ÉTAPE

Le Questionnaire concernant l’allocation pour charges de famille (formulaire P.84), disponible sur l’intranet du Bureau des ressources humaines (OHR) en version papier ou via le lien pour le formulaire en ligne, doit être dûment rempli dans les cas suivants :

a) À l’entrée en fonctions, pour établir un droit à l’allocation pour charges de famille ; ou
b) À tout moment lorsqu’un changement intervient dans le statut de personne à charge, à savoir :
i) Mariage
ii) Divorce
iii) Séparation légale
iv) Naissance
v) Décès
vi) Cessation de la scolarisation à plein temps d’un enfant âgé de 18 à 21 ans
vii) Enfants de tout âge atteints d’un handicap permanent ou de longue durée les empêchant d’exercer un emploi rémunéré
viii) Changement concernant les allocations publiques perçues pour enfant
ix) Changement dans les revenus bruts annuels du conjoint — les revenus annuels bruts, le cas échéant, ne doivent pas dépasser les montants déterminés dans la circulaire ST/AI/2016/8, sections 2.1 (a) ou 2.1 (b), selon le cas ;
x) Changement dans les conditions d’admissibilité au titre du statut de parent isolé ;

c) Lors de l’exercice annuel au cours duquel tous les membres du personnel doivent signaler tout changement de statut de personne à charge ou confirmer l’absence de changement.

Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La soumission rapide des informations relatives à tout changement de statut de personne à charge permet d’assurer le versement exact et ponctuel des allocations. Le défaut de signalement peut entraîner des trop-perçus, récupérés dans leur intégralité.

Tout membre du personnel qui, dans les cinq années suivant le versement d’une allocation pour charges de famille, est dans l’incapacité de prouver son admissibilité, peut faire l’objet d’un recouvrement et de mesures disciplinaires.

Un message annuel est adressé à l’ensemble des membres du personnel internationaux et locaux du PNUD, ainsi qu’à ceux dont les droits sont administrés par le PNUD au nom d’autres organismes, pour leur demander de signaler tout changement ou de confirmer l’absence de changement.

ÉTAPE

Le formulaire de questionnaire relatif au statut de personne à charge (P.84), accompagné des pièces justificatives nécessaires, doit être soumis pour examen et pour l’émission de l’acte administratif correspondant reflétant soit le droit du membre du personnel à l’allocation, soit sa cessation.

Partie responsable

JPOSC HR,

Responsable des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Documents justificatifs
État civil

Lors de l’entrée en fonctions ou en cas de changement d’état civil, le membre du personnel doit soumettre les pièces suivantes :

a) Marié(e) : certificat de mariage.
b) Mariage coutumier ou de fait :
i) Preuve documentaire de la validité du mariage de fait dans le pays où il a été contracté.
ii) Lettre d’un magistrat ou d’un officier public compétent du pays d’origine confirmant que le mariage de fait n’est pas contraire à la politique publique nationale.
iii) Preuve de la capacité à se marier (célibat ou divorce préalable).
iv) Preuve d’un engagement mutuel à remplir les obligations légales du mariage.
c) Séparation légale : documents de séparation légale.
d) Divorce : jugement de divorce.
e) Veuvage : certificat de décès.

Conjoint

Lors de l’entrée en fonctions ou en cas de changement d’état civil, fournir l’acte de naissance, la carte d’identité nationale ou le passeport du conjoint indiquant le nom complet, la date de naissance et la nationalité.

En cas de demande d’allocation pour conjoint à charge, le membre du personnel doit être en mesure de présenter à tout moment, durant les cinq années suivant le versement de l’allocation, les documents nécessaires à l’appui de son admissibilité :
par exemple : formulaire fiscal, déclaration de revenus, ou attestation de l’employeur précisant le revenu brut annuel du conjoint.

Les revenus bruts annuels comprennent toutes les sources : revenus d’emploi, revenus de placements, pensions (retraite, invalidité) et allocations de chômage.

Si le membre du personnel est légalement séparé mais demande toujours l’allocation pour conjoint à charge, il peut être tenu de présenter à tout moment la preuve du soutien financier continu fourni à son conjoint.

L’allocation est fondée sur les revenus annuels et est suspendue pour l’année entière si les revenus bruts dépassent les montants déterminés dans la circulaire ST/AI/2016/8, sections 2.1 (a) ou 2.1 (b).

Enfants de moins de 21 ans

Lors de l’entrée en fonctions ou de la naissance d’un enfant, un acte de naissance est requis pour établir la qualité d’enfant à charge.
Si aucun acte de naissance n’existe, une carte d’identité nationale ou un passeport indiquant le nom complet, la date de naissance et la nationalité peut suffire.

Lorsque le membre du personnel demande l’allocation pour enfant à charge, il doit conserver à tout moment, durant les cinq années suivant le versement, les justificatifs nécessaires, notamment :

a) Si l’enfant est âgé de 18 à 21 ans : une attestation de scolarité à plein temps (émise par l’établissement d’enseignement).
La fréquentation est considérée continue pendant les vacances scolaires ou les courtes périodes de transition entre établissements.

b) Si l’enfant ne réside pas avec le membre du personnel (en cas de divorce ou de séparation) : preuve de soutien principal et continu (relevés bancaires, chèques annulés, mandats datés, etc.).

c) Si l’enfant est marié : preuve du soutien financier continu apporté par le membre du personnel.

Tout membre du personnel qui, dans les cinq années suivant le versement de l’allocation, ne peut prouver son admissibilité, peut faire l’objet d’un recouvrement et de mesures disciplinaires.

Enfants handicapés (tout âge)

Lors de l’entrée en fonctions ou de la naissance d’un enfant, un acte de naissance (ou équivalent) est requis.
En cas de demande d’allocation spéciale pour enfant handicapé, une requête doit être transmise au Directeur médical de l’ONU pour évaluation, par l’intermédiaire du point focal RH (GSSC, JPOSC ou RH local).

L’allocation ne peut être versée qu’après réception de l’approbation du Directeur médical.

La demande doit comprendre un rapport médical confidentiel de l’enfant, sous pli scellé adressé au Directeur médical de l’ONU.
Aucune copie ne peut être conservée dans le dossier personnel.
Des rapports médicaux actualisés peuvent être exigés périodiquement.

Beaux-enfants de moins de 21 ans

Lors de l’entrée en fonctions ou du mariage, un acte de naissance est requis pour établir la qualité d’enfant à charge.
En l’absence d’acte de naissance, une carte d’identité nationale ou un passeport indiquant le nom complet, la date de naissance et la nationalité peut suffire.

Si le membre du personnel demande l’allocation pour enfant à charge :

joindre une copie du jugement de divorce accordant la garde légale de l’enfant au conjoint du membre du personnel.

Aucune autre pièce justificative n’est requise, mais le membre du personnel doit être prêt, à tout moment dans les cinq années suivant le versement, à produire les documents prouvant :

a) que l’enfant réside avec le membre du personnel (dans le cas d’un poste non familial, le foyer du conjoint est considéré comme résidence avec le membre du personnel) ;
b) que le membre du personnel assure le soutien principal et continu de l’enfant ;
c) que l’autre parent ne fournit pas le soutien principal et continu.

Enfants adoptés de moins de 21 ans

Lors de l’entrée en fonctions ou de l’adoption, un acte de naissance (ou équivalent) est requis.

Si le membre du personnel demande l’allocation pour enfant à charge :

a) Lorsqu’il existe une procédure légale d’adoption :
i) preuve officielle de l’adoption ou de la reconnaissance légale d’une adoption coutumière ;
ii) si l’adoption est en cours, preuve documentaire que la procédure a été engagée et que l’enfant est confié au membre du personnel ;
iii) si l’enfant adopté ne réside pas avec le membre du personnel, preuve du soutien financier continu ;

b) Lorsqu’il n’existe aucune procédure légale d’adoption :
i) attestation des autorités nationales confirmant que l’adoption n’est pas possible ;
ii) déclaration sous serment indiquant que l’enfant résidera avec le membre du personnel et que celui-ci assumera les devoirs parentaux ;
iii) preuve du soutien principal et continu.

Personnes à charge secondaires

Lors de l’entrée en fonctions ou lors de la première demande d’allocation pour charge secondaire, les documents suivants sont requis :

a) acte de naissance, carte d’identité nationale ou passeport de la personne à charge secondaire indiquant le nom complet, la date de naissance et la nationalité ;
b) déclaration notariée de la personne à charge, attestant :
i) que les sommes reçues du membre du personnel représentent au moins la moitié de son soutien financier total et au moins le double du montant de l’allocation pour charge secondaire ;
ii) que ces versements sont effectués régulièrement (mensuellement ou trimestriellement) ;
iii) que la personne à charge réside avec le membre du personnel ;
iv) et fournissant la preuve des revenus pour l’année civile précédente (relevé de pension ou déclaration d’impôt).

Si la personne à charge ne réside pas avec le membre du personnel, des preuves de soutien financier régulier (relevés bancaires, mandats, chèques annulés) doivent être fournies.

Le membre du personnel doit conserver toutes les pièces justificatives pendant cinq ans après le versement de l’allocation pour charge secondaire afin de répondre à toute demande d’audit.

ÉTAPE

Déduction du soutien financier de l’allocation pour parent isolé applicable au personnel international.

Partie responsable

JPOSC HR

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Sur la base des informations contenues dans le formulaire P.84, le montant du soutien financier est déduit de l’allocation pour parent isolé, jusqu’à concurrence du montant de l’allocation pour charge de famille mentionné à l’annexe de la circulaire ST/AI/2011/6.

ÉTAPE

Déduction des allocations gouvernementales (subventions publiques) des allocations pour charges de famille

Partie responsable

JPOSC HR

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Selon les informations figurant dans le formulaire P.84, le montant de la subvention gouvernementale reçue au titre d’un enfant est déduit de l’allocation pour parent isolé, de l’allocation transitoire ou de l’allocation pour enfant à charge versée pour cet enfant. Si un montant de soutien financier est déjà déduit de l’allocation pour parent isolé, la subvention gouvernementale est déduite en plus de ce soutien, sur l’ensemble du montant de l’allocation pour parent isolé.

ÉTAPE

Rétroactivité du paiement

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les demandes soumises en retard sont traitées conformément à la règle du personnel 3.17 relative à la rétroactivité des paiements. Un paiement peut être effectué rétroactivement jusqu’à un an à compter de la date de la demande.
Pour l’allocation pour conjoint à charge, l’admissibilité du conjoint suit l’année civile ; le paiement rétroactif prend donc effet à partir du 1er janvier de l’année précédente.