ÉTAPE

Désigner un responsable de programme pour gérer le dispositif d'engagement.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Établir un ID de projet dans Quantum, et sélectionner la facilité d'engagement comme type de projet.
 

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L’ID de projet peut rester ouvert pendant toute la durée du programme pays à moins qu’il ne soit fermé en conformité avec l’étape 6.0. 
 

ÉTAPE

Élaborer un plan de travail pluriannuel, identifier les ressources financières pour les activités et mettre à jour le plan de travail à mesure que de nouvelles activités sont prévues.
 

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

S'assurer que tous les coûts programmatiques et opérationnels prévus sont identifiés, y compris les dispositions relatives à l'efficacité du développement et au soutien à la mise en œuvre, et que tous les coûts sont inclus dans le budget.
 

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les exigences relatives à la budgétisation d'un projet sont décrites dans la section Préparation de budgets de projets entièrement chiffrés.
 

ÉTAPE

Approuver le plan de travail pluriannuel, qui engage les ressources.
 

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Voir les remarques 1,2,3 et 4 ci-dessous. 

Remarque 1 : Les ressources régulières sont affectées au bureau pays au moyen d'une limite annuelle de dépenses (ASL). Les ressources régulières non dépensées ne sont pas reportées à l'année suivante. Le COA suivant pour les ressources ASL utilisées pour la facilité d'engagement doit être utilisé pour définir l'allocation dans le budget du projet :
 

                Year : année en cours
                Fund : 04400
                OP Unit : Code du bureau pays
                Impl. Agent : 001981 (PNUD)
                Donor : 00012
b) Le code de fonds (04xxx) pour les allocations de ressources régulières des guichets régionaux et globaux sera fourni par le bureau émetteur.

Remarque 2 : Les contributions, au titre de ressources non-régulières, à la facilité d'engagement sont contrôlées par la trésorerie. La comptabilisation des revenus se fait comme suit :
a) Pour les transferts de soldes inutilisés de partage des coûts, les règles suivantes s'appliquent :

• Les bureaux doivent s'assurer que les projets de partage des coûts correspondants sont liquidés financièrement et qu'il n'existe pas d'obligations ou d'engagements financiers non acquittés ;
• Les bureaux doivent s'assurer de l'accord de tous les donateurs concernés pour rediriger ces fonds vers la facilité d'engagement ;
• Les transferts sont effectués par saisie dans le general ledger journal en fonction des rubriques suivantes :

b) : Lorsque le bureau pays mobilise des contributions gouvernementales ou des contributions de tiers au titre du partage des coûts pour la facilité d'engagement, dès réception de la contribution, les bureaux doivent appliquer la contribution à la facilité d'engagement à travers le Système de Gestion de Document (DMS, Document Management System, pour ses sigles en anglais).
 
Remarque 3 : La politique de recouvrement des coûts du PNUD concernant la gestion des ressources non-régulières et les frais généraux d'appui à la gestion s'applique aux contributions des gouvernements et des tiers, ainsi qu'aux transferts à partir du compte 11888.
 
Remarque 4 : La facilité peut recevoir des fonds provenant de diverses ressources régulières et non régulières telles que mentionnées ci-dessus. Toutefois, une fois les revenus enregistrés dans la facilité d'engagement, ils ne peuvent plus être considérés comme fongibles et ne peuvent donc plus être transférés à d'autres fins.
 

ÉTAPE

Rendre compte des résultats obtenus dans le Rapport d'analyse axé sur les résultats (ROAR) et dans les revues annuelles du programme pays.

 

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Fermer la facilité d'engagement une fois qu'elle n'est plus requise.  

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La facilité d'engagement devrait être fermée dans Quantum une fois qu'elle n'est plus requise. Au moins une fois durant la période du programme, toutes les facilités d'engagement devraient être revues pour estimer si une clôture s'impose. Voir clôturer et transition.