ÉTAPE

Informer le point focal des ressources humaines du BES/JPOSC dès que possible que le fonctionnaire est arrivé à son lieu d’affectation et a pris ses fonctions. (Le cas échéant, confirmer également l’arrivée des membres de la famille remplissant les conditions requises.)

Partie responsable

Agent local des RH / Superviseur du fonctionnaire / Autre agence

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le point focal RH local, le superviseur ou l’autre organisme doivent informer le point focal RH du BES/JPOSC que le fonctionnaire et, le cas échéant, les membres de sa famille remplissant les conditions requises sont arrivés au lieu d’affectation, en précisant la date de prise de fonctions et les dates de voyage.

ÉTAPE

Autoriser le versement de l’indemnité d’installation au moyen d’une note ou d’un bon de paiement.

Partie responsable

Point focal RH du BES/JPOSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Fonctionnaires du PNUD affectés dans un bureau de pays :

Le BES envoie une autorisation de paiement au bureau de pays du PNUD. Le bureau de pays traite et effectue le paiement. L’autorisation indique le montant de la somme forfaitaire de l’indemnité d’installation, tandis que le montant de l’indemnité journalière de subsistance (IJS) est déterminé par le bureau de pays selon le taux applicable à la date d’arrivée.

Fonctionnaires du PNUD affectés au siège :

Le BES/JPOSC établit un bon de paiement et le soumet pour approbation au détenteur du budget. Pour les fonctionnaires réaffectés à un nouveau lieu d’affectation, le BES/JPOSC peut autoriser le versement anticipé de la somme forfaitaire de l’indemnité d’installation jusqu’à trois mois avant le voyage, à la demande du fonctionnaire.
Le paiement est effectué sur la base du taux de change et du taux de rajustement de poste applicables à la date du paiement. Aucun ajustement ne sera effectué si les taux varient après le versement.

Pour les fonctionnaires arrivant à New York, la partie correspondant à l’indemnité journalière de subsistance de l’indemnité d’installation est versée sur présentation des copies suivantes :

1. Cachet d’entrée sur le visa ;
2. Visa G-4 figurant dans le passeport ;
3. Formulaire P.1 dûment rempli.

ÉTAPE

Traiter l’autorisation de paiement / Approuver le bon de paiement

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le bureau de pays du PNUD traite et effectue le paiement au moyen d’un bon de paiement dans le module des comptes fournisseurs (AP).
Il calcule le montant de l’IJS applicable à la date d’arrivée du fonctionnaire et/ou des membres de sa famille remplissant les conditions requises.

Le détenteur du budget approuve le bon de paiement pour la population du JPOSC (JPOs/SARCs/Experts détachés du gouvernement suédois). Le JPOSC est le détenteur du budget des fonds des donateurs. Les demandes d’approbation des paiements ou des bons doivent être envoyées à JPOSC.Payments@undp.org pour vérification et approbation par les Finances du JPOSC. Pour les JPOs/SARCs dans le cadre d’un arrangement de cofinancement, l’approbation du paiement pris en charge par l’unité d’accueil doit être obtenue auprès de ladite unité.