Le processus, mené par le comité d'évaluation des appels d'offres, de la demande de propositions au siège ou dans un bureau de pays, avec des étapes et des procédures spécifiques prescrites dans la demande de propositions pour les services bancaires et les lignes directrices pour évaluer le type et la qualité des services offerts par les banques dans un environnement local. L'objectif de la demande de propositions est de sélectionner une banque, parmi celles qui sont évaluées, pour fournir des services bancaires sur la base des exigences commerciales du siège du PNUD et/ou des bureaux de pays et sur la base du principe d'achat du PNUD du meilleur rapport qualité-prix.
Les demandes électroniques sont utilisées pour solliciter l’approvisionnement de biens ou de services, tout en définissant les spécifications et en tenant compte d’autres détails comme l’élément nécessaire, la période et le lieu de sa nécessité. À partir d’une demande électronique, un acheteur trouvera les biens ou les services nécessaires, évaluera les offres des fournisseurs concernés et conclura le processus en passant un bon de commande auprès d’un fournisseur spécifié.
Comprend les décaissements et les charges à payer pour les biens et services reçus, ainsi que l'utilisation ou la dépréciation des actifs, en fonction des modalités de mise en œuvre et conformément aux instructions administratives émises par le contrôleur financier pour un exercice financier.
Le document approuvé par le Conseil d'administration qui décrit le cadre des activités du programme du PNUD et indique les ressources proposées par le PNUD pour obtenir des résultats pendant une période donnée. Les documents de programme sont préparés au niveau du pays en coopération avec le gouvernement de ce pays, ainsi qu'aux niveaux régional et mondial.
Le rapport de détail de la transaction du projet est utilisé pour fournir le niveau minimum de détails de la transaction appuyant les engagements, dépenses et coût total des montants des actifs montrés dans le rapport sur le solde du budget de projet. Le rapport montre les transactions aux niveau du projet, du produit, de l’activité et du plan comptable (COA), y compris les numéros d’identification de l’avis ou du bon de commande, du fournisseur et le nom, et les descriptions des lignes.
Gestion des opérations et administrations : Activités liées à la gestion globale du personnel ou du bureau et à la fourniture du lieu de travail et de services d’appui (technologie de l’information et de la communication, finance, Bureau du Haut Représentant, sûreté du PNUD, voyage, actifs et services généraux) qui permettent au PNUD d’entreprendre la mission de l’organisation (mais à l’exception de l’appui à la mise en place directe du projet). Les activités liées à l’harmonisation et à la simplification des processus opérationnels et des pratiques commerciales de l’ONU doivent également être incluses ici.
Enregistré au niveau d'un champ de tableau dans tous les systèmes financiers Quantum, et finalement, lorsque les données passent d'un système à l'autre, elles sont résumées par champ de tableau dans le grand livre général.
Les dossiers comprennent toute information, quelle que soit sa forme ou ses caractéristiques physiques, qui provient ou est reçue par le PNUD dans le cadre de ses activités officielles.
Contient les documents provenant de l'organisation ou reçus par elle sous forme écrite ou imprimée, ainsi que les documents générés par l'ordinateur et les formes électroniques.