Les installations comprennent les actifs qui sont regroupés, qui sont utilisés pour la production ou la fourniture de biens ou de services, qui sont utilisés dans la mise en œuvre des programmes du PNUD et des opérations administratives et qui doivent être utilisés pendant plus d’une période comptable. Des exemples de ces actifs sont les équipements lourds, le mobilier et le petit matériel. Le coût combiné de ce groupe d’actifs doit être supérieur ou égal à $1 500 et doit respecter les critères d’immobilisation décrits à la rubrique « Comptabilisation ».
Englobe les systèmes essentiels de contrôle interne qui complètent et garantissent le bon fonctionnement des contrôles et des équilibres, y compris financiers. Il s'agit notamment des normes et des incitations de la fonction publique internationale, des codes d'éthique, des sanctions pénales et du contrôle administratif.
Tous les programmes et projets du PNUD doivent être régis par un conseil ou un comité de pilotage multipartite chargé d’examiner les performances sur la base du suivi et de l’évaluation, et de traiter les problèmes de mise en œuvre pour garantir la qualité des résultats obtenus. Dans les contextes de crise où des contraintes empêchent le gouvernement de participer aux comités de pilotage de programme et/ou de projet pertinents, le bureau régional peut approuver la modification des mécanismes de supervision en tenant compte des risques et des parties prenantes.
Le principe directeur essentiel des achats du PNUD est d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Le meilleur rapport qualité-prix ne doit pas être assimilé au prix le plus bas. Il nécessite une évaluation intégrée des facteurs techniques, organisationnels et de prix à la lumière de leur importance relative (c'est-à-dire la fiabilité, la qualité, l'expérience, la réputation, les performances antérieures, le coût/frais et le caractère raisonnable). Les paramètres peuvent également inclure les objectifs sociaux, environnementaux et autres objectifs stratégiques définis dans le plan d'achat.
Les membres du personnel du PNUD sélectionnés pour participer à une procédure d’examen par une commission, dont les rôles sont décrits au paragraphe 36 de la politiquede sanctions du PNUD à l’encontre des fournisseurs.
Le Mémorandum d’accord (MoU) est une déclaration d’intention et un engagement général entre les partenaires. Il définit le contexte législatif, les principes généraux et l’orientation de la coopération potentielle dans la poursuite d’objectifs communs. Il sert de cadre général à toute coopération mondiale, régionale et nationale. Les accords de mise en œuvre spécifiques au niveau des pays sont subordonnés aux mémorandums d’accord et sont utilisés pour préciser les conditions de travail. Le PNUD dispose de différents modèles pour les gouvernements, les entités des Nations Unies, le secteur privé, les organisations non gouvernementales et de la société civile, les institutions universitaires et les fondations. Un MoU n’est pas un instrument financier et ne peut donc pas être utilisé par le PNUD pour verser ou recevoir des contributions de partenaires.
Une concurrence internationale limitée est réalisée en réduisant le champ de la concurrence à une liste restreinte de soumissionnaires potentiels. Cette situation est déterminée au préalable par une évaluation non discriminatoire des qualifications. Un tel processus peut utiliser diverses méthodes de recherche de fournisseurs, telles que :
a. Utilisation des fichiers existants; b. Présélection à partir de séries précédentes de sélection ou de manifestations d’intérêt provenant d’un autre processus de sélection, en supposant que les biens ou services sont similaires; c. Anciens fournisseurs qui ont donné satisfaction auparavant; d. Fournisseurs recommandés par d’autres entités des Nations Unies; e. Ouvrages de référence accessibles au public et bases de données en ligne; f. Appel à manifestation d’intérêt publié;
g. Annuaires professionnels classiques
Le micro-achat est une méthode d'approvisionnement simplifiée pour les biens facilement disponibles, les services standardisés ou les petits travaux, lorsque le montant du contrat n'excède pas 5 000 USD. Ces achats peuvent constituer un volume important de l'approvisionnement total du PNUD, mais leur valeur totale reste relativement faible. Un processus simplifié est préférable pour réduire les coûts de transaction.
Le terme « mise en œuvre » s’entend de la gestion et de l’exécution des activités de projet pour atteindre des résultats précis, notamment l’approvisionnement et l’exécution des intrants d’activités de projet du PNUD et leur utilisation dans la production des produits, tels que présentés dans le programme de travail annuel, signé par le PNUD et le partenaire de réalisation.
La mise en œuvre d’un programme ou d’un projet exige de veiller à ce que tous les produits dans les documents de planification soient exécutés et contribuent à atteindre les effets du plan stratégique du PNUD et du document de programme pays ou régional correspondant.
Dans le cadre de cette modalité, le PNUD effectue les dépenses depuis la demande jusqu'au décaissement, sans qu'aucun transfert de fonds ne soit effectué au partenaire. Cependant, le partenaire de mise en œuvre a un contrôle programmatique total et donc un contrôle total sur les dépenses.
La mise en œuvre par l’agence est l’une des quatre modalités disponibles au PNUD pour la mise en œuvre de projets et de programmes.
Une agence des Nations Unies peut être un partenaire de réalisation (chargée de rendre compte des résultats globaux dans un programme ou un projet) ou une partie responsable (chargée de rendre compte des éléments d’un programme ou d’un projet).
La réalisation directe (DIM) est la modalité par laquelle le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) agit en tant que partenaire de réalisation. Dans la modalité DIM, le PNUD a les capacités techniques et administratives pour prendre en charge la mobilisation des intrants requis et leur mise en œuvre efficace pour atteindre les produits prévus. Le PNUD prend en charge la responsabilité et la redevalibilté générales de la gestion pour la mise en œuvre des projets. Par conséquent, le PNUD doit suivre toutes les politiques et procédures établies pour ses propres opérations.aquelle le PNUD assume le rôle de partenaire de mise en œuvre.
La mobilité est définie comme les déplacements périodiques du personnel vers des postes nouveaux ou reclassés dans le même groupe professionnel/domaine fonctionnel ou dans un groupe différent, latéralement ou à un niveau différent, dans le même lieu d'affectation ou dans un lieu différent.
Mouvement du personnel entre des postes dans le même groupe professionnel/domaine fonctionnel ou dans un groupe différent, que ce soit géographiquement ou non.
Mouvement du personnel vers un autre fonds, programme ou agence du système commun des Nations Unies, par le biais d'un détachement, d'un prêt ou d'un transfert.
Les cinq principaux moyens de transport de fret – maritime, ferroviaire, routier, aérien et colis postal – sont utilisés, individuellement ou en combinaison, dans le cadre du transport international. Les Unités opérationnelles devraient tenir compte des moyens de transport à la fois économiques et efficaces. En général, les frais de transport ferroviaire, routier et aérien sont relativement plus élevés que ceux du fret maritime, c’est pourquoi le PNUD recommande le transport maritime. Toutefois, pour assurer une bonne prestation, il est conseillé de choisir un navire de conférence, qui fonctionne le long d’itinéraires précis et de ports servant d’escale préétablis.
Un document de projet peut être révisé à tout moment par accord entre les signataires du document, le bailleur de fonds, le comité directeur du fonds commun des Nations Unies et/ou le fonds vertical, selon le cas, et après consultation avec le comité de pilotage du projet. Le but de la révision doit être d’apporter des ajustements et des améliorations substantiels ou financiers au projet. Des restrictions s’appliquent aux projets financés par le Fonds pour l’environnement mondial (FEM) et le Fonds vert pour le climat (FVC).
Utilisé pour l'enregistrement des contributions. Il s'agit de saisir les informations relatives à l'accord et les informations comptables nécessaires pour s'assurer que les recettes sont enregistrées dans le Grand Livre et reflétées correctement dans les comptes du PNUD.
Le montant amortissable est le coût d’un actif, ou un autre montant substitué au coût, moins sa valeur résiduelle. La valeur résiduelle d’un actif est le montant estimatif qui résulterait de la liquidation de l’actif, déduction faite des coûts estimés de la cession, si l’actif avait déjà atteint l’âge et l’état prévu à la fin de sa durée de vie utile. La durée de vie utile d’un actif est la période au cours de laquelle un actif devrait pouvoir être utilisé par une entité.
Le document inclus dans la RFP qui décrit les objectifs, l'étendue des services, les activités, les tâches à exécuter, les responsabilités du soumissionnaire, les résultats attendus et les produits livrables, ainsi que d'autres données pertinentes à l'exécution de l'éventail des tâches et des services attendus du soumissionnaire retenu.
La tolérance désigne l’écart admissible par rapport à un plan (en termes de temps et de coût) sans avoir à porter l’écart à l’attention de l’autorité directement supérieure.
Désigne le recrutement, le transport, le transfert, l’hébergement ou l’accueil de personnes par un fournisseur, par la menace de recours ou le recours à la force ou à d’autres formes de contrainte, par enlèvement, fraude, tromperie, abus d’autorité ou d’une situation de vulnérabilité, ou par l’offre ou l’acceptation de paiements ou d’avantages pour obtenir le consentement d’une personne ayant autorité sur une autre aux fins d’exploitation.
Une mesure visant à modifier l'exposition au risque afin de fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs. Cela comprend le traitement des risques, qui est la réponse aux événements négatifs, et la gestion des opportunités, qui est la réponse aux événements positifs.
Il s'agit de la procédure selon laquelle les paiements sont effectués directement aux fournisseurs et aux tiers fournissant des biens ou des services pour des activités de programme convenues pour le compte du partenaire, à sa demande, et cela après
l'achèvement des activités. En vertu de cette modalité, le partenaire est responsable / redevable des dépenses du projet et effectue les acquisitions, mais demande au PNUD d’effectuer les décaissements. Le bureau fournit des services de comptabilité et des services bancaires au partenaire.
L'EFT est une méthode de transfert électronique de fonds mise en œuvre avec les banques en utilisant a) la norme ISO 20022, b) et toute autre méthode électronique utilisant les normes de sécurité approuvées par les TIC.
Selon cette modalité, le PNUD avance des fonds sur une base trimestrielle au partenaire pour la mise en œuvre des activités de programme convenues. Le partenaire à son tour rend compte des dépenses. Notez que l'enregistrement des dépenses, de la demande des fonds au décaissement, a lieu dans les livres du partenaire. Le PNUD préfinance les activités avec des avances de fonds.
Transferts électroniques de fonds (TEF) : Lorsque les paiements sont effectués par transfert électronique de fonds (TEF), les instructions de paiement sont générées sous forme électronique en utilisant le processus de traitement par lots de la méthode "PPR" pour utiliser la méthode "TRF".
Les transitaires, également appelés commissionnaires de transport ou courtiers de fret, agissent en qualité de commissionnaires de transport internationaux, agents en douane ou courtiers en douane aux fins de l’accomplissement des formalités et des opérations liées aux envois. Généralement employés pour recevoir des biens consignés lorsque le personnel du PNUD n’est pas physiquement présent, les transitaires procèdent rapidement au dédouanement et à la collecte des biens susceptibles d’être perdus ou chapardés. Les Unités opérationnelles doivent transmettre au transitaire concerné tous les documents nécessaires (c.-à-d., la lettre de transport, les instructions d’expédition) en vue du dédouanement des biens en transit.
Bien que les programmes pays, les programmes régionaux et les programmes mondiaux du PNUD aient des durées fixes, ils s’appuient sur les résultats obtenus lors du dernier programme pour passer de l’ancien programme au nouveau.
Il est indispensable de passer d’un programme à l’autre en examinant attentivement les réussites, les difficultés et les leçons apprises du programme actuel pour élaborer la théorie du changement du nouveau programme.
La transparence désigne le processus par lequel on fait en sorte que des éléments d’information fiables sur les conditions, décisions et actions ayant trait aux activités de l’organisation puissent être consultés en étant présentés en temps voulu et de manière à être intelligibles.
Le travail forcé désigne tout travail ou service exigé par un vendeur d'une personne sous la menace d'une sanction quelconque et pour lequel ladite personne ne s'est pas offerte volontairement.
Les paiements effectués par l'Organisation à un membre du personnel en sus de son salaire, de ses avantages et de ses droits en vertu du Statut et du Règlement du personnel des Nations Unies et des politiques pertinentes ;