de l’approbation requise, conformément au paragraphe 9 de la politique de Transferts directs de fonds et remboursements.

ÉTAPE

Liquidation des transferts directs d’espèces (avances) sur la base des formulaires FACE :

• Examiner les dépenses déclarées dans le formulaire FACE afin d’en évaluer la pertinence et la cohérence avec les activités du programme, le plan de travail annuel, le document de projet et, le cas échéant, les autres accords conclus avec le PNUD. Vérifier que des progrès sont réalisés vers l’atteinte des résultats attendus.
• Vérifier dans Quantum que les dépenses ont été décaissées et déclarées conformément aux dispositions du budget du projet et du plan de travail annuel, et qu’elles sont cohérentes avec la structure budgétaire du projet et le plan comptable (Projet, Activité, Donateur, Fonds et Compte).
• Confirmer que les dépenses s’inscrivent dans le budget PPM Quantum disponible ainsi que dans les soldes d’avances disponibles.
• Veiller à ce que la répartition des dépenses dans le module AP de Quantum (Manage Distribution) corresponde à la répartition de l’avance précédemment enregistrée, y compris tous les champs de répartition du projet (par exemple identifiant de projet, identifiant de tâche, partie responsable).

Veiller à ce que les dépenses soient déclarées dans la même monnaie que les avances correspondantes.

Vérifier la signature du partenaire attestant la certification des dépenses par rapport aux spécimens de signature figurant dans les dossiers du projet.

Sur la base des vérifications et examens ci-dessus :

• Accepter : signer et approuver le formulaire FACE ;
• Demander au partenaire de modifier le formulaire FACE ; ou
• Rejeter le formulaire FACE, en conserver une copie et le retourner au partenaire en indiquant les motifs du rejet.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Premier niveau de contrôle interne

À réception des formulaires FACE, le responsable de programme du PNUD exerce la responsabilité du PNUD en effectuant avec diligence toutes les étapes de vérification et d’examen. Le formulaire FACE n’est accepté, approuvé et signé que lorsque les dépenses déclarées satisfont à l’ensemble des exigences du PNUD.

Rapports de suivi utiles :
Le rapport d’analyse des comptes GL (Power BI) et le rapport sur le solde du budget de projet Quantum peuvent être utilisés pour suivre les dépenses déclarées et les budgets relatifs aux partenaires.

ÉTAPE

Enregistrer les dépenses déclarées par imputation sur la facture de prépaiement :

Le partenaire utilise un formulaire FACE pour déclarer les dépenses engagées à partir de l’avance de trésorerie, après quoi une facture standard est créée dans le module AP de Quantum et imputée sur la facture de prépaiement afin de comptabiliser la dépense.

• Crédit : compte d’avance GL 16005
• Débit : comptes de charges (7xxxx) conformément au budget Quantum et au plan de travail annuel signé

Pour les remboursements déclarés après la clôture du cycle de paiement de l’exercice, l’excédent de dépenses déclaré au-delà du montant de l’avance devient exigible au titre de la facture standard. Si cet excédent n’est pas payé avant la fin de l’exercice, il apparaîtra dans Quantum comme facture impayée, comme toute autre facture impayée.

Soumettre la facture du module AP de Quantum et les formulaires FACE justificatifs au responsable approbateur.

Partie responsable

Unité des comptes fournisseurs du GSSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Dans le module AP de Quantum, la facture standard utilisée pour liquider l’avance sera payée lorsque les dépenses déclarées excèdent le montant avancé au partenaire.

La disponibilité budgétaire est vérifiée lors de l’octroi de l’avance et de son enregistrement sur le compte GL 16005 (Avances NEX), ainsi que lors de l’enregistrement des dépenses. Par conséquent, la facture de prépaiement et la facture standard doivent toutes deux faire l’objet d’une validation budgétaire.

ÉTAPE

Approuver la facture standard du module Comptes fournisseurs (AP) de Quantum afin d’enregistrer les dépenses.

Examiner la facture standard du module AP de Quantum et vérifier que la pièce comptable correspond aux formulaires FACE et que les deux ont été approuvés et signés par le responsable de programme. Vérifier la cohérence des montants, de la devise et des codes comptables.

Prendre en compte tout facteur susceptible d’empêcher le PNUD d’effectuer le paiement, notamment les signaux d’alerte liés à la fraude, et demander des explications adéquates le cas échéant.

Veiller à ce que le paiement soit comptabilisé dans la période au cours de laquelle les dépenses ont été engagées par le partenaire, et non à la date de l’approbation du formulaire FACE par le PNUD.

Partie responsable

Unité des comptes fournisseurs du GSSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Deuxième et dernier niveau de contrôle interne.

Le responsable approbateur approuve la facture standard appliquée dans Quantum.

La facture permet d’enregistrer la dépense, et ce n’est qu’à ce stade que la livraison, c’est-à-dire la dépense, est reconnue dans Quantum.

ÉTAPE

Recevoir les fonds et effectuer les décaissements.

Partie responsable

Partenaire,

Directeur de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le partenaire effectue les décaissements conformément au plan de travail annuel et conserve les enregistrements de toutes les transactions. Lorsque des fonds supplémentaires sont requis, le directeur de projet reprend la procédure à partir de l’étape 3.

ÉTAPE

Rapprocher les fonds de trésorerie disponibles tels qu’indiqués dans les formulaires FACE avec :

• Le solde figurant sur le compte Quantum 16005 ;
• Le relevé bancaire du projet, lorsqu’un compte bancaire distinct est utilisé.
• Signer les formulaires FACE afin d’attester l’examen du rapprochement et les mettre à disposition à des fins d’audit.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

En cas d’erreurs dans le formulaire FACE ou dans Quantum, assurer un suivi rapide afin de les résoudre.

Procéder aux ajustements nécessaires dans le module AP de Quantum, conformément au POPP : Gestion des dépenses.