Etapes

Élaboration du rapport final de revue du projet.
 

Partie responsable

Chef de projet

Modèle/guide

Notes explicatives

Le modèle du rapport final de revue du projet sera bientôt disponible.
 
Le rapport doit être généré directement à partir du système de planification centrale de l’organisation.
 

Etapes

Si nécessaire, commanditer l’évaluation finale du projet, préparer une réponse de la direction et partager les conclusions et les recommandations pour l’apprentissage.
 

Partie responsable

Modèle/guide

Notes explicatives

Modèles pour cette étape :

-Termes de référence des évaluations décentralisées (Voir les Lignes Directrices du PNUD en matière d'Evaluation)

- Format du rapport d'évaluation (Voir les Lignes Directrices du PNUD en matière d'Évaluation)

Il est obligatoire d'évaluer les projets s'ils sont inclus dans le plan d'évaluation du programme ou si les partenaires l'exigent (Voir les Lignes Directrices du PNUD en matière d'Évaluation). La ou le gestionnaire de programme peut demander à la ou au gestionnaire de projet le commissionnement, la gestion et l'utilisation de l'évaluation, y compris l'élaboration d'une réponse de la direction et la mise en œuvre d'actions pour lesquelles le projet s'est engagé.
 

En ce qui concerne les projets financés par le FEM, voir les directives sur la réalisation d'une évaluation finale et les directives sur la réalisation d'une évaluation à mi-parcours. Ces documents sont accessibles sur le site Web du Bureau de l'évaluation indépendante du PNUD en espagnol, français et anglais (cliquez sur l'onglet Évaluation des projets FEM). 
 

Des réponses de la direction sont requises pour toutes les évaluations. Les progrès réalisés dans les actions engagées doivent faire l'objet d'un suivi dans le Centre de ressources sur l'évaluation du PNUD.
 

Etapes

Effectuer une revue finale du projet, incluant le rapport final, le contrôle de la qualité de la clôture du projet et le budget de clôture du projet.
 

Partie responsable

Modèle/guide

Notes explicatives

Le comité de pilotage du projet doit s’assurer que tous les produits livrables du projet ont été produits de façon satisfaisante et approuver le rapport final de revue du projet, et notamment les leçons apprises.
 
Le contrôle d’assurance qualité du projet (étape de clôture) est élaboré et examiné lors de la revue finale du projet. Des leçons sont apprises au cours de ce processus. Voir Normes standards de qualité pour la programmation.

Guide de l'utilisateur - Assurance qualité à la clôture du projet (Quantum+)
 

Etapes

Transfert ou cession des actifs et des dossiers du projet.
 

Partie responsable

Modèle/guide

Notes explicatives

Les actifs et les documents du projet doivent être transférés aux bénéficiaires nationaux ou aux représentants nationaux. Les actifs sans valeur doivent être jetés. Voir Transfert ou cession des actifs.
 

Etapes

Transfert par don d’actifs du projet à un autre projet du PNUD.
 

Partie responsable

Modèle/guide

Notes explicatives

Orientations concernant les dons de tiers (en anglais)
 

Etapes

Élaborer et soumettre le rapport financier final au PNUD.
 

Partie responsable

Chef de projet

Modèle/guide

Notes explicatives

Dans le cadre de l’approche harmonisée de transferts de fonds (HACT), les institutions nationales et les organisations non gouvernementales qui agissant en tant que partenaires de mise en œuvre élaborent le formulaire final FACE. Pour en savoir plus sur les procédures, voir Transferts et remboursements directs en espèces. 
 
Les agences des Nations Unies qui entreprennent des activités dans le cadre de la mise en œuvre nationale rendent compte de leurs dépenses dans un rapport sur l’exécution du projet
 

Etapes

Achever les activités de clôture du projet.
 

Partie responsable

Responsable de programme Responsable du suivi et de l'évaluation

Modèle/guide

Notes explicatives

À ce stade, il est nécessaire de vérifier les ressources financières destinées à l’atteinte des produits (fonds de trésorerie et fonds d’affectation) afin de s’assurer qu’ils sont conformes aux sources de financement du projet. Cela permettra d’identifier les problèmes, tels que les mauvaises codifications des fonds, codage des donateurs, etc., qui doivent être corrigés. Le projet doit se clôturer avec un solde nul dans le bilan et un solde de fonds nul. 
 

Etapes

Exigences particulières des bailleurs de fonds en matière de remboursement.
 

Partie responsable

Chef de projet

Modèle/guide

Notes explicatives

Toutes les ressources financières restantes après le rapprochement du projet doivent être soit remboursées au bailleur de fonds, soit transférées aux ressources générales conformément aux politiques et procédures pertinentes. Tout remboursement aux bailleurs de fonds en attente doit être transféré sur le compte 21030 afin d’éviter tout retard dans la clôture du projet.
 
Certains bailleurs de fonds, tels que la Belgique, les Pays-Bas et les États-Unis (Agence des États-Unis pour le développement international, Département d’État des États-Unis par le biais d’une lettre de crédit), la Commission européenne, le Bureau du fonds fiduciaire multipartenaires et les fonds d’affectation spéciale, suivent les procédures particulières applicables aux bailleurs de fonds énoncées dans la politique de Remboursement aux donateurs. Pour certains bailleurs de fonds, comme les Pays-Bas, les projets ne doivent pas être rouverts une fois qu’ils sont marqués comme clos financièrement. Pour les autres bailleurs de fonds, le PNUD verse des remboursements comme dernière étape avant de marquer un projet comme clos financièrement dans Quantum.

 

Etapes

Gestion des exceptions (c.-à-d. les soldes des avances dans le cadre de la mise en œuvre nationale, la signature d’un rapport combiné des dépenses, etc.).
 

Partie responsable

Responsable de programme Responsable du suivi et de l'évaluation

Modèle/guide

Notes explicatives

Lorsque des exceptions à la check-list de l’achèvement du projet s’appliquent, l’unité opérationnelle doit faire preuve de diligence raisonnable en examinant les solutions possibles en consultation avec le partenaire de mise en œuvre, le bureau régional et le Bureau de gestion des services (BMS, Bureau for Management Services, pour ses sigles en Anglais)/le Bureau de la gestion financière (OFM). Ces exceptions doivent être traitées au cas par cas avec l’approbation des divisions respectives des sièges sur des questions ne relevant pas des politiques et procédures de l’organisation. Les mesures prises doivent être documentées. Les bureaux ne doivent pas transférer les soldes non dépensés au compte 21030 en vue des remboursements en attente aux bailleurs de fonds avant d’avoir pris les mesures appropriées et fait preuve de diligence raisonnable lors de l’adoption des autres procédures et avant d’avoir obtenu confirmation des détails du compte bancaire du bailleur de fonds. De plus amples renseignements sur la gestion des exceptions sont disponibles dans les Lignes directrices sur la clôture des projets (voir section 8.0, pp 30).
 

Etapes

Examen et signature du rapport combiné final des dépenses.
 

Partie responsable

Responsable de programme/représentant résident, responsable de programme

Modèle/guide

Notes explicatives

Dans le cadre de l’approche HACT, toutes les transactions financières (FACE) sont enregistrées dans le système Quantum pour produire le rapport combiné final des dépenses.
Le PNUD élabore le rapport et le soumet au comité de pilotage du projet pour examen virtuel. Il est ensuite signé par le PNUD et le partenaire de mise en œuvre, confirmant les comptes financiers et les dépenses définitifs du projet.

 

Etapes

Clôture du projet.
 

Partie responsable

Modèle/guide

Notes explicatives

Un projet est clôturé lorsque toutes les transactions financières ont été déclarées et certifiées et que tous les comptes du projet sont clôturés. La ou le gestionnaire de programme/représentant·e résident·e est chargé·e de s’assurer que le projet est clôturé conformément au plan de clôture approuvé soumis au comité de pilotage du projet. Cette clôture doit être effectuée au plus tard dans les 12 mois suivant la clôture opérationnelle.

Actions dans Qantum à venir
 

Etapes

Supervision de la clôture du projet. 
 

Partie responsable

Bureau régional (approbateur AQ du programme)

Modèle/guide

Notes explicatives

Le bureau régional est chargé de la supervision de la clôture financière du projet afin de s’assurer qu’elle est effectuée au plus tard dans les 12 mois suivant la clôture opérationnelle.