Pendant le transport et le stockage, toutes les marchandises sont exposées à un ensemble de risques, tels que les dommages, le chapardage et le vol, la casse, la non-réception d’une partie ou de la totalité d’un envoi. L’assurance des marchandises offre donc une protection contre de potentielles pertes financières résultant de tels risques. Les Unités opérationnelles doivent veiller à ce que les conditions suivantes soient respectées : a. La protection des biens exposés à des risques, notamment aux guerres, aux grèves, aux émeutes et aux troubles civils;
b. La durée de la couverture d’assurance est suffisante et couvre la période de transport d’un « entrepôt à l’autre », y compris un minimum de 30 jours, estimé pour le stockage sur le site de destination; c. Les biens sont assurés selon l’ensemble coût, assurance et valeurfret (CIF) plus un pourcentage convenu en fonction de la valeur, s’élevant généralement à 10 %, pour refléter le coût indirect de l’Unité opérationnelle pour la couverture ou le remplacement des bien.
Les cinq principaux moyens de transport de fret – maritime, ferroviaire, routier, aérien et colis postal – sont utilisés, individuellement ou en combinaison, dans le cadre du transport international. Les Unités opérationnelles devraient tenir compte des moyens de transport à la fois économiques et efficaces. En général, les frais de transport ferroviaire, routier et aérien sont relativement plus élevés que ceux du fret maritime, c’est pourquoi le PNUD recommande le transport maritime. Toutefois, pour assurer une bonne prestation, il est conseillé de choisir un navire de conférence, qui fonctionne le long d’itinéraires précis et de ports servant d’escale préétablis.
Les transitaires, également appelés commissionnaires de transport ou courtiers de fret, agissent en qualité de commissionnaires de transport internationaux, agents en douane ou courtiers en douane aux fins de l’accomplissement des formalités et des opérations liées aux envois. Généralement employés pour recevoir des biens consignés lorsque le personnel du PNUD n’est pas physiquement présent, les transitaires procèdent rapidement au dédouanement et à la collecte des biens susceptibles d’être perdus ou chapardés. Les Unités opérationnelles doivent transmettre au transitaire concerné tous les documents nécessaires (c.-à-d., la lettre de transport, les instructions d’expédition) en vue du dédouanement des biens en transit.