Les fonctionnaires du système des Nations Unies et les membres de la famille admissibles sont tenus d’obtenir une habilitation de sécurité pour tous les voyages officiels, quel que soit le lieu, et ils ne sauraient entamer un voyage officiel sans obtenir ladite habilitation, sauf dans des cas de force majeure, où ils disposent de peu de temps pour satisfaire à cette politique, comme une évacuation médicale immédiate ou une autre situation mettant leur vie en danger.
Aux fins de cette politique, le voyage officiel désigne les congés officiels dans les foyers ou d’autres remboursements des frais de voyage autorisés dont le coût du déplacement est pris en charge par les organisations du système des Nations Unies. Cela s’applique indépendamment du fait que les voyages officiels soient effectués par voie aérienne, maritime ou terrestre, ou par toute combinaison de ces moyens.