ÉTAPE

Créer une demande électronique comprend les étapes principales suivantes :

• Définition du produit
• Passage en caisse (Checkout)

Partie responsable

Demandeur / Fournisseur

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Définition du produit :

a) Mettre à jour les préférences de la demande. Utiliser les valeurs par défaut pour toutes les demandes.
b) Rechercher les articles dans la barre de recherche.
c) Si le produit existe – sélectionner le Produit (ATLs) ou les Articles.
d) Si le produit n'existe pas – définir le Produit via UNSPSC.
e) Rechercher les articles à l’aide de « Acheter par catégorie ».
f) Créer une demande en utilisant « Demander des articles hors catalogue » dans « Plus de tâches ».
g) Compléter, pour chaque ligne : description, catégorie, quantité et montant.
h) Ajouter au panier.
i) Répéter les étapes (e) et (f) pour chaque ligne.
j) Si un produit prédéfini ou une ATL existe pour le besoin, le Demandeur saisit uniquement la quantité et « Ajouter au panier ».
k) Pour les ATLs, les informations varient en fonction de l’accord. L’objectif est de fournir suffisamment d’informations, y compris des liens vers les sites produits, afin que le Demandeur puisse sélectionner le produit.

Partie responsable

Demandeur / Fournisseur

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Passage en caisse (Checkout)

a) Cliquer sur l’icône du panier et sur « Réviser ».
b) Compléter les détails pour chaque ligne : date de livraison, utilisation d’actif, imputation budgétaire (COA).
c) Utiliser « Gérer les approbations » pour vérifier qui peut approuver et « Soumettre » pour envoyer en approbation.

Partie responsable

Demandeur / Fournisseur

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Approbation de la demande électronique

a) Le Gestionnaire de projet examine et approuve la demande électronique.
b) L’Approbateur peut également ouvrir la demande et demander des informations supplémentaires.

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives