Tout membre du personnel du PNUD régi par le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies qui en fait la demande par écrit lorsqu'il quitte le service du PNUD reçoit une déclaration relative à la nature de ses fonctions et à la durée de son service. Sur demande écrite de l'agent, la déclaration peut également porter sur la qualité de son travail et sa conduite officielle. Ces certificats sont distincts des vérifications de références et des réponses aux demandes de renseignements de futurs employeurs potentiels ou d'autres organisations du système commun des Nations Unies. Le responsable de l'unité/bureau dans lequel le fonctionnaire a été affecté en dernier lieu doit signer les certificats. Pour les professionnels internationaux, le certificat est délivré par le SAS/OHR Copenhague.