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A

L’abus de pouvoir désigne l’utilisation abusive d’une position d’influence, de pouvoir ou d’autorité par des membres du personnel du PNUD à l’encontre d’autres membres du personnel du PNUD, ou de membres extérieurs ou d’un groupe composé de ces derniers. Il peut s’agir de situations dans lesquelles l’auteur en question use de son influence, pouvoir ou autorité pour exercer arbitrairement une influence sur la carrière ou les conditions d’emploi (y compris, mais pas exclusivement, dans le cadre d’une nomination, d’une affectation, d’un renouvellement de contrat, d’une évaluation de résultats ou d’une promotion) d’autres membres du personnel du PNUD ou de membres extérieurs. L’abus de pouvoir peut comprendre un incident unique ou une série d’incidents. Il peut aussi impliquer une conduite qui génère un climat d’hostilité ou de vexation dans l’environnement de travail, comprenant notamment, mais pas exclusivement, le recours à l’intimidation, des menaces, du chantage ou des actes de coercition.

Source: Harcèlement, harcèlement sexuel, discrimination et abus de pouvoir
Les accords de partage de coûts sont des instruments de financement des partenaires donateurs qui stipulent les conditions de réception, d’administration, d’utilisation et de notification des ressources pour des activités spécifiques du PNUD. Le PNUD dispose de modèles d’accords spécifiques pour les gouvernements, les entités des Nations Unies, le secteur privé, les organisations non gouvernementales et de la société civile et les fondations.

Source: Gestion des partenariats
Depuis 2015, les modèles de convention de subvention ou de délégation évalués par le pilier de l'UE (PAGoDA) ont été introduits. Il existe certaines exigences spécifiques en matière de rapports pour les contrats financés par la DG ECHO (aide humanitaire de l'UE) liées à leur plateforme en ligne obligatoire utilisée pour la soumission des rapports.

Source: EU Reporting
L'accord-cadre financier et administratif (FAFA) régit notre partenariat avec la Commission européenne (CE), pour la mise en œuvre du budget de l'Union européenne (UE). Chaque contribution de l'UE s'accompagne d'un accord spécifique signé entre le PNUD et les représentants de l'UE (dans le pays ou à Bruxelles). L'accord définit les exigences spécifiques en matière de rapports.

Source: EU Reporting
Nous pouvons définir les achats importants comme étant ceux qui ont un coût relatif élevé ou pour lesquels l’approvisionnement est difficile à garantir. Les coûts relatifs des biens, des services ou des travaux sont définis comme leur coût par rapport au total des dépenses d’achat de l’Unité administrative ou de l’agence. Pour le PNUD, une transaction supérieure ou égale 100 000 dollars des États-Unis est considérée comme un achat important.

Source: Stratégies d’approvisionnement transactionnel et planification des approvisionnements
Les immobilisations incorporelles sont les actifs immatériels de valeur que le PNUD possède. Les caractéristiques déterminantes d’une immobilisation incorporelle sont l’absence d’existence physique (ne peut pas être touchée), et l’absence de valeur monétaire définie. Elles ne peuvent être vues ou touchées, mais sont néanmoins importantes pour le succès du PNUD. Les immobilisations incorporelles peuvent être générées en interne, comme des logiciels développés en interne, ou acquises à partir de sources externes, par exemple l’écart d’acquisition (qui ne peut pas s’appliquer au PNUD), ou le nom de marque par exemple si le PNUD utilise une marque de commerce réputée dans la mise en œuvre de l’un de ses projets.

Source: Immobilisations corporelles (PP&E)
Une activité protégée correspond à la dénonciation de bonne foi d’un manquement présumée, conformément aux procédures prévues dans le Cadre juridique du PNUD applicable aux violations des normes de conduite des Nations Unies. Le fait de collaborer, de bonne foi, à des audits ou à des enquêtes dûment autorisés constitue également une activité protégée.

Source: Politique de Protection Contre les Représailles
Catégorie de coûts associés aux "programmes" et aux activités "d'efficacité du développement" qui contribuent à la réalisation effective des résultats de développement, comme suit : a) programmes : catégorie de coûts associés à des composantes de programme ou à des projets spécifiques qui contribuent à la réalisation des résultats de développement contenus dans les documents de programme nationaux/régionaux/globaux ou dans d'autres arrangements de programmation ; b) efficacité du développement : catégorie de coûts associés aux activités de nature politique, consultative, technique et de mise en œuvre qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs des programmes et des projets dans les domaines d'intervention des organisations. Ces apports sont essentiels à l'obtention de résultats en matière de développement et ne sont pas inclus dans des composantes de programme ou des projets spécifiques dans les documents de programme nationaux, régionaux ou mondiaux.

Source: Règlement financier et des règles de gestion financière du PNUD
Dans les cas d’achats en commun, ou lorsque plusieurs agences entreprennent une opération d’achat particulière qui donne lieu à des allégations selon lesquelles le fournisseur se serait livré à des pratiques proscrites, les agences concernées doivent désigner une « agence cheffe de file » chargée de les représenter lors de la collecte et l’analyse des données, de l’enquête et de la prise de sanctions à son encontre. Les agences concernées se concertent pour désigner l’agence cheffe de file pour chaque cas. Il s’agit normalement de l’agence : a) la plus directement touchée par les activités du fournisseur et les pratiques proscrites ; et/ou b) disposant des ressources disponibles les plus importantes. Toutes les agences concernées doivent collaborer avec l’agence cheffe de file. L’agence cheffe de file doit appliquer ses propres règlements, règles, politiques et procédures à ses activités.

Source: Politique de sanctions du PNUD à l’encontre des fournisseurs
Le système d'allocation-logement a pour but de faciliter l'installation des nouveaux membres du personnel et d'encourager la mobilité au sein du système commun des Nations Unies. Il s'agit de subventionner les frais de location des membres du personnel éligibles dont le logement est d'un niveau raisonnable, mais dont le coût est sensiblement plus élevé que la moyenne du lieu d'affectation.

Source: Rental Subsidy
L’amortissement est la répartition systématique du montant amortissable d’une immobilisation incorporelle sur sa durée de vie utile. L’amortissement correspond au coût de l’actif en versements égaux (méthode d’amortissement linéaire) sur la durée de vie de l’actif, plutôt qu’au moment du paiement de l’actif. L’amortissement est la répartition systématique du montant amortissable d’une immobilisation incorporelle sur sa durée de vie utile. L’amortissement correspond au coût de l’actif en versements égaux (méthode d’amortissement linéaire) sur la durée de vie de l’actif, plutôt qu’au moment du paiement. Le montant amortissable est le coût d’un actif, ou tout autre montant substitué au coût, diminué de sa valeur résiduelle, la valeur résiduelle d’un actif étant le montant estimatif qui sera obtenu à partir de la liquidation de l’actif, après déduction des coûts estimatifs de liquidation, si l’actif a atteint l’âge et l’état prévu à la fin de sa durée de vie utile. Au Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD), toutes les immobilisations incorporelles auront une durée de vie résiduelle nulle.

Source: Amortissements, Rapprochements, rapports et fonctions centralisées
L'analyse de l'impact sur les activités (BIA) est menée par chaque bureau de pays ou unité de bureau, et coordonnée par le bureau du point focal pour la continuité des activités. Ils peuvent demander une assistance technique à la Direction, Bureau des services de gestion (BMS). L'AIB comprend : a. l'identification des fonctions opérationnelles critiques ; b. l'évaluation des impacts des risques identifiés qui peuvent perturber les fonctions opérationnelles critiques ; c. la spécification des délais de rétablissement en cas de perturbations ; d. la définition de stratégies de rétablissement pour les fonctions opérationnelles critiques, y compris l'affectation des ressources appropriées.

Source: Politique de gestion de la continuité des activités du PNUD
Cette méthode de recherche de fournisseurs sensibilise les milieux d’affaires à une perspective liée à un projet spécifique, et nécessite une diffusion sur un support approprié (y compris, mais sans s’y limiter, le site web mondial du PNUD) en fonction de la nature de du processus d’achat. Dans le cadre d’un processus ouvert d’appel à la concurrence, il n’y aura pas de sociétés présélectionnées ; par conséquent, tous les fournisseurs souhaitant participer au processus sont invités à le faire.

Source: Recherche de fournisseurs et études de marché
Un appel d’offres est utilisé pour acheter des biens ou des travaux d’une valeur de 200 000 dollars des États-Unis ou plus. Il n’oblige pas les soumissionnaires éventuels à préciser le mode de production, les approches techniques, ni la gestion ou la supervision des activités requises. L’appel d’offres ne demande que des détails sur les coûts pour répondre aux spécifications précises des produits. La méthode peut également être utilisée dans la recherche de travaux de construction ou de services qui peuvent être quantitativement et qualitativement définis.

Source: Méthodes d’approvisionnement
Sur la base du plan de travail approuvé, le PNUD fournit au partenaire de mise en œuvre les ressources financières nécessaires pour mener à bien les activités du projet. Dans l’approche harmonisée de transfert de fonds, (HACT, Harmonized approach to cash transfers, pour ses sigles en anglais) quatre modalités sont possibles pour les remises d’espèces en fonction des accords opérationnels décrits dans le document de projet : a. Remises directes d’espèces aux partenaires de mise en œuvre et aux parties responsables pour les obligations et les dépenses qu’ils prendront à leur charge pour appuyer les activités ; b. Paiements directs aux fournisseurs et à d’autres tierces parties suite aux obligations contractées par les partenaires de mise en œuvre et les parties responsables ; c. Remboursement aux partenaires de mise en œuvre et aux parties responsables des obligations et dépenses encourues en appui aux activités ; et d. Mise en œuvre directe par l’agence à travers laquelle une agence des NU contracte des obligations et engage des dépenses en appui aux activités.

Source: Produire des résultats
Le cadre HACT représente un cadre opérationnel commun (harmonisé) pour le transfert de fonds aux partenaires gouvernementaux et non gouvernementaux (partenaires institutionnels et partenaires techniques), que ces partenaires travaillent ou non avec un ou plusieurs organismes des Nations Unies. L'objectif du cadre HACT est de favoriser un alignement de l'aide au développement aux priorités nationales et de renforcer les capacités nationales en matière de gestion et de redevabilité, tout en ayant comme objectif ultime le passage progressif aux systèmes nationaux. Le cadre HACT est destiné à constituer un ensemble simplifié de procédures de demande, de décaissement, de garantie et de rapport sur les fonds pour gérer efficacement les risques, réduire les coûts des transactions et promouvoir le développement durable de manière coordonnée.

Source: Approche harmonisée de transfert de fonds (HACT)
Conformément aux politiques et procédures de passation de marchés du PNUD, il doit s'agir d'un processus d'appel d'offres. La responsabilité de l'attribution d'un contrat à une banque pour la fourniture de services bancaires a été déléguée par l'Administrateur au Trésorier en vertu de la règle 125.01 du Règlement financier et règles de gestion financière du PNUD. Seul le Trésorier peut approuver la recommandation faite par le Représentant résident (RR) ou le Chef de bureau à la suite de l'exercice d'appel d'offres.

Source: Approvisionnement en services bancaires
Appui à titre gracieux : Le PNUD peut offrir les mêmes contrats que ceux des consultant·es individuel·les à des professionnel·les bénéficiant du soutien financier d’un tiers, pour une période allant jusqu’à deux ans. Si le soutien financier est fourni par une entreprise du secteur privé, les règles de diligence raisonnable du PNUD s’appliquent.

Source: Produire des résultats
Il s'agit de la conservation et de l'entretien des documents non courants sur une base temporaire ou permanente/indéfinie, conformément à un calendrier de conservation établi. Les archives publiques du PNUD doivent être électroniques dans la mesure du possible, et doivent être stockées dans les systèmes officiels du PNUD.

Source: Rétention des documents, sécurité des données et contingence
Pendant le transport et le stockage, toutes les marchandises sont exposées à un ensemble de risques, tels que les dommages, le chapardage et le vol, la casse, la non-réception d’une partie ou de la totalité d’un envoi. L’assurance des marchandises offre donc une protection contre de potentielles pertes financières résultant de tels risques. Les Unités opérationnelles doivent veiller à ce que les conditions suivantes soient respectées : a. La protection des biens exposés à des risques, notamment aux guerres, aux grèves, aux émeutes et aux troubles civils; b. La durée de la couverture d’assurance est suffisante et couvre la période de transport d’un « entrepôt à l’autre », y compris un minimum de 30 jours, estimé pour le stockage sur le site de destination; c. Les biens sont assurés selon l’ensemble coût, assurance et valeurfret (CIF) plus un pourcentage convenu en fonction de la valeur, s’élevant généralement à 10 %, pour refléter le coût indirect de l’Unité opérationnelle pour la couverture ou le remplacement des bien.

Source: Transport Maritime et Assurance
Il s'agit d'un examen systématique et indépendant des données, déclarations, enregistrements, opérations et performances d'un partenaire. Un audit programmé est soit un audit de contrôle interne mené pour les Partenaires classés à risque « Faible » et « Risque moyen », soit un audit financier qui doit être réalisé pour tous les autres Partenaires, y compris les Partenaires non évalués.

Source: Approche harmonisée de transfert de fonds (HACT)
L'augmentation de salaire à l'intérieur d'une classe d'un échelon à l'échelon supérieur de l'échelle des salaires établie a pour but d'accorder à un membre du personnel une augmentation de salaire pour des performances et une conduite satisfaisantes pendant une période de référence. 2. La période de référence est d'un an, sauf pour le passage aux échelons de longévité, comme indiqué dans le barème des traitements correspondant. Pour les membres du personnel occupant ou dépassant l'échelon 12 de P-2, l'échelon 14 de P-3, l'échelon 13 de P-4, l'échelon 11 de P-5, l'échelon 5 de D-1 et tous les échelons de D-2, la période de référence est de deux ans. L'octroi de l'augmentation est soumis à la confirmation de la performance satisfaisante du membre du personnel dans ses missions et sa conduite, telle qu'évaluée par son/ses superviseur(s) et documentée dans le mécanisme d'évaluation de la performance du PNUD, et à l'existence d'un échelon supérieur dans la classe ac

Source: Salary Increments
Authenticité. Une signature électronique est considérée comme authentique s'il peut être prouvé que la signature électronique n'a pas été modifiée, altérée ou autrement compromise après avoir été placée. L'authenticité d'une signature électronique est établie par les paramètres suivants : i. Association de la signature électronique à un signataire ; ii. Indication de la date et de l'heure de la signature électronique.

Source: Electronic Signatures Policy
Les fonctionnaires du système des Nations Unies et les membres de la famille admissibles sont tenus d’obtenir une habilitation de sécurité pour tous les voyages officiels, quel que soit le lieu, et ils ne sauraient entamer un voyage officiel sans obtenir ladite habilitation, sauf dans des cas de force majeure, où ils disposent de peu de temps pour satisfaire à cette politique, comme une évacuation médicale immédiate ou une autre situation mettant leur vie en danger. Aux fins de cette politique, le voyage officiel désigne les congés officiels dans les foyers ou d’autres remboursements des frais de voyage autorisés dont le coût du déplacement est pris en charge par les organisations du système des Nations Unies. Cela s’applique indépendamment du fait que les voyages officiels soient effectués par voie aérienne, maritime ou terrestre, ou par toute combinaison de ces moyens.

Source: Habilitation de sécurité
Le Comité d’examen des fournisseurs peut recommander, et le directeur des achats peut décider d’imposer, d’autres sanctions qu’il juge appropriées, y compris l’exigence que les futurs contrats avec le fournisseur mentionnent des conditions spéciales, ou que le fournisseur indemnise le PNUD pour les pertes et/ou les coûts subis ou encourus par le PNUD en raison de l’implication du fournisseur dans une pratique proscrite.

Source: Politique de sanctions du PNUD à l’encontre des fournisseurs
L’Avance de fonds des projets (PCA, Project Cash Advance) est une avance unique accordée à un Dépositaire d’une PCA pour une activité ponctuelle et spécifique relative à un projet. En général, les activités ponctuelles et particulières relatives à un projet comprennent des ateliers, des séminaires de formation ou des conférences portant sur certains projets qui se déroulent dans des endroits éloignés. La durée de ces activités varie de 2 jours à 2 semaines.

Source: Avance de trésorerie pour les projets (PCA)
Un avantage indu pour les fournisseurs individuels signifie que l‘information n‘est pas divulguée systématiquement à tous les fournisseurs potentiels durant le processus d’appel à la concurrence ou que l‘information interne est divulguée à un fournisseur potentiel ou existant. Autoriser le personnel à agir seul ou à entreprendre des études de marché inefficaces peut donner lieu à un avantage indu.

Source: Déontologie en matière d’achat, fraude et corruption

Policy Areas

Gestion des programmes et projets

Réponse à la crise

Gestion des ressources financières

Gestion des ressources humaines

Approvisionnement

Partenariats

Services administratifs

Redevabilité

Technologies de l'information et des communications

Sécurité

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