Bons de commande et engagements | Programme des Nations Unies pour le développement

1	ÉTAPE Générer / créer un contrat / bon de commande	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
1.1	ÉTAPE Styles de documents disponibles pour les commandes : Bon de commande Commande de contrat Ordre de travail contractuel Bon de commande Similaire à Atlas. Comprend l’obligation de fonds, les calendriers et les distributions. Lignes basées sur le montant, le prix fixe, le taux ou la quantité. Les lignes du bon de commande peuvent être associées à des accords ou ALT ou créées à partir de ceux-ci. Commande de contrat La commande de contrat est un nouveau concept dans Quantum qui combine les modèles juridiques du contrat et les livrables avec l’obligation de fonds du bon de commande. Aucun bon de commande supplémentaire n’est requis pour une commande de contrat. Lignes basées sur le montant, le prix fixe, le taux ou la quantité. Inclut les dates de début et de fin du contrat ainsi que les livrables définis dans les calendriers. Ordre de travail contractuel L’ordre de travail contractuel est similaire à la commande de contrat mais adapté aux travaux de génie civil et aux contrats de services uniquement, par exemple pour les consultants individuels. Pas d’Incoterms ni d’informations d’expédition. Type de ligne pris en charge : « prix fixe ». La description du calendrier est modifiable. Cela permet aux acheteurs de créer ou de traiter souvent une seule ligne provenant de la sollicitation ou de la réquisition représentant uniquement ce qu’il faut acheter, par exemple « Consultant », et de saisir les informations détaillées des livrables dans le calendrier. Option future : confirmation des travaux par les fournisseurs dans le Portail Fournisseurs avec approbation et réception automatique.	Partie responsable Acheteurs	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
1.2	ÉTAPE Une fois achevé, le contrat ou le bon de commande doit contenir suffisamment d’informations pour être juridiquement valide, réserver les fonds et permettre le suivi.	Partie responsable Acheteurs	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2	ÉTAPE Appliquer les conditions contractuelles L’acheteur doit ajouter les Conditions Contractuelles afin de créer un contrat juridiquement valide.	Partie responsable Acheteurs	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Approuver la commande de contrat et le bon de commande Toutes les commandes de contrat et tous les bons de commande sont envoyés pour approbation. Le processus remplit plusieurs fonctions : Validation des données Dérogation au contrôle budgétaire Approbation financière / budgétaire Approbation d’achat Contrôle des modifications du fournisseur L’acheteur peut visualiser le circuit d’approbation et les futurs approbateurs via « Gérer les approbations ». Contrôles de validation avant soumission : Le demandeur doit avoir une valeur indiquée Le demandeur ne doit pas être un acheteur	Partie responsable Gestionnaire approbateur des bons de commande (PO)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives