ÉTAPE

Soumettre une demande de congé dans les foyers

Partie responsable

Staff

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

• La période de congé dans les foyers est imputée sur le solde de congé annuel, déduction faite du temps de voyage autorisé, sauf dans les cas où le fonctionnaire est en congé spécial sans traitement, en congé spécial avec plein traitement, en congé de maternité ou autre.
• La demande de congé dans les foyers doit être soumise avant le voyage.
• Les fonctionnaires : 
  – ayant accès à UNALL et prenant le congé dans les foyers conjointement avec le congé annuel doivent soumettre leur demande via le module des congés ; le superviseur reçoit une demande d’approbation par courriel ; 
  – n’ayant pas accès au module des congés dans UNALL doivent continuer à soumettre la demande manuellement à l’aide des formulaires appropriés ; 
  – prenant le congé dans les foyers conjointement avec le CLM, la CSL ou le CM doivent également le faire manuellement conformément aux politiques applicables.

ÉTAPE

Demander le congé dans les foyers combiné à une réaffectation

Partie responsable

Staff

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

• La première partie du voyage, considérée comme la période du congé dans les foyers, est imputée sur le solde de congé annuel, déduction faite du temps de voyage autorisé
• La demande de congé dans les foyers doit être soumise avant le départ. 

La seconde partie du voyage est considérée comme un voyage monétisé. 

Pour le calcul du coût des billets pour un congé dans les foyers pris conjointement à une réaffectation, la première partie du voyage sera traitée conformément aux procédures de voyage relatives au congé dans les foyers, mais à cent pour cent du coût du tarif économique sans restriction du transporteur régulier le moins coûteux et par la route la plus directe.

La deuxième partie du voyage sera traitée conformément aux procédures relatives à la monétisation du voyage de réaffectation.

Le droit au voyage du lieu du congé dans les foyers vers le nouveau lieu d’affectation sera calculé sur la base du temps de voyage entre le lieu d’affectation actuel et le nouveau lieu d’affectation. Lorsque le temps de voyage entre le lieu d’affectation actuel et le nouveau lieu d’affectation est inférieur à neuf heures, le droit au voyage entre la ville du congé dans les foyers et le nouveau lieu d’affectation est en classe économique, sans tenir compte du temps réel de trajet entre les deux villes.

Aux fins du calcul du coût, le « voyage principal » correspond au tarif aérien économique sans restriction le moins coûteux pour le trajet entre le lieu d’affectation actuel et le lieu de réaffectation.

Le « coût additionnel du congé dans les foyers » correspond à la différence entre le voyage principal et le tarif aérien économique sans restriction applicable pour le trajet entre le lieu d’affectation actuel et le lieu du congé dans les foyers.

ÉTAPE

Approbation de l’absence du fonctionnaire

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

• L’absence doit être approuvée conformément au plan de congé du bureau.
• Après approbation de la demande de congé dans les foyers, le superviseur l’envoie au point focal RH par : 

– un message automatisé transmis au point focal RH concerné pour le personnel utilisant le module des congés dans UNALL (pour le personnel basé au siège, le point focal RH est le BES au GSSC ; pour le personnel de bureau de pays, le point focal RH est le service RH du bureau de pays) ; ou 

– un formulaire manuel pour le personnel ou les cas non couverts par eServices.

ÉTAPE

Approbation par le point focal RH après vérification de l’admissibilité et du calcul des points accumulés

Partie responsable

BES/GSSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

• Le point focal RH vérifie l’admissibilité du fonctionnaire et des membres de la famille admissibles au voyage de congé dans les foyers.
  Le point focal RH se réfère à la liste de contrôle du congé dans les foyers pour examiner l’admissibilité.
  Le point focal RH approuve la demande de congé dans les foyers dans UNALL ou sur le formulaire, selon le cas, et insère ou ajuste le temps de voyage autorisé.
• Le fonctionnaire est informé de l’approbation de l’admissibilité.
• Le fonctionnaire doit détenir un engagement international (PA, FTA ou TA). Seuls les titulaires d’un TA international servant dans un lieu d’affectation ayant un cycle de 12 mois et dont le contrat est exceptionnellement prolongé au-delà des 364 premiers jours peuvent être admissibles. Il/elle doit résider dans un pays autre que celui de sa nationalité reconnue par l’ONU ou de son lieu de congé dans les foyers. Remarque : si le fonctionnaire est résident permanent du pays du lieu d’affectation, il/elle n’a pas droit au congé dans les foyers pendant la durée de sa mission dans ce lieu.
• Le fonctionnaire doit avoir le nombre requis de points de congé dans les foyers avant la date du voyage (soit un minimum de 24 points pour un congé régulier ou au moins 12 points pour un congé anticipé). Les fonctionnaires admissibles au congé dans les foyers acquièrent des crédits de service à compter de la date de leur nomination :

Dans un lieu d’affectation ayant un cycle de 24 mois : un point par mois (soit 24 points en deux ans de service).
Dans un lieu d’affectation ayant un cycle de 12 mois : deux points par mois (soit 24 points en un an de service).
Arrivée du 1er au 15 du mois : accumulation selon le nouveau lieu d’affectation.
Arrivée entre le 16 et la fin du mois : accumulation selon l’ancien lieu d’affectation.
Lorsque le droit entre en vigueur entre le 16 et la fin du mois, le calcul des points de congé dans les foyers commence le mois suivant.

• Il doit rester six mois de service après le retour du fonctionnaire de son voyage de congé dans les foyers, ou trois mois s’il sert dans un lieu d’affectation ayant un cycle de 12 mois.
  Pour les fonctionnaires servant dans un lieu d’affectation à cycle de 24 mois, au moins 12 mois doivent s’écouler entre deux congés dans les foyers. Pour ceux servant dans un lieu d’affectation à cycle de 12 mois, au moins six mois doivent s’écouler.
• Une habilitation de sécurité est requise pour tout voyage officiel, y compris le voyage de congé dans les foyers, via le système TRIP du Département de la sûreté et de la sécurité (UNDSS).
• Un congé dans les foyers anticipé peut être autorisé lorsque le fonctionnaire a acquis 12 points. Un solde négatif sera alors inscrit dans la fiche de congé dans les foyers. Le solde négatif ne peut dépasser 12 points. Pour devenir admissible au prochain congé dans les foyers, le fonctionnaire doit compenser le solde négatif et cumuler ensuite 24 points, car l’octroi d’un congé anticipé ne modifie pas la date d’ouverture du droit au congé suivant.
• Si le fonctionnaire diffère le congé dans les foyers, il/elle peut cumuler un maximum de 48 points. Une fois ce seuil atteint, il/elle cesse d’accumuler des points jusqu’à ce qu’il/elle exerce ce droit. Le droit peut être anticipé ou reporté lorsqu’il est compatible avec les besoins de l’Organisation ou les préoccupations du fonctionnaire. Les demandes doivent indiquer les raisons justifiant l’avance ou le report du droit.
• Si le contrat d’un fonctionnaire est prolongé et qu’il devient alors admissible au congé dans les foyers, le crédit de service correspondant commence à compter à partir de la date de la nomination initiale.
• Un fonctionnaire ayant le statut de résident permanent qui acquiert le statut de non-immigrant dans le pays de son lieu d’affectation obtient le droit au congé dans les foyers et commence à cumuler les crédits de service à compter de la date à laquelle le statut de non-immigrant est acquis, sous réserve que l’admissibilité soit par ailleurs établie.
• Lorsqu’un fonctionnaire est transféré ou détaché d’une organisation internationale participant au régime commun, tout droit au congé dans les foyers est déterminé comme si l’ensemble de ses services antérieurs avait été accomplis au PNUD.
• Lorsqu’un fonctionnaire est prêté, tout droit au congé dans les foyers est déterminé par l’organisation prêteuse comme si le fonctionnaire servait toujours au sein de celle-ci au lieu d’affectation auquel il/elle est affecté(e).

ÉTAPE

Traiter les droits et le paiement du congé dans les foyers

Partie responsable

BES/GSSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

• Obtenir un devis pour l’itinéraire demandé.
• Confirmer la destination du paiement avec le fonctionnaire.
• Le fonctionnaire reçoit le paiement conformément à la détermination de la somme forfaitaire. Se référer aux lignes directrices sur le congé dans les foyers pour plus de détails. Le fonctionnaire peut choisir le voyage assisté par l’Organisation si cela facilite l’exercice de son droit. Le spécialiste ou analyste RH du BES / GSSC doit être informé avant d’entreprendre le voyage assisté par l’Organisation afin d’obtenir des conseils et orientations.

ÉTAPE

Effectuer le voyage de congé dans les foyers

Partie responsable

Staff

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Vérification / soumission des pièces justificatives après l’achèvement du congé dans les foyers

Partie responsable

Staff

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

• Le fonctionnaire doit certifier que le voyage a bien eu lieu comme autorisé et télécharger dans UNALL les copies numérisées des pièces justificatives dans un délai de 30 jours suivant son retour du congé dans les foyers.
• Les pièces justificatives peuvent inclure, sans s’y limiter : les billets d’avion utilisés et les cartes d’embarquement, sous forme papier ou électronique, ou le passeport national indiquant les dates d’arrivée et de départ du pays vers lequel le congé dans les foyers a été autorisé. Si, pour une raison quelconque, ces documents ne sont pas disponibles, une copie du relevé de carte de crédit ou du relevé bancaire accompagnée de la facture doit être soumise à la place. En cas de voyage en voiture, la preuve de voyage consiste en tout document attestant que le déplacement a bien eu lieu, comme des passeports tamponnés et des reçus de paiement de péages routiers, de carburant, etc.
• Si le fonctionnaire n’a pas certifié le voyage de congé dans les foyers et fourni les pièces justificatives dans un délai de 90 jours suivant le retour de ce voyage, la somme forfaitaire sera récupérée.
• Le GSSC effectuera régulièrement des contrôles ponctuels pour vérifier le respect de l’obligation de certification et de téléchargement des preuves de voyage après achèvement du congé dans les foyers.
• Le Bureau des audits et des enquêtes (OAI) et/ou la Commission des commissaires aux comptes des Nations Unies peuvent également effectuer des vérifications ponctuelles dans le cadre de leurs audits.
• Un paiement au titre du congé dans les foyers ne peut être émis tant que le congé précédent n’a pas été certifié.

ÉTAPE

Vérification du solde de points de congé dans les foyers / fiche d’enregistrement du congé dans les foyers

Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Lors d’une réaffectation ou d’un déplacement du lieu d’affectation, le fonctionnaire signe la fiche d’enregistrement des absences (si une fiche manuelle est utilisée), y compris la vérification de l’exactitude du solde de points de congé dans les foyers dans Quantum.

Si le solde de points de congé dans les foyers n’est pas exact, le point focal RH effectuera les ajustements nécessaires avant le départ du fonctionnaire.