Instructions relatives à la clôture financière dans Quantum | Programme des Nations Unies pour le développement

1	ÉTAPE Nettoyage des bons de commande (PO) et des comptes créditeurs (AP)	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Quelques remarques concernant le nettoyage des bons de commande : Le processus de nettoyage doit inclure les bons de commande et les factures que vous avez préparés au nom d’autres agences. Les contrats de facturation récurrents liés aux bons de commande sont entièrement traités dès qu’ils sont approuvés (l’envoi n’est pas requis) et ne sont pas enregistrés dans les Projets. Après la date limite de nettoyage, tout bon de commande en attente dont la date budgétaire est antérieure ou égale à la fin du mois peut être annulé. Si le bon de commande est toujours nécessaire, vous devrez créer un nouveau bon de commande. Pour les bons de commande restants après la date limite qui n’ont pas un statut validé, OFM tentera de réserver les fonds sur ce bon de commande. S’il est validé, aucune autre action ne sera entreprise. S’il échoue à la validation, OFM clôturera le bon de commande. Si le bon de commande est toujours nécessaire, vous devrez créer un nouveau bon de commande.
2	ÉTAPE Utiliser l’infolet ou le tableau de bord « Comptes créditeurs » pour examiner les factures qui nécessitent une attention particulière (« en attente d’approbation », « rejetées », « factures en attente » ou « versement en attente »).	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Si la liste des factures impayées inclut des factures payées par chèque manuel, enregistrer immédiatement le paiement. Si le chèque manuel a été compensé par la banque en année X et que l’année X est clôturée, enregistrer le paiement avec une date comptable en année X+1. Utiliser la date réelle de paiement au fournisseur comme date de paiement manuel. Pour les factures en double ou anciennes (qui ne seront jamais payées), annuler la facture. Aller à Comptes créditeurs → rechercher la facture → action « Annuler les factures ». Seul l’approbateur peut annuler des factures. Ce processus s’applique aux factures PO, non-PO et aux prépaiements.
3	ÉTAPE Tenue à jour des registres des actifs et inventaire physique Bien que l’inventaire physique des actifs du bureau doive être effectué deux fois par an (mi-année en juin et fin d’année en décembre), les bureaux du PNUD doivent maintenir des registres d’actifs exacts tout au long de l’année. Cela signifie enregistrer correctement et rapidement tous les actifs achetés, transférés ou mis au rebut. Les acheteurs sont responsables de l’enregistrement des actifs (biens d’une valeur de 5 000 USD ou plus) lors de la création des bons de commande.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives L’inventaire physique doit être réalisé deux fois par an (mi-année en juin et fin d’année en décembre). Les bureaux doivent maintenir des dossiers d’actifs exacts tout au long de l’année, enregistrant correctement et rapidement tout actif acheté, transféré ou mis au rebut. Les acheteurs sont responsables de l’enregistrement des actifs (biens de 5 000 USD et plus) lors de la création des bons de commande. Le point focal des actifs est responsable de l’enregistrement des numéros de série dès la réception des biens et de l’unité de chaque actif acheté en plusieurs exemplaires dans le module des immobilisations. Le Représentant résident approuve la mise au rebut des actifs. Le Responsable des opérations ou le DRR/O enregistre rapidement les mises au rebut après l’avis du CAP.
4	ÉTAPE Examen des lignes d’honoraires Les lignes d’honoraires constituent une source importante de revenus hors budget (XB) pour de nombreux bureaux. Votre bureau reçoit ces revenus lorsque l’Information and Technology Management (ITM) exécute le processus de comptabilisation des lignes d’honoraires dans le Grand livre. Il est donc essentiel que ces lignes soient calculées et comptabilisées correctement avant la clôture.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les honoraires générés peuvent être examinés dans le Portail des agences avant leur comptabilisation dans le Grand livre.
5	ÉTAPE Nettoyage des comptes débiteurs (AR) Il existe deux types de reçus dans AR : les reçus standards et les reçus divers. L’utilisateur peut rechercher tous les reçus non affectés dans le module AR en sélectionnant « non affecté » dans le champ État, dans la gestion des reçus. La liste des reçus apparaîtra et les utilisateurs peuvent l’exporter dans Excel.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Examen des avances NEX Les avances sont équivalentes à des prépaiements dans Quantum. Vous disposez de trois rapports du Grand livre permettant au bureau de déterminer les soldes : Rapport d’âge NEX Rapport d’analyse des comptes de l’ONU (onglet Comptabilité générale) Tableau de bord Comptabilité générale → icône Tâches → « Interroger et analyser les soldes » ou « Interroger les soldes détaillés ».	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Cela fournira les soldes de chaque bureau pour tous les projets. Pour chaque solde de projet, assurez-vous que : Il correspond au dernier solde du rapport financier du gouvernement ; Il correspond au relevé bancaire du projet fourni par le gouvernement ou au rapprochement Rapport financier / Banque. Tout ajustement est débité ou crédité sur les dépenses de l’exercice en cours. Modifiez les factures dans le module Comptes créditeurs.
7	ÉTAPE Mise à jour du tableau de ventilation du personnel pour la comptabilisation de la paie Les bureaux de pays et les unités du siège sont responsables de la mise à jour du tableau de ventilation du personnel, qui est une condition préalable pour comptabiliser les transactions de paie dans la Gestion du portefeuille de projets (PPM) et dans le Grand livre.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Chaque mois, exécutez les rapports d’exception du tableau de ventilation afin de vous assurer que les attributs du projet sont valides et qu’il n’y a pas d’incohérence entre le poste et la ventilation du personnel. Les captures d’écran ci-dessous montrent la navigation dans Quantum.
8	ÉTAPE Toilettage des écritures de journal en attente dans le Grand livre (GLJE) Comme mentionné ci-dessus, les écritures de journal en attente (GLJE) sont des écritures créées mais non encore comptabilisées dans le Grand livre. Elles créent des incohérences entre les rapports KK et GL. Les écritures en attente ayant passé la validation budgétaire sont incluses dans KK mais pas dans le GL. Il est donc important de comptabiliser ou de supprimer les écritures inutiles. Les écritures supprimées ne figurent plus dans le contrôle des engagements.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Examinez toutes les écritures non comptabilisées figurant dans les listes « requiring attention », « incomplete » et « import errors ».
9	ÉTAPE Protocole relatif à l’utilisation des codes Fonds et Donateurs Ce protocole vise à garantir une utilisation cohérente des codes Fonds et Donateurs dans Quantum pour les fonds fournis par les banques de développement au PNUD, soit directement, soit par l’intermédiaire des gouvernements des pays programme.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Pour les gouvernements, les codes donateurs doivent contenir soit le nom du pays (ex. : Government of Colombia), soit le code pays ISO à trois lettres suivi de la description du ministère (ex. : COL – Alcaldía de Barranquilla). Les codes ne comportant pas le code ISO ne peuvent plus être utilisés, sauf si l’OFA modifie le code existant. Les codes existants en espagnol peuvent continuer d’être utilisés tant que le code ISO est présent. Les nouveaux codes donateurs doivent être en anglais. Codes des principales banques de développement : a. Banque mondiale (IBRD) = 000015 b. Banque interaméricaine de développement = 000016 c. Banque africaine de développement = 000017 d. Banque asiatique de développement = 000018 e. Banque centraméricaine d’intégration économique (BCIE) = 000275 Note : Si un projet a plus d’un ministère donateur, chaque ministère doit avoir son propre code.