Déclaration de situation financière | United Nations Development Programme

1	ÉTAPE Identifier les personnes tenues de déposer une déclaration annuelle	Partie responsable Chef du bureau, Points focaux de la politique de divulgation financière	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La politique de divulgation financière identifie les principales catégories de déclarants comme étant le personnel de niveau D1/P6 et plus, les personnes dont les fonctions principales sont la passation de marchés et l'investissement, les autres personnes ayant accès à des informations confidentielles en matière de passation de marchés et d'investissement, et l'ensemble du personnel du Bureau de l'éthique. Les nouveaux déclarants qui entrent dans l'une des catégories de déclarants de la politique de divulgation financière devront remplir une première déclaration de situation financière, décrite comme une déclaration « d'initiation ». La déclaration doit couvrir la période de 12 mois précédant immédiatement la date effective de la nomination, de la promotion ou du changement de fonction.
2	ÉTAPE Informer les personnes identifiées de leur obligation actuelle et de leur obligation de dépôt chaque année.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives L'exercice de dépôt annuel a lieu en mars/avril de chaque année. Une fois les participants identifiés à partir des points focaux PLF et des listes de l'OHR concernant les grades concernés, le Bureau d'éthique envoie un courriel contenant tous les liens et instructions appropriés à chaque participant pour l'année de dépôt en question.
3	ÉTAPE Rassembler les informations nécessaires à l'avance, à la fin de chaque année civile, pour s'assurer que leurs déclarations seront complètes et exactes, et qu'elles pourront être vérifiées par une documentation tierce objective, si nécessaire. Toutes les questions doivent être adressées au point focal de la politique de divulgation financière du bureau ou de l'unité ou au bureau d'éthique.	Partie responsable Les membres du personnel des niveaux de classe et des fonctions identifiés sont généralement désignés pour soumettre leur déclaration	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Soumettre les déclarations annuelles en ligne	Partie responsable Les membres du personnel des niveaux de classe et des fonctions identifiés sont généralement désignés pour soumettre leur déclaration	MODÈLE/DIRECTIVE Divulgation financière (en anglais)	Notes explicatives Remplir un formulaire en ligne, en indiquant ses sources de revenus et ses actifs, ses activités extérieures et ses affiliations, y compris celles de son conjoint et de ses enfants à charge. Toutes les soumissions en ligne sont gardées confidentielles dans un serveur sécurisé et sont utilisées pour identifier, résoudre et donner des conseils sur les conflits d'intérêts. Les documents justificatifs sont conservés en lieu sûr. L'accès aux divulgations et à la documentation est limité au personnel du Bureau de l'éthique et aux personnes désignées par lui.
5	ÉTAPE Examen des déclarations	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Fournir des autorisations et des conseils	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Demande d'autorisation de participer à une activité extérieure (en anglais) Formulaire de déclaration de dons (en anglais)	Notes explicatives Lorsque le Bureau de déontologie ne détecte pas de conflit d'intérêts, le déclarant est informé que la procédure de déclaration est terminée et qu'aucune autre action n'est requise. Lorsqu'une déclaration fait état d'intérêts susceptibles d'être incompatibles avec les fonctions ou le statut du déclarant, le Bureau communique avec ce dernier sur la meilleure façon de gérer une telle situation. Par exemple, le déclarant peut être informé qu'il doit demander l'autorisation d'exercer une activité extérieure, qu'il doit démissionner d'un poste extérieur ou se défaire de certaines participations, si ces activités ou ces actifs sont incompatibles avec son rôle et ses devoirs professionnels. Tout cadeau ou honoraire reçu doit être déclaré sur un formulaire de déclaration de cadeau et soumis à la division des services administratifs. Des conseils sur l'acceptabilité des cadeaux ou des honoraires sont disponibles sur le site intranet du Bureau d'éthique.
7	ÉTAPE Vérifier les déclarations	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Effectue une vérification auprès d'un échantillon aléatoire de déclarants de tous les niveaux et de tous les bureaux. Les déclarants sélectionnés doivent, dans les délais impartis, fournir une copie des documents justificatifs émanant d'un tiers, tels que les déclarations d'impôt sur le revenu (avec les pièces justificatives), les relevés bancaires, de courtage ou d'hypothèque, les statuts de société, les certificats de propriété ou les contrats de prêt, afin que le bureau d'éthique puisse vérifier la véracité des informations communiquées.
8	ÉTAPE Informations supplémentaires	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Informations supplémentaires (en anglais)	Notes explicatives