Les fonctionnaires du système des Nations Unies et les membres de la famille admissibles sont tenus d’obtenir une habilitation de sécurité pour tous les voyages officiels, quel que soit le lieu, et ils ne sauraient entamer un voyage officiel sans obtenir ladite habilitation, sauf dans des cas de force majeure, où ils disposent de peu de temps pour satisfaire à cette politique, comme une évacuation médicale immédiate ou une autre situation mettant leur vie en danger.
Aux fins de cette politique, le voyage officiel désigne les congés officiels dans les foyers ou d’autres remboursements des frais de voyage autorisés dont le coût du déplacement est pris en charge par les organisations du système des Nations Unies. Cela s’applique indépendamment du fait que les voyages officiels soient effectués par voie aérienne, maritime ou terrestre, ou par toute combinaison de ces moyens.
La demande de remboursement des frais de déplacement est un rapport d’après-déplacement que le voyageur est tenu de présenter au service ordonnateur dans les deux semaines suivant la fin de son déplacement, lorsque celui-ci est organisé et pris en charge par le PNUD.
La demande de remboursement des frais de déplacement permet de fournir les documents appropriés prouvant que le voyage a eu lieu ; permet au voyageur de demander le remboursement des frais de déplacement supplémentaires ; et permet de rembourser le montant des paiements excédentaires si le montant de l’avance pour frais de déplacement est supérieur à celui des frais remboursables.
Conformément à la Règle du personnel 7.15, on entend par excédent de bagages, les bagages qui excèdent les bagages accompagnés, transportés sans frais supplémentaires par la compagnie de transport.
L’excédent de bagages devrait être évité dans la mesure du possible afin de minimiser l’impact environnemental du transport. Les fonctionnaires qui se déplacent par avion ont droit au remboursement du coût des excédents de bagages pour eux-mêmes et pour les membres de leur famille remplissant les conditions requises pour un bagage, en plus de leur bagage autorisé sans supplément, ou jusqu’à concurrence de 25 kilogrammes par voyageur.
Les frais d’aérogare comprennent toutes les dépenses relatives au transport de l’aérogare ou d’un autre point d’arrivée ou de départ à l’hôtel ou au lieu d’habitation, y compris le transfert des bagages et les autres frais accessoires. Ils doivent être versés dans le cadre de l’avance pour frais de déplacement ou du règlement de la demande de remboursement de frais de déplacement. Aucun reçu n’est requis pour les frais standards d’aérogare.
Les frais de déplacement qui doivent être versés ou remboursés par le PNUD conformément aux dispositions pertinentes des Règles du personnel comprennent :
a) Les frais de transport ; b) Les frais d’aérogare ;c) L’allocation journalière de subsistance (DSA) ; d) Les dépenses diverses.
L'indemnité journalière de subsistance comprend la contribution totale de l'organisation à des frais tels que le logement, les repas, les pourboires, les frais de transport du lieu d'hébergement au premier lieu de travail officiel et vice versa, et d'autres paiements effectués pour des services personnels rendus.