Il s'agit des activités planifiées utilisées pour déterminer si les fonds transférés au partenaire de mise en œuvre ont été utilisés aux fins prévues et conformément au plan de travail annuel.
Catégorie de coûts associés aux "programmes" et aux activités "d'efficacité du développement" qui contribuent à la réalisation effective des résultats de développement, comme suit :
a) programmes : catégorie de coûts associés à des composantes de programme ou à des projets spécifiques qui contribuent à la réalisation des résultats de développement contenus dans les documents de programme nationaux/régionaux/globaux ou dans d'autres arrangements de programmation ;
b) efficacité du développement : catégorie de coûts associés aux activités de nature politique, consultative, technique et de mise en œuvre qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs des programmes et des projets dans les domaines d'intervention des organisations. Ces apports sont essentiels à l'obtention de résultats en matière de développement et ne sont pas inclus dans des composantes de programme ou des projets spécifiques dans les documents de programme nationaux, régionaux ou mondiaux.
Les activités de gestion sont des activités et des coûts dont la fonction principale est la promotion de l'identité, de la direction exécutive, de la représentation, de la responsabilité et du bien-être du bureau de pays du PNUD.
Un membre du personnel du PNUD à qui a été déléguée l'autorité de vérifier les paiements sur les ressources du PNUD et qui a accepté d'en rendre compte.
sur les ressources du PNUD et a accepté d'en rendre compte.
Une autorisation financière délivrée par l'administrateur à un fonctionnaire ou à une unité pour contracter des engagements à des fins spécifiques liées au budget institutionnel et dans des limites spécifiées, pendant une période déterminée ;
Le cadre HACT représente un cadre opérationnel commun (harmonisé) pour le transfert de fonds aux partenaires gouvernementaux et non gouvernementaux (partenaires institutionnels et partenaires techniques), que ces partenaires travaillent ou non avec un ou plusieurs organismes des Nations Unies. L'objectif du cadre HACT est de favoriser un alignement de l'aide au développement aux priorités nationales et de renforcer les capacités nationales en matière de gestion et de redevabilité, tout en ayant comme objectif ultime le passage progressif aux systèmes nationaux. Le cadre HACT est destiné à constituer un ensemble simplifié de procédures de demande, de décaissement, de garantie et de rapport sur les fonds pour gérer efficacement les risques, réduire les coûts des transactions et promouvoir le développement durable de manière coordonnée.
Conformément aux politiques et procédures de passation de marchés du PNUD, il doit s'agir d'un processus d'appel d'offres. La responsabilité de l'attribution d'un contrat à une banque pour la fourniture de services bancaires a été déléguée par l'Administrateur au Trésorier en vertu de la règle 125.01 du Règlement financier et règles de gestion financière du PNUD. Seul le Trésorier peut approuver la recommandation faite par le Représentant résident (RR) ou le Chef de bureau à la suite de l'exercice d'appel d'offres.
Désigne la contribution financière à un budget gouvernemental, gérée dans un compte national par une entité gouvernementale pour un ensemble spécifique de résultats de secteur ou de programme.
Il s'agit de la conservation et de l'entretien des documents non courants sur une base temporaire ou permanente/indéfinie, conformément à un calendrier de conservation établi. Les archives publiques du PNUD doivent être électroniques dans la mesure du possible, et doivent être stockées dans les systèmes officiels du PNUD.
Il s'agit d'un examen systématique et indépendant des données, déclarations, enregistrements, opérations et performances d'un partenaire. Un audit programmé est soit un audit de contrôle interne mené pour les Partenaires classés à risque « Faible » et « Risque moyen », soit un audit financier qui doit être réalisé pour tous les autres Partenaires, y compris les Partenaires non évalués.
Il s’agit d’un audit réalisé à la suite de problèmes et préoccupations importants recensés au cours des vérifications ponctuelles et d'audits programmés.
L’Avance de fonds des projets (PCA, Project Cash Advance) est une avance unique accordée à un Dépositaire d’une PCA pour une activité ponctuelle et spécifique relative à un projet. En général, les activités ponctuelles et particulières relatives à un projet comprennent des ateliers, des séminaires de formation ou des conférences portant sur certains projets qui se déroulent dans des endroits éloignés. La durée de ces activités varie de 2 jours à 2 semaines.
Un engagement crée une obligation légale découlant d'un contrat, d'un accord ou d'une autre forme d'engagement du PNUD ou fondée sur une responsabilité reconnue par le PNUD. Ces obligations sont représentées dans Quantum par des bons de commande (PO).Tous les PO doivent être étayés par des obligations et des contrats juridiquement contraignants, conclus avec des tiers, au cours de la période concernée, pour les biens et services requis par le PNUD. Tous les documents justificatifs doivent pouvoir être examinés par les auditeurs internes et externes. Les bons de commande doivent correspondre aux périodes budgétaires au cours desquelles les biens et services sont censés être reçus.
Cette facture est un bon qui a été apparié, qui a un statut budgétaire valide et qui est enregistré. Il suffit qu'une pièce justificative ait un statut budgétaire valide pour être enregistrée dans KK.
Il couvre les estimations approuvées par le Conseil d'administration pour les activités et les coûts associés dans les catégories de coûts de l'efficacité du développement, de la coordination du développement des Nations Unies, de la gestion et des objectifs spéciaux.
L'unité de soutien technique du GNUD qui assure le lien entre les discussions du GNUD au siège et le travail des systèmes de développement des Nations Unies au niveau des pays.
Le Bureau de l'audit et des investigations, en tant qu'auditeur interne du PNUD, mène son audit pour donner une assurance raisonnable à la direction du PNUD sur les activités entreprises par une unité donnée du PNUD et pour attirer son attention sur les domaines nécessitant des améliorations. Le Bureau de l’audit et des enquêtes (OAI) rend compte à l’Administrateur du PNUD.
Une décision conjointe des Conseils d'administration du PNUD/FNUAP, de l'UNICEF et de l'UNWOMEN a approuvé un nouveau cadre conceptuel harmonisé pour la définition et l'attribution de tous les coûts, à la fois les coûts de programme et les coûts organisationnels (DP-FPA/2012/1), ainsi qu'une nouvelle méthodologie harmonisée pour le calcul des taux de recouvrement des coûts sur les autres ressources (autres que les ressources de base) (DP-FPA/2013/1 ; DP/2013/9).
Adopté en 2014, il remplace le cadre précédent adopté en 2005. Le cadre révisé représente un passage d'une assurance pour les transferts monétaires dérivée de contrôles et d'audits au niveau des projets vers une méthode d'assurance dérivée d'évaluations et d'audits basés sur les risques/systèmes. En substance, il réaffirme le passage d'une approche de gestion fondée sur le contrôle à une approche fondée sur le risque. Le cadre révisé clarifie l'ensemble intégré des activités d'assurance (audits financiers, audits de contrôle interne, audits spéciaux, visites de programmation et vérifications ponctuelles) à réaliser sur la base des résultats des évaluations macro et micro.
Le rapport de rapprochement de la trésorerie avec le grand livre général compare le solde du compte de trésorerie avec le solde du compte bancaire. Il affiche les écritures non rapprochées du compte de trésorerie du GL et les lignes non rapprochées des relevés bancaires qui permettent d'identifier les écarts entre les soldes. Ce rapprochement est effectué sur la base d'un intervalle de périodes spécifié.
Les valeurs individuelles du plan comptable, qui, combinées, décrivent une activité financière spécifique. À l'aide d'outils de rapport et d'interrogation, les plans comptables permettent d'accéder aux données comptables nécessaires au contrôle budgétaire, aux rapports de gestion et aux rapports statutaires (ou financiers formels et définitifs).
Conformément au paragraphe (a) de la règle 121.01 du Règlement financier et des règles de gestion financière du PNUD (tels que modifiés le 1er janvier 2012), le Chef des achats du PNUD est responsable devant l'Administrateur de toutes les fonctions d'achat du PNUD pour tous ses sites, à l'exception des actions d'achat régies par le paragraphe (c). Le Chef du Service des achats peut également déléguer des pouvoirs au personnel du siège et d'autres sites, selon ce qui est approprié pour atteindre les objectifs des présentes règles.
Ce format de déboursement est choisi si le numéro de chèque doit être attribué par l'utilisateur, ou si le paiement est effectué en espèces. Les chèques manuels (MAN) sont préparés et rédigés/imprimés par l'utilisateur.
Ce format est choisi si le numéro de chèque doit être attribué par l’utilisateur ou si le paiement est effectué en espèces. Les chèques manuels (MAN) sont préparés et remplis/imprimés par l’utilisateur. Le cycle de paiement n’inclut pas et ne traite pas les chèques manuels. Cette option devrait être utilisée aussi rarement que possible, car la nature manuelle du processus est sujette aux erreurs.
Chèques système (CHK) : Il s’agit de séries de chèques produits automatiquement par le système Quantum dans le cadre du procédé continu du cycle de paiement. Les numéros de chèques sont attribués automatiquement. Le numéro de départ est augmenté d’une unité chaque fois qu’un chèque est généré pour un compte bancaire particulier. L’utilisateur télécharge le fichier de paiement généré pendant le cycle de paiement pour imprimer les chèques. Les bureaux peuvent utiliser le logiciel pour remplir les chèques spécialement conçus pour le format Vérification du système afin de personnaliser les formats de chèques et d’ajouter des caractères spéciaux.
L'ordre de grandeur des ressources régulières que le PNUD devrait mettre à disposition pendant une période donnée pour le financement des activités du programme du PNUD au niveau du pays.
Les fonds fiduciaires sont appelés "cofinancement au niveau du fonds". La définition du cofinancement au niveau du fonds est une contribution d'un donateur à un fonds fiduciaire qui n'est pas lié à un projet. Parce que la contribution du donateur n'est pas liée à un projet, un gestionnaire de fonds fiduciaire doit être désigné, qui est responsable de la gestion des ressources du fonds, y compris l'allocation des ressources aux projets.
Le principal mécanisme inter-agences pour le cadre HACT au niveau du Siège est le Comité consultatif HACT. Il ne joue qu'un rôle consultatif, fournissant des orientations relatives aux politiques inter-agences, des conseils et soutiens techniques aux agences mettant en œuvre le cadre HACT. Le comité est composé de membres des unités financières et de programmes des diverses agences.
Le Comité des commissaires aux comptes de l’ONU a été créé par l’Assemblée générale en 1946 et est composé des chefs des institutions supérieures de contrôle de trois États membres. Le Comité certifie les comptes de l’Organisation des Nations unies et de ses fonds et programmes (y compris le PNUD) et fournit des rapports couvrant un large éventail d’audits financiers, de gestion et d’optimisation des ressources. L’objectif primordial du Comité est d’utiliser la perspective unique de l’audit externe public pour aider l’Assemblée générale à tenir les entités des Nations Unies redevables de l’utilisation des ressources publiques et pour ajouter de la valeur en identifiant les moyens d’améliorer l’exécution des services publics internationaux.
Pour les agences des Nations unies qui n'utilisent pas Quantum (les "agences non Quantum"), un compte de compensation des services (SCA) est établi pour chacune d'entre elles. Ce compte permet d'enregistrer tous les préfinancements globaux reçus des agences des Nations unies ainsi que tous les services fournis par les bureaux du PNUD à ces agences. Un compte de compensation des services dédié n'est pas applicable aux agences Quantum (FNUAP, ONU Femmes, UNU, FENU, VNU, UNITAR).
Une facture de la comptabilité fournisseurs doit être entièrement traitée afin d'être correctement enregistrée dans les projets et le grand livre général (GL). Une facture doit faire l'objet d'une réservation de fonds afin d'être enregistrée dans le contrôle budgétaire.
En fonction de leur valeur archivistique pour l'organisation, les documents organisationnels se répartissent en deux catégories : les dossiers temporaires et les dossiers permanents. Le calendrier de conservation du PNUD est conforme aux exigences de l'audit externe. Pour les dossiers de programme, la période de conservation est de sept ans après l'achèvement du projet.
Ressources en espèces ou en nature (ces dernières étant sous forme de biens, de services ou de biens immobiliers) fournies au PNUD. Les contributions sont utilisées pour couvrir les activités du programme du PNUD ainsi que l'appui au programme, la gestion et l'administration, et l'appui aux activités opérationnelles des Nations Unies, y compris les coûts associés à l'administration des contributions reçues à des fins spéciales ; partage des coûts - modalité de cofinancement selon laquelle des contributions provenant d'autres ressources peuvent être reçues en complément des ressources régulières pour des activités spécifiques du programme du PNUD, dans le cadre de coopération pertinent.
Contributions aux ressources ordinaires du PNUD par les gouvernements des États membres des Nations Unies, des institutions spécialisées ou de l'Agence internationale de l'énergie atomique.
Le coût direct du projet comprend les activités de mise en œuvre du programme et de soutien à la mise en œuvre, les coûts encourus par le PNUD pour soutenir la mise en œuvre du projet. La tarification des apports aux projets et programmes du PNUD doit être basée sur les coûts réels de services clairement identifiables. Il existe trois options principales pour la mise en œuvre de DPC : - Application des résultats de l'étude de la charge de travail du CO, combinée à des lignes de financement multiples pour les postes - Application des listes de prix universelles (UPL) ou des listes de prix locales (LPL) pour le recouvrement des coûts transactionnels - Création et gestion d'un projet DPC autonome.
Les coûts qui s'ajoutent aux coûts directs du projet, et qui sont encourus par une organisation en tant que fonction et à l'appui de ses activités, projets et programmes financés par d'autres ressources, et qui ne peuvent être rattachés sans équivoque à des activités, projets ou programmes spécifiques.
Catégories de coûts dont la fonction principale est la promotion de l'identité, de la direction et du bien-être d'une organisation. Il s'agit notamment de la direction exécutive, de la représentation, des relations extérieures et des partenariats, des communications d'entreprise, des services juridiques, de la surveillance, de l'audit, de l'évaluation d'entreprise, des technologies de l'information, des finances, de l'administration, de la sécurité et des ressources humaines. Cela comprend à la fois les activités et les coûts associés de nature récurrente et non récurrente.
Les coûts encourus par l'organisation pour soutenir des programmes ou des projets qui ne peuvent pas être directement attribués à ces programmes ou projets spécifiques.
Le montant total approuvé par le Conseil d'administration à des fins spécifiques pour le budget institutionnel en cours, sur lequel des engagements peuvent être pris à ces fins jusqu'à concurrence des montants ainsi approuvés. Les crédits sont divisés en "lignes de crédit", pour chacune desquelles un montant spécifique est indiqué dans la décision appropriée adoptée pour chaque période budgétaire par le Conseil d'administration et à l'intérieur desquelles l'administrateur est autorisé à effectuer des transferts sans approbation préalable.
Le processus, mené par le comité d'évaluation des appels d'offres, de la demande de propositions au siège ou dans un bureau de pays, avec des étapes et des procédures spécifiques prescrites dans la demande de propositions pour les services bancaires et les lignes directrices pour évaluer le type et la qualité des services offerts par les banques dans un environnement local. L'objectif de la demande de propositions est de sélectionner une banque, parmi celles qui sont évaluées, pour fournir des services bancaires sur la base des exigences commerciales du siège du PNUD et/ou des bureaux de pays et sur la base du principe d'achat du PNUD du meilleur rapport qualité-prix.
Les demandes électroniques sont utilisées pour solliciter l’approvisionnement de biens ou de services, tout en définissant les spécifications et en tenant compte d’autres détails comme l’élément nécessaire, la période et le lieu de sa nécessité. À partir d’une demande électronique, un acheteur trouvera les biens ou les services nécessaires, évaluera les offres des fournisseurs concernés et conclura le processus en passant un bon de commande auprès d’un fournisseur spécifié.
Comprend les décaissements et les charges à payer pour les biens et services reçus, ainsi que l'utilisation ou la dépréciation des actifs, en fonction des modalités de mise en œuvre et conformément aux instructions administratives émises par le contrôleur financier pour un exercice financier.
Le document approuvé par le Conseil d'administration qui décrit le cadre des activités du programme du PNUD et indique les ressources proposées par le PNUD pour obtenir des résultats pendant une période donnée. Les documents de programme sont préparés au niveau du pays en coopération avec le gouvernement de ce pays, ainsi qu'aux niveaux régional et mondial.
Le rapport de détail de la transaction du projet est utilisé pour fournir le niveau minimum de détails de la transaction appuyant les engagements, dépenses et coût total des montants des actifs montrés dans le rapport sur le solde du budget de projet. Le rapport montre les transactions aux niveau du projet, du produit, de l’activité et du plan comptable (COA), y compris les numéros d’identification de l’avis ou du bon de commande, du fournisseur et le nom, et les descriptions des lignes.
Gestion des opérations et administrations : Activités liées à la gestion globale du personnel ou du bureau et à la fourniture du lieu de travail et de services d’appui (technologie de l’information et de la communication, finance, Bureau du Haut Représentant, sûreté du PNUD, voyage, actifs et services généraux) qui permettent au PNUD d’entreprendre la mission de l’organisation (mais à l’exception de l’appui à la mise en place directe du projet). Les activités liées à l’harmonisation et à la simplification des processus opérationnels et des pratiques commerciales de l’ONU doivent également être incluses ici.
Enregistré au niveau d'un champ de tableau dans tous les systèmes financiers Quantum, et finalement, lorsque les données passent d'un système à l'autre, elles sont résumées par champ de tableau dans le grand livre général.
Les dossiers comprennent toute information, quelle que soit sa forme ou ses caractéristiques physiques, qui provient ou est reçue par le PNUD dans le cadre de ses activités officielles.
Contient les documents provenant de l'organisation ou reçus par elle sous forme écrite ou imprimée, ainsi que les documents générés par l'ordinateur et les formes électroniques.
Une obligation juridique découlant d'un contrat, d'un accord ou d'une autre forme d'engagement du PNUD ou fondée sur un passif reconnu par le PNUD, soit sur les ressources de l'année en cours en ce qui concerne les activités du programme du PNUD, soit sur l'exercice budgétaire en cours en ce qui concerne le budget institutionnel.
La notation des risques du partenaire est définie comme l'évaluation globale des risques dérivée de la notation des risques de la micro-évaluation, ajustée pour tenir compte d'autres informations disponibles, y compris les résultats de la macro-évaluation, l'expérience passée avec le partenaire, y compris les résultats des activités d'assurance, les évaluations de capacités antérieures et les micro-évaluations réalisées par d'autres agences.
L’Universal Flat File (UFF) est le format de fichier de paiement générique généré par le cycle de paiement des comptes créditeurs (AP). Les fichiers UFF sont utilisés par les bureaux qui ont développé une interface bancaire avec leurs banques locales. Comme pour les paiements par chèque système, le bureau local doit télécharger le fichier de paiement UFF pour le traitement ultérieur et l’interface à la banque locale. Si un bureau n’a pas d’interface locale, une lettre d’instruction doit être préparée manuellement et autorisée à demander à la banque d’effectuer un transfert pour les virements.
Catégories de coûts de nature transversale qui (a) impliquent des investissements matériels, ou (b) ne représentent pas un coût lié aux activités de gestion de l'organisation.
Dans le cadre de la gestion de fonds communs, les organisations des Nations Unies participantes mettent en commun les fonds à une organisation des Nations Unies, appelée Agent de gestion (AG), choisie conjointement par les organisations des Nations Unies participantes en consultation avec le partenaire (sous-)national. L'AG aidera le partenaire (sous-)national à gérer le programme. Cette option est susceptible d'être l'approche la plus efficace et la plus efficiente lorsque les organisations des Nations Unies participantes travaillent pour des résultats communs avec un partenaire national ou sous-national commun (par exemple, un département, un bureau provincial, une ONG) et/ou dans une zone géographique commune.
Une modalité de financement du PNUD normalement établie pour recevoir les contributions des donateurs à l'appui de grands thèmes - tels que les domaines de pratique du PNUD et les programmes régionaux. Ce fonds fiduciaire financera uniquement les projets et programmes du PNUD. Il s'agit d'une entité comptable distincte, dont la comptabilité et les rapports sont présentés séparément au Conseil d'administration, ce qui nécessite la désignation d'un gestionnaire du fonds d'affectation spéciale.
Dans le passé, les fonds fiduciaires fermés ont été créés en accord avec un seul donateur et les contributions au fonds fiduciaire étaient limitées à ce donateur. L'accord avec le donateur servait également de termes de référence pour le fonds fiduciaire. Les fonds fiduciaires fermés sont désormais déconseillés et les accords de partage des coûts devraient être utilisés à la place.
Il s'agit de fonds d'affectation spéciale établis par le PNUD pour recevoir des contributions de multiples donateurs pour des programmes mondiaux, régionaux ou thématiques larges, qui consistent généralement en un certain nombre de projets. Leurs termes de référence définissent leur but, leurs objectifs et leurs dispositions administratives.
Les fonds d'affectation spéciale thématiques sont un type de fonds d'affectation spéciale ouvert. Ils constituent une modalité de cofinancement flexible conçue pour aider le PNUD à aligner et à concentrer ses programmes autour de ses objectifs, et pour donner aux donateurs l'occasion de démontrer leur engagement dans ce processus.
La petite caisse est le solde en espèces conservé dans le coffre-fort du bureau principal d'un bureaux de pays ou d'une unité du QG pour faire face aux petites dépenses des projets de gestion pour lesquels l'utilisation de chèques ou de transferts électroniques de fonds (TEF) est inefficace.
Fonds à finalité spécifique constitué de contributions volontaires, de contributions provenant d'autres sources gouvernementales, intergouvernementales ou non gouvernementales, ainsi que des intérêts créditeurs et des revenus divers correspondants. Les ressources sont mélangées, déliées et traitées comme des ressources de base.
Les frais d’appui général à la gestion comprennent les coûts engendrés lors de l’offre de la gestion générale et des fonctions de contrôle de l’organisation dans son ensemble. Ces coûts sont engendrés en appui à ses activités, projets et programmes, et services fournis, qui ne peuvent pas être reliés clairement à des activités, projets ou programmes concrets. En outre, ces coûts sont engendrés dans toute l’organisation et à tous ses niveaux. Le recouvrement efficace des revenus de recouvrement des coûts est une composante majeure de la conformité globale avec la politique de recouvrement des coûts du PNUD. En outre, il garantit que les capacités adéquates pour gérer les ressources secondaires sont financées de manière durable. Le processus commence par la négociation adéquate de chaque accord de donateur afin de refléter le taux de recouvrement des coûts correct (voir POPP Recouvrement des coûts d'autres ressources - Appui à la gestion générale (GMS)) et se poursuit par la mise en place d'un projet approprié et des frais de GMS afin de permettre au PNUD de collecter les revenus de recouvrement des coûts de manière précise, transparente, en temps opportun et en totale conformité avec les conditions stipulées dans l'accord de donateur.
Dans le cadre de la gestion du transfert de flux de trésorerie, deux ou plusieurs organisations créent un fonds d’affectation spéciale multidonateurs ou un programme conjoint. Si le(s) donateur(s) et les organisations participantes de l’ONU acceptent d’acheminer les fonds aux organisations participantes par l’intermédiaire d’une seule organisation de l’ONU, alors la modalité canalisée s’applique. L’organisation des Nations Unies chargée l’agent d’administration pour les fonds, appelée AA, est choisie conjointement par toutes les organisations participantes.