Les paiements manuels sont définis comme des paiements effectués en dehors du système Quantumet ensuite enregistrés dans Quantum. Les bureaux ne peuvent effectuer des paiements manuels que lorsque 1) le bureau n’est pas en mesure de se connecter ou d’effectuer une transaction en raison d’un mauvais fonctionnement du système ou d’une mauvaise connexion à Quantum et 2) le paiement est nécessaire immédiatement en cas de situation d’urgence inévitable. Tous les paiements manuels doivent être accompagnés de documents justificatifs et doivent être enregistrés immédiatement après dans Quantum.
Paiement positif : Le paiement positif est un processus utilisé pour lutter contre la fraude par chèque. Grâce à ce service, une entreprise transmet un fichier avec les informations relatives aux chèques émis à la banque peu de temps après leur émission au bénéficiaire. La banque compare les numéros de série des chèques et les montants des chèques présentés pour paiement par rapport au fichier d’émission et ne paie que les chèques qui correspondent. Les exceptions sont transmises à la société pour traitement. Certains services de paiement positifs correspondent au champ du bénéficiaire ainsi qu’au numéro de série et au montant, dans le but de détecter les bénéficiaires modifiés.
Les paiements basés sur la performance (PBP) représentent un type d’accord entre le PNUD et une partie responsable dont le financement est conditionné par la confirmation de l’atteinte d’un résultat en matière de développement mesurable et convenu. Aucune avance n’est accordée, les paiements ne sont versés qu’après confirmation de l’atteinte des résultats convenus. Cette approche encourage davantage les parties responsables à atteindre les résultats.
Paiements mensuels : Rémunération mensuelle d'un membre du personnel moins les déductions salariales, à l'exclusion des déductions effectuées à la demande du membre du personnel pour un paiement à la United Federal Credit Union (UNFCU) ou à une institution similaire.
Permet aux donateurs d'affecter leur contribution à un projet dont les termes de référence s'inscrivent dans les termes de référence plus larges du fonds fiduciaire. Du point de vue du donateur, les avantages du "partage des coûts au sein d'un fonds fiduciaire" comprennent la déclaration séparée de leur contribution et la possibilité de rembourser les soldes des ressources au donateur plutôt qu'aux ressources générales du fonds fiduciaire. Remplacement des fonds fiduciaires secondaires.
Conformément à l’article 17 du Règlement financier du PNUD, un partenaire de mise en œuvre est « l’entité à laquelle l’administrateur ou l’administratrice a confié la mise en œuvre de l’assistance du PNUD spécifiée dans un document signé, ainsi que la pleine responsabilité et la redevabilité dans l’utilisation efficace des ressources du PNUD et de l’exécution des produits, comme indiqué dans ce document ».
Un partenariat du PNUD est un engagement volontaire de collaboration entre le PNUD et une ou plusieurs parties. Ensemble, ils œuvrent à la réalisation d’objectifs communs conformes aux objectifs généraux de développement soutenus par le PNUD. Les parties doivent s’engager à respecter les valeurs et les politiques qui sont au cœur du mandat du PNUD et à maximiser l’utilisation efficace des ressources, notamment en évaluant soigneusement les risques, les responsabilités, les compétences et les avantages. Ils peuvent
Le Participant à l’enquête est toute personne qui n’est pas la personne soumise à l’enquête, mais qui coopère à une enquête, par exemple en étant interrogée ou en fournissant des renseignements. Les participants à l’enquête peuvent être des membres du personnel qui coopèrent conformément aux Règlements du personnel 1.2 (r) et aux Règles du personnel 1.2 (c) ou des personnes ne faisant pas partie du personnel ou des membres tiers qui fournissent des renseignements probants.
Le partage des coûts avec des tiers se produit lorsque les gouvernements donateurs et d'autres donateurs apportent des fonds aux programmes et projets du PNUD.
Il s’agit de la modalité par laquelle un gouvernement bénéficiaire du Programme alloue une partie de ses propres ressources (qui peuvent inclure le produit d’un prêt d’une institution financière internationale et d’autres sources acheminées par le budget du gouvernement) à un programme ou projet du PNUD. Dans ce contexte, le « Gouvernement » concerné peut être l’administration nationale ainsi que l’un de ses démembrements au niveau central ou local dûment autorisé à conclure des accords avec le PNUD.
Ensemble des activités mises en œuvre en collaboration avec les entreprises en vue de mettre au point des solutions, de mobiliser des ressources et de plaider pour des changements en faveur de la lutte contre la pauvreté et de la réalisation des ODD
Toute organisation légalement constituée et dûment enregistrée peut devenir partie responsable d’un projet du PNUD dont ce dernier est le partenaire de mise en œuvre ou fournit un appui au partenaire de mise en œuvre par l’intermédiaire du bureau pays (et cet appui implique l’engagement par contrat d’une partie responsable pour certaines activités). Il s’agit entre autres des agences gouvernementales, des organisations intergouvernementales, des sociétés privées, d’autres agences des Nations Unies, ou des organisations de la société civile, de même que les organisations non gouvernementales, des groupes de plaidoyer, des entreprises publiques et le monde universitaire. Les mêmes politiques et procédures pour sélectionner des organisations de la société civile comme parties responsables sont utilisées pour les institutions universitaires privées et non gouvernementales, ainsi que les fondations (quelle que soit leur forme de propriété publique ou privée) et les entreprises publiques.
Toute organisation légalement constituée et dûment enregistrée peut devenir partie responsable d’un projet du PNUD dont ce dernier est le partenaire de mise en œuvre ou fournit un appui au partenaire de mise en œuvre par l’intermédiaire du bureau pays (et cet appui implique l’engagement par contrat d’une partie responsable pour certaines activités). Il s’agit entre autres des agences gouvernementales, des organisations intergouvernementales, des sociétés privées, d’autres agences des Nations Unies, ou des organisations de la société civile, de même que les organisations non gouvernementales, des groupes de plaidoyer, des entreprises publiques et le monde universitaire. Les mêmes politiques et procédures pour
Les membres du personnel qui allaitent peuvent quitter le bureau jusqu'à deux fois par jour pour allaiter leur(s) enfant(s) ou tirer leur lait en dehors du lieu de travail. La durée maximale de l'absence à ces fins est de : a) deux heures hors du bureau (y compris le temps de déplacement) lorsque le nourrisson est âgé d'un an ou moins ; ou b) une heure hors du bureau (y compris le temps de déplacement) lorsque le nourrisson est âgé d'un à deux ans.
Tous les membres du personnel du PNUD sont responsables devant l'Administrateur de l'exercice de leurs fonctions et de l'obtention des résultats convenus, sur la base des normes les plus élevées de compétence, d'intégrité, d'éthique et d'efficacité, conformément aux valeurs des Nations Unies, aux normes de conduite de la fonction publique internationale, à la circulaire du Secrétaire général concernant le statut et les droits et devoirs fondamentaux des fonctionnaires des Nations Unies, au Statut et au Règlement du personnel des Nations Unies et aux politiques du PNUD.
−La personne faisant l’objet d’une enquête est une personne qui fait l’objet de l’enquête, soit en raison d’une allégation soit en raison de preuves recueillies au cours d’une enquête.
Les membres du personnel du PNUD peuvent être nommés en tant que Personnes relais pour les questions de sécurité de l’ONU ou du PNUD dans leur lieu d’affectation. Les Personnes relais pour les questions de sécurité sont nommées par écrit par le DO/ASC, en consultation avec la SMT, pour faciliter la mise en œuvre du plan de sécurité. Les Personnes relais pour les questions de sécurité rendent compte au DO/ASC de leurs fonctions liées à la sécurité, quelle que soit l’organisation qui les emploie.
Le personnel du PNUD et les autres personnes engagées par le PNUD dans le cadre d'autres arrangements contractuels pour fournir des services dans le cadre des activités du programme du PNUD ou pour le soutien du programme.
Le Fonds de petite caisse pour un projet (Project Petty Cash Fund, PPCF) est un solde de petite caisse perpétuel conservé dans le coffre-fort d’un bureau ou d’un site de projet DEX pour répondre aux exigences de décaissement. En règle générale, ce type d’arrangement s’applique aux bureaux de projet DIM qui sont situés loin du siège principal du Bureau des pays et les services bancaires ne sont pas accessibles dans les régions où ces bureaux de projet sont situés.
Une pièce comptable est un document, physique ou électronique, qui crée soit un passif et son règlement, soit un actif et sa liquidation, soit une créance, soit un paiement, soit un enregistrement d'un dépôt.
Le Plaignant est toute personne qui fait une communication divulguant ou démontrant son intention de dévoiler des renseignements indiquant qu’un acte répréhensible a pu se produire.
Le plan comptable (PC) joue un rôle dans les systèmes financiers de Quantum pour le contrôle, la budgétisation et l'établissement de rapports. L'utilisation correcte du plan comptable est essentielle à la précision des rapports financiers, des rapports de gestion et des rapports aux donateurs.
Un plan d'amélioration des performances (PIP) est un outil qui vise à faciliter l'amélioration nécessaire des performances d'un membre du personnel. Il sert à enregistrer : (1) les lacunes identifiées et les améliorations à apporter, (2) les mesures à prendre pour satisfaire pleinement aux exigences du poste et aux objectifs de performance, (3) les délais ; ainsi que (4) le soutien à fournir, (5) les résultats des contrôles périodiques et (6) l'examen final de la mise en œuvre du PIP.
Chaque bureau/unité doit préparer et tenir à jour un plan de continuité des activités (PCA), afin de garantir que l'organisation puisse remplir ses fonctions, dans la mesure du possible, en cas d'urgence. Le PCA doit être révisé chaque année. 14. Le PCA couvre l'ensemble du personnel administré par le PNUD, les fonctions commerciales à tous les niveaux, y compris celles qui ont été sous-traitées à des entrepreneurs et fournisseurs externes, où la responsabilité juridique globale reste celle du PNUD. Le PCA ne couvre pas la résilience des tiers ; toutefois, il convient de demander aux sous-traitants de fournir la preuve qu'ils ont pris en compte les problèmes potentiels de résilience. Les bureaux de projet sont également encouragés à appliquer les principes du BCM. 16. Le PCA suit les meilleures pratiques internationales, ISO 22301 (Sécurité sociétale - Lignes directrices pour la préparation aux incidents et la gestion de la continuité des opérations).
Le processus de planification annuelle commence par la préparation d’un Plan d’affaires annuel (ABP, Annual Business Plan, pour ses sigles en Anglais), qui établit les priorités annuelles du PNUD en vue d’atteindre les résultats fixés dans le plan stratégique.
Soutenir le point focal d'audit de l'unité ou du bureau de pays pour les observations d'audit qui nécessitent une interprétation ou des clarifications de la part des points focaux politiques du bureau central, des divisions BMS, etc. Aide les bureaux faisant l'objet d'un audit à préparer la documentation avant l'audit.
Les personnes assignées au PNUD, qui assurent la liaison avec l'UNDSS CATSU, sont chargées de répondre aux questions relatives à la sécurité des voyages aériens conformément à la politique de sécurité des voyages aériens commerciaux de l'UNSMS et aux présentes directives. Sur la base des informations disponibles, les ATSFP préparent une analyse et fournissent une recommandation aux unités du PNUD sur l'utilisation de compagnies aériennes ne figurant pas sur la liste de réservation du PNUD.
En l’absence d’un Spécialiste de la sécurité sur le terrain (FSS), NSO ou COSA, le plus haut représentant du PNUD au niveau national, en consultation avec le Bureau de la sécurité du PNUD, doit nommer un Point focal national institutionnel pour les questions de sécurité du PNUD (ACSFP)8 pour les aider à gérer les questions de sécurité quotidiennes du PNUD. La personne désignée doit être titulaire d’un Contrat de durée déterminée du PNUD et posséder le niveau d’ancienneté et d’expérience approprié pour assumer les responsabilités liées à la sécurité au nom du plus haut représentant du PNUD.
En l’absence d’un Conseiller pour la sécurité de l’UNDSS, le DO, en consultation avec l’UNDSS et l’organisme employeur du fonctionnaire concerné, désignera un fonctionnaire international qui fera office de Point focal national pour les questions de sécurité (CSFP) pour la SMT. Les CSFP rendent compte au DO, par l’intermédiaire de leur chef de secrétariat, de leurs responsabilités liées à la sécurité, conformément à leurs lettres de nomination respectives. Les professionnels de la sécurité du PNUD ne peuvent pas, en raison de leurs responsabilités spécifiques vis-à-vis du PNUD, être nommés en qualité de Points focaux nationaux pour les questions de sécurité. La fonction de CSFP est une fonction interorganisations distincte et séparée, par rapport à celle de Point focal national institutionnel pour les questions de sécurité (ACSFP), qui est assortie de responsabilités spécifiques au PNUD en matière de sécurité. Des fonctionnaires internationaux du PNUD peuvent être nommés en qualité de CSFP.
La présente politique et les recommandations connexes énoncées ci-dessous ont pour objet d’aider les membres du personnel du PNUD désignés aux fins de la souscription d’une déclaration de situation financière à se conformer à l’obligation qui leur est faite de ne détenir aucun intérêt et/ou avoir personnel susceptible de compromettre réellement ou en apparence l’exercice de leurs fonctions et responsabilités officielles ou l’intégrité, l’indépendance et l’impartialité que requiert leur qualité de membre du personnel du PNUD.
La politique d’évaluation énonce l’objet et les principes fondamentaux de l’évaluation et définit le cadre institutionnel du PNUD et des fonds et des programmes qui lui sont associés. Elle couvre les évaluations indépendantes menées par le Bureau indépendant d’évaluation du PNUD ; les évaluations décentralisées demandées par les services du PNUD chargés des programmes et des politiques, le programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) et le Fonds d’équipement des Nations Unies (FENU) ; ainsi que les activités menées par le PNUD et le Bureau indépendant d’évaluation pour soutenir les capacités d’évaluation nationales.
Un portefeuille est un instrument d'exécution de la programmation qui contribue à un ou plusieurs résultats du programme national et engage un ou plusieurs partenaires de mise en œuvre pour relever les défis au niveau du système afin d'obtenir des résultats stratégiques en matière de développement.
Les postes qui ne sont pas soumis à la rotation et comprennent la majorité des autres postes IP qui ont toujours une exigence de mobilité. Il existe également un petit nombre de postes hautement spécialisés dont les titulaires ne sont pas soumis à une obligation de mobilité (par exemple, le contrôleur, le trésorier, certains postes du bureau exécutif, etc.)
Les postes rotatifs sont des postes soumis à la rotation. Il s'agit de postes qui existent dans plusieurs bureaux de pays, bureaux du siège et dans les bureaux/centres mondiaux et régionaux. Leurs profils, en termes de fonctions, de qualifications, d'expérience, de compétences, de contribution attendue, de niveau de responsabilité et de résultats, sont généralement similaires à ceux de plusieurs postes au sein du PNUD. Tous les postes rotatifs sont soumis à un exercice de rotation annuel (ARE), bien que les postes rotatifs puissent également être pourvus en dehors de l'ARE lorsqu'ils sont vacants ou lorsqu'il est dans l'intérêt du PNUD de le faire.
« Pouvoir » désigne le pouvoir ou les droits de prise de décision d’un individu en vertu de sa nomination ou de la délégation appropriée qui lui a été confiée.
Conduite ou comportement d'un fournisseur, ou d'un employé, d'un responsable, d'un conseiller ou d'un représentant d'un fournisseur, au su de ce dernier, qui est contraire aux règles régissant les conflits d'intérêts (potentiels, perçus, réels), les cadeaux et l'hospitalité, les dispositions relatives à l'après-emploi ou d'autres exigences publiées pour faire des affaires avec le PNUD, y compris, mais sans s'y limiter, le Code de conduite des fournisseurs de l'ONU.
L'achat durable intègre des exigences, des spécifications et des critères qui sont compatibles avec la protection de l'environnement, le progrès social et le développement économique. Il vise à garantir une utilisation efficace des ressources, une meilleure qualité des produits et des services et une optimisation des coûts.
En particulier pour les opérations d’approvisionnement pour des montants élevés ou complexes, un appel à la concurrence peut être limité aux fournisseurs qui répondent à des critères établis en matière de capacité et de ressources, selon un processus de présélection. Le processus de présélection vise à garantir que les dossiers d’invitation à soumissionner ne soient diffusés qu’aux personnes ayant les capacités et les ressources nécessaires pour fournir les biens, les services ou les travaux de génie civil requis.
Il s’agit de la personne qui assure la gestion du Comité d’examen des fournisseurs et de ses activités. Cette personne rend compte de ses activités au directeur des achats et est responsable de la publication des décisions prises par ce dernier.
La politique de divulgation de l'information du PNUD est guidée par l'ouverture, avec la présomption sous-jacente que toute information concernant les programmes et opérations du PNUD énumérés au chapitre III est disponible au public, en l'absence d'une raison impérieuse de confidentialité, conformément aux exceptions à la politique du chapitre IV.
Une présomption de représailles est établie lorsque les informations dont dispose le Bureau de la déontologie indiquent qu’il est plus probable qu’improbable qu’il existe un lien de causalité entre l’activité protégée (définie ci-dessous) et la mesure préjudiciable prise contre l’intéressé ou la menace d’une telle mesure à son encontre. Si le Bureau de la déontologie estime qu’une présomption de représailles est établie, l’affaire est transmise à l’OAI afin qu’une enquête complète soit réalisée.
Mouvement d'un membre du personnel d'une organisation à une autre pour une période limitée, ne dépassant normalement pas un an, pendant laquelle le membre du personnel sera soumis à la supervision administrative de l'organisation d'accueil mais continuera à être soumis au statut et au règlement du personnel de l'organisation d'origine. En fonction de l'accord conclu avec l'organisation d'accueil, celle-ci remboursera au PNUD tous les frais liés au prêt ou le PNUD pourra accepter que le prêt ne soit pas remboursable, ce qui signifie que tous les frais liés à la mission sont à la charge du PNUD. Les prêts d'une durée de six mois ou plus sont normalement accordés avec un privilège spécifique sur le poste du membre du personnel. Pour des périodes plus longues, l'approbation est normalement accordée sur la base d'un privilège général.
La Preuve est tout type de preuve qui tend à établir ou à réfuter un fait important pour l’affaire. Les preuves incluent, mais sans s’y limiter, les témoignages oraux de témoins, notamment les experts sur les questions techniques, les documents, les enregistrements électroniques, audio et vidéo ainsi que les photographies.
Une prévision des flux de trésorerie est une projection à court terme sur les mouvements de trésorerie et de leurs répercussions sur la situation de trésorerie d’une organisation. Selon la taille de l’organisation et l’objectif de l’entreprise, la période couverte par la prévision peut être quotidienne (aussi appelé situation de trésorerie quotidienne), mensuelle, trimestrielle et annuelle base continue.
L'objectif de la prime de sécurité au volant (PSD) est de compenser financièrement les conducteurs en leur versant une semaine de salaire net supplémentaire à la fin de chaque année pour avoir exercé régulièrement des fonctions de conduite sans accident et en toute sécurité, sous réserve des conditions suivantes : a) le conducteur travaille pour le bureau du PNUD depuis le 1er janvier de l'année en question ; b) le conducteur n'a pas été impliqué dans un accident de voiture considéré comme sa faute pendant toute l'année ; c) le conducteur n'a pas été condamné pour une infraction au code de la route, telle qu'une conduite imprudente ou le franchissement d'un feu rouge, pendant l'année. À la discrétion du représentant des résidents, les amendes pour stationnement abusif ne doivent pas être considérées comme une infraction au code de la route à cette fin.
La prime de langue (L est une incitation monétaire destinée à encourager les membres du personnel à apprendre et à utiliser les différentes langues officielles des Nations Unies. La prime de langue reconnaît, par le biais d'un paiement en espèces, la capacité avérée de fonctionner, à l'oral et à l'écrit, dans plus d'une langue officielle de l'ONU
La prime de danger est « une allocation spéciale établie à l’intention du personnel recruté tant sur le plan international que national qui est appelé à travailler dans des conditions dangereuses. Les Primes de danger sont entrées en vigueur le 1er avril 2012. Avec la mise en œuvre des Primes de danger, les Primes de risque et les Primes de risque étendues n’ont plus effet. Les informations sur les lieux où les Primes de danger s’appliquent sont mises à jour tous les trois mois et se trouvent sur le site de la CFPI.
Le régime de mobilité et de sujétion comprend les primes suivantes n’entrant pas dans la rémunération considérée aux fins de la pension :
a) Un élément incitation à la mobilité, qui varie en fonction du nombre d’affectations dans les bureaux extérieurs et dont le but et d’encourager la mobilité géographique du personnel d’appui aux opérations sur le terrain ; b) Une prime de sujétion, dont le but est de compenser les degrés variables de difficultés dans différents bureaux extérieurs ; c) Un élément famille non autorisée, dont le but est de reconnaître le service accompli dans les lieux d’affectation famille non autorisée.
Une prime de rapatriement est versée aux membres du personnel recrutés sur le plan international lors de leur cessation de service, en compensation de leur affectation hors de leur pays d'origine à l'initiative de l'Organisation pour une période supérieure à 5 ans, afin de contribuer aux dépenses extraordinaires uniques de réinstallation et de réinstallation.
Le but de l’indemnité d’installation est de fournir aux fonctionnaires remplissant les conditions requises une aide financière raisonnable pour la réinstallation lors d’une nomination initiale ou d’une réaffectation dans un nouveau lieu d’affectation. Il s’agit de l’indemnité totale due par l’Organisation pour les frais encourus par le fonctionnaire et les membres de sa famille à la suite d’une nomination ou d’une réaffectation comportant une réinstallation, ainsi que des dépenses de pré-départ engagées en conséquence par le fonctionnaire.
La procédure selon laquelle les cas sont examinés par un comité composé de membres du personnel du PNUD qui déterminent les recommandations qu’il convient d’adresser au directeur des achats.
La procédure opérationnelle standard (SOP) pour la réponse immédiate aux crises fournit un cadre institutionnel et opérationnel pour que les décisions et actions critiques puissent être prises rapidement en réponse aux situations de crise. La SOP se concentre sur la période relativement brève entre le début ou l'identification d'une crise imminente et le moment où un bureau national dispose des ressources nécessaires pour mettre en œuvre des initiatives de redressement et de résilience. Le POS décrit les relations, les responsabilités et la communication entre le bureau national, le centre régional et le siège, pendant la réponse à la crise.
La procédure selon laquelle certains cas jugés peu complexes sont examinés par le secrétariat de la CVR, plutôt que dans le cadre de la procédure d'examen par une commission.
La mise en œuvre d’un projet implique la réalisation des produits qui ont été définis dans le document de projet approuvé. Un plan de travail pluriannuel articule les activités nécessaires pour obtenir des produits dans une période donnée. Les responsabilités fondamentales de ce processus incombent à la ou au gestionnaire de projet, qui est nommé∙e par et rend compte au partenaire de mise en œuvre. Le rôle principal du PNUD dans la mise en œuvre d’un projet est la fonction d’assurance du projet. Le PNUD a des responsabilités de mise en œuvre uniquement lorsqu’il fait office de partenaire de mise en œuvre ou lorsque le partenaire national de mise en œuvre demande des services d’appui au PNUD. Voir Sélectionner les parties responsables et les bénéficiaires de subventions pour plus d’informations.
Une description de tout ensemble de risques. L’ensemble de risques peut contenir ceux qui concernent l’ensemble de l’organisation, une partie de l’organisation, du programme ou du projet, ou comme autrement défini.
Un projet de développement est un instrument limité dans le temps qui permet de réaliser des produits contribuant au niveau effet du changement en matière de développement reflété dans le programme. Ceci est atteint ensemble avec les résultats obtenus par d’autres projets et instruments.
Un projet d'efficacité du développement réalise les produits que le PNUD conçoit et supervise pour contribuer à la qualité, à l’efficacité et à l’efficience des résultats dans de multiples projets de développement. Ces projets devraient être utilisés pour des interventions transversales qui fixent des normes, génèrent et partagent des connaissances et des enseignements, élaborent et mettent en œuvre des politiques de développement.
Gère les intrants (le personnel, les Volontaires des Nations Unies, les installations, etc.) et les activités qui permettent au PNUD de contribuer aux résultats en matière de développement.
Les propriétés sont définies comme une classe d’actifs qui sont : Soit a) des terrains ou b) des bâtiments qui sont possédés ou contrôlés par le PNUD et dont le coût (ou la valeur s’il s’agit d’un don) est supérieur ou égal à $1 500 , et le coût du terrain ou du bâtiment peut être mesuré de manière fiable.