Catégorie de coûts associés aux "programmes" et aux activités "d'efficacité du développement" qui contribuent à la réalisation effective des résultats de développement, comme suit :
a) programmes : catégorie de coûts associés à des composantes de programme ou à des projets spécifiques qui contribuent à la réalisation des résultats de développement contenus dans les documents de programme nationaux/régionaux/globaux ou dans d'autres arrangements de programmation ;
b) efficacité du développement : catégorie de coûts associés aux activités de nature politique, consultative, technique et de mise en œuvre qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs des programmes et des projets dans les domaines d'intervention des organisations. Ces apports sont essentiels à l'obtention de résultats en matière de développement et ne sont pas inclus dans des composantes de programme ou des projets spécifiques dans les documents de programme nationaux, régionaux ou mondiaux.
Un membre du personnel du PNUD à qui a été déléguée l'autorité de vérifier les paiements sur les ressources du PNUD et qui a accepté d'en rendre compte.
sur les ressources du PNUD et a accepté d'en rendre compte.
Une autorisation financière délivrée par l'administrateur à un fonctionnaire ou à une unité pour contracter des engagements à des fins spécifiques liées au budget institutionnel et dans des limites spécifiées, pendant une période déterminée ;
Désigne la contribution financière à un budget gouvernemental, gérée dans un compte national par une entité gouvernementale pour un ensemble spécifique de résultats de secteur ou de programme.
Un engagement crée une obligation légale découlant d'un contrat, d'un accord ou d'une autre forme d'engagement du PNUD ou fondée sur une responsabilité reconnue par le PNUD. Ces obligations sont représentées dans Quantum par des bons de commande (PO).Tous les PO doivent être étayés par des obligations et des contrats juridiquement contraignants, conclus avec des tiers, au cours de la période concernée, pour les biens et services requis par le PNUD. Tous les documents justificatifs doivent pouvoir être examinés par les auditeurs internes et externes. Les bons de commande doivent correspondre aux périodes budgétaires au cours desquelles les biens et services sont censés être reçus.
Cette facture est un bon qui a été apparié, qui a un statut budgétaire valide et qui est enregistré. Il suffit qu'une pièce justificative ait un statut budgétaire valide pour être enregistrée dans KK.
Il couvre les estimations approuvées par le Conseil d'administration pour les activités et les coûts associés dans les catégories de coûts de l'efficacité du développement, de la coordination du développement des Nations Unies, de la gestion et des objectifs spéciaux.
Conformément au paragraphe (a) de la règle 121.01 du Règlement financier et des règles de gestion financière du PNUD (tels que modifiés le 1er janvier 2012), le Chef des achats du PNUD est responsable devant l'Administrateur de toutes les fonctions d'achat du PNUD pour tous ses sites, à l'exception des actions d'achat régies par le paragraphe (c). Le Chef du Service des achats peut également déléguer des pouvoirs au personnel du siège et d'autres sites, selon ce qui est approprié pour atteindre les objectifs des présentes règles.
Ce format de déboursement est choisi si le numéro de chèque doit être attribué par l'utilisateur, ou si le paiement est effectué en espèces. Les chèques manuels (MAN) sont préparés et rédigés/imprimés par l'utilisateur.
Ce format est choisi si le numéro de chèque doit être attribué par l’utilisateur ou si le paiement est effectué en espèces. Les chèques manuels (MAN) sont préparés et remplis/imprimés par l’utilisateur. Le cycle de paiement n’inclut pas et ne traite pas les chèques manuels. Cette option devrait être utilisée aussi rarement que possible, car la nature manuelle du processus est sujette aux erreurs.
Chèques système (CHK) : Il s’agit de séries de chèques produits automatiquement par le système Quantum dans le cadre du procédé continu du cycle de paiement. Les numéros de chèques sont attribués automatiquement. Le numéro de départ est augmenté d’une unité chaque fois qu’un chèque est généré pour un compte bancaire particulier. L’utilisateur télécharge le fichier de paiement généré pendant le cycle de paiement pour imprimer les chèques. Les bureaux peuvent utiliser le logiciel pour remplir les chèques spécialement conçus pour le format Vérification du système afin de personnaliser les formats de chèques et d’ajouter des caractères spéciaux.
L'ordre de grandeur des ressources régulières que le PNUD devrait mettre à disposition pendant une période donnée pour le financement des activités du programme du PNUD au niveau du pays.
Une facture de la comptabilité fournisseurs doit être entièrement traitée afin d'être correctement enregistrée dans les projets et le grand livre général (GL). Une facture doit faire l'objet d'une réservation de fonds afin d'être enregistrée dans le contrôle budgétaire.
Ressources en espèces ou en nature (ces dernières étant sous forme de biens, de services ou de biens immobiliers) fournies au PNUD. Les contributions sont utilisées pour couvrir les activités du programme du PNUD ainsi que l'appui au programme, la gestion et l'administration, et l'appui aux activités opérationnelles des Nations Unies, y compris les coûts associés à l'administration des contributions reçues à des fins spéciales ; partage des coûts - modalité de cofinancement selon laquelle des contributions provenant d'autres ressources peuvent être reçues en complément des ressources régulières pour des activités spécifiques du programme du PNUD, dans le cadre de coopération pertinent.
Contributions aux ressources ordinaires du PNUD par les gouvernements des États membres des Nations Unies, des institutions spécialisées ou de l'Agence internationale de l'énergie atomique.
Catégories de coûts dont la fonction principale est la promotion de l'identité, de la direction et du bien-être d'une organisation. Il s'agit notamment de la direction exécutive, de la représentation, des relations extérieures et des partenariats, des communications d'entreprise, des services juridiques, de la surveillance, de l'audit, de l'évaluation d'entreprise, des technologies de l'information, des finances, de l'administration, de la sécurité et des ressources humaines. Cela comprend à la fois les activités et les coûts associés de nature récurrente et non récurrente.
Les coûts encourus par l'organisation pour soutenir des programmes ou des projets qui ne peuvent pas être directement attribués à ces programmes ou projets spécifiques.
Le montant total approuvé par le Conseil d'administration à des fins spécifiques pour le budget institutionnel en cours, sur lequel des engagements peuvent être pris à ces fins jusqu'à concurrence des montants ainsi approuvés. Les crédits sont divisés en "lignes de crédit", pour chacune desquelles un montant spécifique est indiqué dans la décision appropriée adoptée pour chaque période budgétaire par le Conseil d'administration et à l'intérieur desquelles l'administrateur est autorisé à effectuer des transferts sans approbation préalable.
Les demandes électroniques sont utilisées pour solliciter l’approvisionnement de biens ou de services, tout en définissant les spécifications et en tenant compte d’autres détails comme l’élément nécessaire, la période et le lieu de sa nécessité. À partir d’une demande électronique, un acheteur trouvera les biens ou les services nécessaires, évaluera les offres des fournisseurs concernés et conclura le processus en passant un bon de commande auprès d’un fournisseur spécifié.
Comprend les décaissements et les charges à payer pour les biens et services reçus, ainsi que l'utilisation ou la dépréciation des actifs, en fonction des modalités de mise en œuvre et conformément aux instructions administratives émises par le contrôleur financier pour un exercice financier.
Le document approuvé par le Conseil d'administration qui décrit le cadre des activités du programme du PNUD et indique les ressources proposées par le PNUD pour obtenir des résultats pendant une période donnée. Les documents de programme sont préparés au niveau du pays en coopération avec le gouvernement de ce pays, ainsi qu'aux niveaux régional et mondial.
Une obligation juridique découlant d'un contrat, d'un accord ou d'une autre forme d'engagement du PNUD ou fondée sur un passif reconnu par le PNUD, soit sur les ressources de l'année en cours en ce qui concerne les activités du programme du PNUD, soit sur l'exercice budgétaire en cours en ce qui concerne le budget institutionnel.
L’Universal Flat File (UFF) est le format de fichier de paiement générique généré par le cycle de paiement des comptes créditeurs (AP). Les fichiers UFF sont utilisés par les bureaux qui ont développé une interface bancaire avec leurs banques locales. Comme pour les paiements par chèque système, le bureau local doit télécharger le fichier de paiement UFF pour le traitement ultérieur et l’interface à la banque locale. Si un bureau n’a pas d’interface locale, une lettre d’instruction doit être préparée manuellement et autorisée à demander à la banque d’effectuer un transfert pour les virements.
Catégories de coûts de nature transversale qui (a) impliquent des investissements matériels, ou (b) ne représentent pas un coût lié aux activités de gestion de l'organisation.
Les actifs destinés à être utilisés ou possédés pendant une longue période, par exemple les terrains, les bâtiments et les équipements non consomptibles.
Le document approuvé par le Conseil d'administration qui décrit le cadre des activités du programme du PNUD et indique les ressources proposées par le PNUD pour obtenir des résultats pendant une période donnée. Les documents de programme sont préparés au niveau du pays en coopération avec le gouvernement de ce pays, ainsi qu'aux niveaux régional et mondial.
Les instructions relatives à la clôture financière dans Quantum désignent le processus d’achèvement des entrées de toutes les écritures comptables dans le Grand livre général du PNUD. Il s’agit de consigner toutes les transactions opérationnelles de la période ainsi que les corrections et autres ajustements propres aux périodes antérieures. Dans la mesure où le Grand livre général est la base des états financiers et de plusieurs autres rapports, il est indispensable que toutes les entrées soient remplies et exactes.
L’interface de la Bank of America (BOA) est utilisée si le compte bancaire de décaissement fait partie de l’interface. Les fichiers BOA sont des formats de fichiers de paiement générés uniquement pour les comptes bancaires qui font partie de l’interface de la Bank of America. Ces fichiers de paiement sont traités par le système et transmis automatiquement à la Bank of America. La BOA, à son tour, achemine ces instructions de paiement vers les banques de décaissement.
La lettre d’envoi contient les instructions de paiement transcrites sur papier à en-tête du PNUD ; la lettre est signée par deux signataires autorisés et remise à la banque pour exécution.
Subdivision des crédits pour laquelle un montant spécifique est indiqué dans la décision appropriée et à l'intérieur de laquelle l'administrateur est autorisé à effectuer des transferts sans approbation préalable
La différence entre l'actif et le passif à court terme. Dans le contexte spécifique du PNUD, il s'agit normalement de la somme du fonds de roulement et des réserves.
Le nettoyage des bons de commande exige que tous les bons de commande en attente dont la date comptable est antérieure ou égale à la date de fin du mois soient examinés. L'objectif est de s'assurer qu'il n'y a pas d'anciens bons de commande en attente.
Le nettoyage des comptes créditeurs est un exercice qui permet de s'assurer qu'il n'y a pas de pièces justificatives en attente dont la date de comptabilisation est antérieure ou égale à la date de fin du mois.
Les paiements manuels sont définis comme des paiements effectués en dehors du système Quantumet ensuite enregistrés dans Quantum. Les bureaux ne peuvent effectuer des paiements manuels que lorsque 1) le bureau n’est pas en mesure de se connecter ou d’effectuer une transaction en raison d’un mauvais fonctionnement du système ou d’une mauvaise connexion à Quantum et 2) le paiement est nécessaire immédiatement en cas de situation d’urgence inévitable. Tous les paiements manuels doivent être accompagnés de documents justificatifs et doivent être enregistrés immédiatement après dans Quantum.
Paiement positif : Le paiement positif est un processus utilisé pour lutter contre la fraude par chèque. Grâce à ce service, une entreprise transmet un fichier avec les informations relatives aux chèques émis à la banque peu de temps après leur émission au bénéficiaire. La banque compare les numéros de série des chèques et les montants des chèques présentés pour paiement par rapport au fichier d’émission et ne paie que les chèques qui correspondent. Les exceptions sont transmises à la société pour traitement. Certains services de paiement positifs correspondent au champ du bénéficiaire ainsi qu’au numéro de série et au montant, dans le but de détecter les bénéficiaires modifiés.
Le personnel du PNUD et les autres personnes engagées par le PNUD dans le cadre d'autres arrangements contractuels pour fournir des services dans le cadre des activités du programme du PNUD ou pour le soutien du programme.
Le rapport AAA est conçu pour fournir aux bureaux nationaux un outil d'analyse des comptes de bilan. Le rapport donne le détail de toutes les transactions de divers modules pour un compte et une unité opérationnelle (OU) donnés, pour une période choisie. Le rapport sélectionne les activités des systèmes sources (AP, AR, GL, etc.) au sein d'une année fiscale en fonction de la date d'enregistrement du journal lié à l'activité. Le rapport peut être exécuté pour l'OU, spécifié sur le contrôle d'exécution. Les bureaux nationaux doivent généralement l'exécuter pour une seule OU. En sélectionnant le compte 16005, ce rapport fournit tous les mouvements dans le compte par unité opérationnelle/projet et/ou fonds pour une période comptable spécifique.
Ressources créditées au compte des ressources ordinaires du PNUD ou au compte des autres ressources et excluant donc les ressources créditées au compte des fonds du PNUD.
Les ressources du PNUD qui sont mêlées et déliées. Il s'agit notamment des contributions volontaires volontaires, les contributions provenant d'autres sources gouvernementales, intergouvernementales ou non gouvernementales, ainsi que les intérêts créditeurs et recettes diverses qui s'y rapportent
Méthode de financement du budget d'un pays partenaire par un transfert de ressources d'une agence de financement externe vers le trésor national du gouvernement partenaire. Les fonds ainsi transférés sont gérés conformément aux procédures budgétaires du bénéficiaire. Cela inclut l'utilisation du cadre réglementaire national pour les allocations financières, les achats et les systèmes comptables.
L'aide financière fournie à un intermédiaire qui comprend
des organisations non gouvernementales ou des organisations de base, pour un montant ne dépassant pas 150 000 dollars pour chaque subvention individuelle.
L'EFT est une méthode de transfert électronique de fonds mise en œuvre avec les banques en utilisant a) la norme ISO 20022, b) et toute autre méthode électronique utilisant les normes de sécurité approuvées par les TIC.