Conformément au paragraphe (a) de la règle 121.01 du Règlement financier et des règles de gestion financière du PNUD (tels que modifiés le 1er janvier 2012), le Chef des achats du PNUD est responsable devant l'Administrateur de toutes les fonctions d'achat du PNUD pour tous ses sites, à l'exception des actions d'achat régies par le paragraphe (c). Le Chef du Service des achats peut également déléguer des pouvoirs au personnel du siège et d'autres sites, selon ce qui est approprié pour atteindre les objectifs des présentes règles.
L'ordre de grandeur des ressources régulières que le PNUD devrait mettre à disposition pendant une période donnée pour le financement des activités du programme du PNUD au niveau du pays.
Les projets doivent être clôturés en temps opportun pour gérer le risque fiduciaire, répondre aux attentes des bailleurs de fonds, éviter les prolongations coûteuses et permettre le transfert dans le meilleur délai des actifs en vue d’assurer la durabilité des résultats. La clôture d’un projet nécessite l’évaluation de la performance globale, de la qualité et des leçons apprises, ainsi que la passation nécessaire pour assurer sa durabilité.
L’établissement de rapports est une importante fonction de reddition de comptes. Il s’appuie sur les données et les analyses recueillies dans le cadre du suivi et communique des mises à jour sur les résultats, les risques, la qualité, l’apprentissage et la performance opérationnelle aux mécanismes de supervision, aux partenaires financiers et aux autres parties prenantes.
Dans le cadre d’un projet, un contrat est un accord entre le partenaire de mise en œuvre et une autre institution, une entreprise privée, un particulier ou une ONG, portant sur la conduite des activités spécifiques, ou la fourniture de biens ou services spécifiques. Les parties ont recours à un contrat lorsqu’elles conviennent que ce serait le moyen le plus rentable d’obtenir les résultats souhaités.
Ressources en espèces ou en nature (ces dernières étant sous forme de biens, de services ou de biens immobiliers) fournies au PNUD. Les contributions sont utilisées pour couvrir les activités du programme du PNUD ainsi que l'appui au programme, la gestion et l'administration, et l'appui aux activités opérationnelles des Nations Unies, y compris les coûts associés à l'administration des contributions reçues à des fins spéciales ; partage des coûts - modalité de cofinancement selon laquelle des contributions provenant d'autres ressources peuvent être reçues en complément des ressources régulières pour des activités spécifiques du programme du PNUD, dans le cadre de coopération pertinent.
Contributions aux ressources ordinaires du PNUD par les gouvernements des États membres des Nations Unies, des institutions spécialisées ou de l'Agence internationale de l'énergie atomique.
Catégories de coûts dont la fonction principale est la promotion de l'identité, de la direction et du bien-être d'une organisation. Il s'agit notamment de la direction exécutive, de la représentation, des relations extérieures et des partenariats, des communications d'entreprise, des services juridiques, de la surveillance, de l'audit, de l'évaluation d'entreprise, des technologies de l'information, des finances, de l'administration, de la sécurité et des ressources humaines. Cela comprend à la fois les activités et les coûts associés de nature récurrente et non récurrente.
Coûts organisationnels qui sont directement liés aux budgets des projets, à la réalisation des résultats de développement et qui découlent de la mise en œuvre de projets et de programmes financés par des ressources ordinaires et autres. Coûts directs des activités de soutien programmatique, administratif et opérationnel, qui font partie de l'apport du projet comme : * Activités programmatiques (telles que listées dans le document de projet, y compris les biens et services) ; * Gestion de projet ;
* La communication du projet, le plaidoyer et la visibilité des partenaires financiers ; * L'audit indépendant et l'évaluation ; * Les services d'assurance qualité (AQ) ; * Le suivi, la collecte de données de base, les enquêtes et l'évaluation des projets ; * Les briefings du projet et les conseils techniques pour les parties prenantes du projet ; * Les réunions du projet, l'avancement et les rapports finaux ; * Rapports spécifiques aux donateurs ; * Soutien aux parties responsables et de mise en œuvre ; * Evaluations HACT et toutes les activités d'assurance ; * Supervision et coordination du projet ; * Coordination du programme ; * Conseil en matière de politique et assurance qualité ; * Gestion des risques ; * Activités menant à la clôture du projet (liste de contrôle) ; * Services administratifs, opérationnels et autres services partagés ; * Imprévus".
Les coûts encourus par l'organisation pour soutenir des programmes ou des projets qui ne peuvent pas être directement attribués à ces programmes ou projets spécifiques.
Le montant total approuvé par le Conseil d'administration à des fins spécifiques pour le budget institutionnel en cours, sur lequel des engagements peuvent être pris à ces fins jusqu'à concurrence des montants ainsi approuvés. Les crédits sont divisés en "lignes de crédit", pour chacune desquelles un montant spécifique est indiqué dans la décision appropriée adoptée pour chaque période budgétaire par le Conseil d'administration et à l'intérieur desquelles l'administrateur est autorisé à effectuer des transferts sans approbation préalable.