ÉTAPE

Signer un accord pro bono

Partie responsable

RR,Regional Bureau Director

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

1) Les accords pro bono portent sur la réception de biens et/ou de services, conformément au Bulletin du Secrétaire général des Nations Unies sur l’acceptation de biens et de services pro bono (2006), complété par les politiques du PNUD.

2) Le modèle complet permet de formaliser un partenariat couvrant à la fois des contributions pro bono (biens et services) et des contributions financières.

a) Le Représentant résident (RR) signe les accords nationaux conclus avec des entités nationales ou avec des succursales nationales d’entités multinationales.

b) Le Directeur du Bureau régional signe les accords régionaux conclus avec des entités régionales ou avec des succursales régionales d’entités multinationales.

3) Lorsqu’une entité du secteur privé propose au PNUD, de manière non sollicitée, une contribution pro bono de biens ou de services, il est nécessaire, en plus de l’évaluation des risques liée à l’entité du secteur privé elle-même, de veiller tout particulièrement à ce qu’il s’agisse du moyen le plus efficient, en termes de coûts, pour atteindre l’objectif visé. Lorsqu’il n’est pas clairement établi que l’offre présente une caractéristique unique, il est indispensable de mener un exercice approfondi de cartographie et d’analyse des options afin d’examiner des alternatives comparables et de :

a. approcher un large éventail d’entreprises similaires afin de vérifier qu’il n’existe pas de meilleures offres disponibles ;

b. fournir des éléments démontrant que les biens ou services pro bono sont adaptés à l’objectif poursuivi et offrent le meilleur rapport qualité-prix, notamment en obtenant des spécifications complètes des biens donnés, y compris les normes de qualité ;

c. définir les contrôles de qualité nécessaires à effectuer, en fonction de la nature de la contribution ;

d. disposer d’un processus documenté d’examen par les pairs des différentes options ;

e. réaliser une analyse visant à déterminer si la contribution pourrait entraîner une « standardisation future », dans laquelle un bien ou un service spécifique limiterait les choix futurs du PNUD et entraînerait des coûts imprévus. En particulier, l’analyse doit démontrer qu’aucune dépendance susceptible d’engendrer des coûts futurs ne sera créée ;

f. veiller à ce qu’aucun avantage indu ne soit accordé.