ÉTAPE

Informer le point focal RH du BES/JPOSC dès que possible de l’arrivée du fonctionnaire au lieu d’affectation et de la prise de fonctions (le cas échéant, confirmer l’arrivée des membres de la famille à charge)

Partie responsable

Agent local des RH / Superviseur du fonctionnaire / Autre agence

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le point focal local des RH, le superviseur ou l’agence concernée doit informer le point focal RH du BES/JPOSC que le fonctionnaire et les membres de la famille à charge sont arrivés au lieu d’affectation, en précisant la date de prise de fonctions et les dates de voyage.

ÉTAPE

Autoriser le versement de la prime de rapatriement par note ou ordre de paiement

Partie responsable

Point focal RH du BES/JPOSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Fonctionnaires affectés dans un bureau de pays (CO) : 

le BES envoie une autorisation de paiement au bureau de pays du PNUD. Le bureau de pays procède ensuite au versement. 

L’autorisation précise le montant forfaitaire de la prime de rapatriement, tandis que le montant de la DSA (indemnité journalière de subsistance) est déterminé par le bureau de pays du PNUD. 

Fonctionnaires affectés au siège (HQ) : 

le BES/JPOSC émet un ordre de paiement et le transmet pour approbation au responsable budgétaire.

Pour les fonctionnaires réaffectés à un nouveau lieu d’affectation, le BES/JPOSC peut autoriser le versement anticipé du montant forfaitaire de la prime de rapatriement jusqu’à trois mois à la demande du fonctionnaire. Le versement est effectué selon le taux de change et le taux d’ajustement postaux applicables à la date du versement, sans ajustement ultérieur en cas de fluctuations.

ÉTAPE

Effectuer le versement / Approuver l’ordre de paiement

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le bureau de pays du PNUD procède au versement via un ordre de paiement (AP voucher). Il calcule la DSA en appliquant le taux en vigueur à la date d’arrivée du fonctionnaire et/ou des membres de la famille à charge. L’ordre de paiement est ensuite approuvé par le responsable budgétaire.

ÉTAPE

Exception pour dispenser du remboursement du montant forfaitaire de la prime de rapatriement lorsque la durée du service au lieu d’affectation est inférieure à un an

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le spécialiste RH du BES responsable de la région a l’autorité d’approuver une exception pour dispenser du prorata du montant forfaitaire de la prime de rapatriement lorsqu’il existe des raisons impérieuses et/ou humanitaires.