Glossary | United Nations Development Programme

Une décision administrative, y compris toute mesure ou exigence de réhabilitation, telle que déterminée et appliquée par le CPO à la suite de l'implication d'un vendeur dans des pratiques interdites. Les sanctions potentielles comprennent : la censure, l'exclusion et d'autres sanctions possibles.

Source: Politique de sanctions du PNUD à l’encontre des fournisseurs

La politique de sécurité des voyages aériens commerciaux de l'UNSMS fournit un cadre permettant de prendre dûment en compte les facteurs de sécurité aérienne lors de la sélection d'opérateurs aériens commerciaux pour effectuer des voyages officiels. Aux fins des présentes directives, les facteurs de sécurité aérienne doivent être les suivants

Source: Commercial Air Travel Safety Guidelines

La Ségrégation des fonctions est ancrée dans le règlement financier 20.02 du PNUD et constitue un contrôle clé qui aide le PNUD à protéger ses actifs et à atténuer le risque de fraude et d'erreur. La séparation des tâches consiste à s'assurer qu'aucun membre du personnel ne peut : (i) avoir la garde des actifs ; (ii) autoriser et approuver l'utilisation des actifs ; et (iii) enregistrer et rapporter les actifs.

Source: Cadre de Contrôle Interne du PNUD

Le PNUD sélectionne un partenaire de mise en œuvre pour chaque projet, en consultation avec l’organisme de coordination gouvernemental. C’est également le cas pour les portefeuilles de projets ; un partenaire de mise en œuvre est sélectionné pour chaque projet du portefeuille, tandis que plusieurs partenaires de mise en œuvre peuvent faire partie d’un portefeuille (les projets mis en œuvre directement ou à travers la mise en œuvre au niveau national peuvent faire partie du même portefeuille). Dans les projets multi-pays et les projets Sud-Sud, un partenaire de mise en œuvre peut être choisi par pays.

Source: Sélectionner le partenaire de mise en œuvre

Les services ad hoc sont les services qui, du fait de leur nature, ne peuvent pas être normalisés dans plusieurs bureaux de pays, ou dont la portée varie à chaque fois qu’ils sont fournis.Les services ad hoc peuvent être requis ou demandés dans certaines circonstances, par exemple lors de la fourniture de conseils ou de représentations juridiques dans un accord ou d’un cas1, lors de services améliorés de sécurité locale pour le mouvement d’espèces dans les pays dépourvus de services bancaires, ou d’autres services tels que l’appui consultatif. Les services ad hoc ne sont pas inclus dans le système de prix universel et doivent être gérés sur la base du système de prix locaux ou d’autres prix négociés localement en utilisant des taux du marché transparents en vigueur ou la méthode d’orientation d’établissement des coûts (annexe 1), doivent être mis en place dans un système de prix locaux et convenus localement entre les parties.

Source: Services aux institutions des Nations Unies

Conformément au mandat de fourniture de services aux entités du système des Nations Unies à la demande d’une entité des Nations Unies, le Programme des Nations Unies pour le développement a la responsabilité sous-jacente de fournir ces services tant que les services requis et leur fourniture sont i) conformes aux règlements, règles, politiques et procédures1, ainsi qu’aux objectifs du PNUD, tels que l’avancée vers les objectifs de développement durables, et ii) l’entité des Nations Unies requérante convient de verser les coûts connexes pour la fourniture des services et reste responsable financièrement de ces services.

Source: Services aux institutions des Nations Unies

Les services communs sont fournis à plusieurs institutions des Nations Unies résidentes d’un pays donné, sur la base d’un commun accord entre les institutions des Nations Unies résidentes pour lesquelles l’institution gèrera les services communs. Des exemples de services comprennent la fourniture d’un espace de bureau, d’entretien, de technologies de l’information et des communications, d’administration de cliniques des Nations Unies et des services connexes.

Source: Services aux institutions des Nations Unies

Le PNUD peut fournir des services d’appui à tout partenaire de mise en œuvre, appelés appui par le bureau pays (COS). Il peut s’agir de fournir des produits précis, de mettre en œuvre des activités définies de projet, de procéder aux arrangements contractuels avec la partie responsable au nom du partenaire de mise en œuvre, ou de fournir des services d’approvisionnement, de recrutement, de paiement ou autres services. Le COS est spécifié et convenu entre le PNUD et le partenaire de mise en œuvre au moyen d’une lettre d’accord signée.

Source: Sélectionner les parties responsables et les bénéficiaires de subventions

Le PNUD fournit des services d’appui à la demande du partenaire de exécution pour les activités du document de projet ou du plan de travail annuel (voir section d’aperçu des politiques et procédures régissant les programmes et opérations sur les finances de la modalité de réalisation nationale et les finances de mise en œuvre au niveau de l’ONG), conformément à ses règlements, règles et procédures. La nature et la portée des services doivent être décrites dans les annexes du document de projet ou du plan de travail annuel.

Source: Services d’appui du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) à la mise en œuvre nationale

Lorsqu'une activité de projet comporte des fonctions dont l'exécution requiert du personnel du PNUD ou d'autres personnes, mais que la passation de contrats à plein temps n'est pas justifiée, le projet peut faire appel à du personnel du PNUD indirectement employé pour le projet, qui se trouve dans le bureau de pays ou dans tout autre lieu du PNUD. Ces besoins en services, appelés " services d'appui à l'exécution ", doivent être budgétisés dans le cadre de chaque activité ou fonction de projet applicable.

Source: Planning and Paying for Delivery Enabling Services to Projects

Réalise des produits, des activités et/ou des intrants permettant d’obtenir un résultat pour lequel un partenaire est responsable de la stratégie, de la conception et de l’assurance qualité du projet. Le PNUD n’est responsable que de la qualité des services de développement fournis, et non de l’ensemble de l’initiative.

Source: Formuler des programmes et des projets

Les services généraux sont les services fournis au niveau mondial, notamment au siège et dans les centres mondiaux de services partagés. L’établissement des coûts est déterminé sur la base de la méthode d’orientation d’établissement des coûts (annexe 1), en principe, et comprend les coûts directs supplémentaires de la fourniture des services.

Source: Services aux institutions des Nations Unies

A.K.A. Services ad-hoc non standard. Type de service pour lequel le recouvrement des coûts est requis. Les services spécifiques à un CO et demandés par une agence des Nations Unies sur une base ad hoc (non inclus dans l'UPL). Comme le type et l'étendue du service diffèrent à chaque fois, ces services ne peuvent pas être standardisés et doivent être convenus individuellement entre le CO et l'agence des Nations Unies requérante. Le coût de ces services est déterminé par le CO sur la base de la méthodologie du coût horaire réel. Le coût est calculé localement sur la base des taux horaires locaux. Les frais de service pour tout service non standard sont négociés sur une base ad hoc entre chaque bureau de pays du PNUD concerné et l'agence qui reçoit le service.

Source: Système de Prix Universel et Système de Prix Locaux

Les services types sont les services fournis de la même manière à chaque fois qu’ils sont requis, et suivant les procédures types, plus ou moins de la même manière suivant les bureaux du PNUD. Une liste des services types est incluse dans le système de prix universel (annexe 2 - système de prix universel). Tous les coûts sont calculés en utilisant la méthode d’orientation d’établissement des coûts (annexe 1). Si un bureau du PNUD estime que le système de prix universel ne couvre pas pleinement les coûts totaux de la fourniture de services, il peut établir des prix négociés localement en utilisant des taux du marché transparents en vigueur. Ces taux doivent être divulgués aux entités des Nations Unies avant leur application.

Source: Services aux institutions des Nations Unies

Le signataire est une personne qui peut être identifiée de manière unique et liée à une signature électronique et qui a le contrôle exclusif de la clé d'authentification par mot de passe liée à la signature électronique. Une signature électronique ne peut être attribuée qu'à la personne qui possède et appose la signature électronique dans un document et n'est pas attachée à la fonction occupée par le signataire au moment de l'apposition de la signature. La signature électronique étant personnelle, elle ne peut être partagée.

Source: Electronic Signatures Policy

Les signataires sont des fonctionnaires qui ont été désignés par le Trésorier aux fins de la gestion des comptes bancaires du PNUD. La liste des personnes signataires de tout compte bancaire du PNUD est composée de personnes désignées par le Trésorier ou, par le Représentant, en vertu du pouvoir qui lui est délégué, aux fins de la gestion de ce compte bancaire du PNUD.

Source: Désignation et Responsabilités des Signataires

Signature électronique. Une signature électronique est un symbole ou un processus électronique qui est joint ou associé logiquement à un document électronique et exécuté ou adopté par une personne dans l'intention de signer le document. La signature électronique fait partie intégrante du document électronique et indique l'identité du signataire. La signature électronique représente la reconnaissance, l'accord et/ou l'approbation par le signataire de l'information contenue dans le document électronique. Les signatures électroniques comprennent, entre autres, les signatures numériques, qui sont un type de signature électronique et sont donc couvertes par la présente politique.2 Un courriel peut être utilisé pour indiquer une approbation dans le cadre de certains processus opérationnels, mais il ne constitue pas une signature électronique. Les images copiées-collées d'une signature ne sont pas non plus des signatures électroniques aux fins de la présente politique.

Source: Electronic Signatures Policy

Le bilan budgétaire du projet est un rapport utilisé pour surveiller et gérer les disponibilités budgétaires d'un projet particulier (et de ses résultats associés) pour une année donnée. Le rapport indique les budgets, les engagements et les dépenses approuvés ainsi que le coût total des actifs pour un projet particulier. Il indique les avances NEX en cours pour l'année en cours et les années précédentes. Il indique les soldes budgétaires et le taux d'utilisation du budget du projet. Tout utilisateur peut utiliser ce rapport pour suivre les mouvements financiers de tous les projets.

Source: Modalité de réalisation directe (DIM)

Méthode de financement du budget d'un pays partenaire par un transfert de ressources d'une agence de financement externe vers le trésor national du gouvernement partenaire. Les fonds ainsi transférés sont gérés conformément aux procédures budgétaires du bénéficiaire. Cela inclut l'utilisation du cadre réglementaire national pour les allocations financières, les achats et les systèmes comptables.

Source: Règlement financier et des règles de gestion financière du PNUD

En l’absence d’un Spécialiste de la sécurité sur le terrain (FSS), NSO ou COSA, le plus haut représentant du PNUD au niveau national, en consultation avec le Bureau de la sécurité du PNUD, doit nommer un Point focal national institutionnel pour les questions de sécurité du PNUD (ACSFP)8 pour les aider à gérer les questions de sécurité quotidiennes du PNUD. La personne désignée doit être titulaire d’un Contrat de durée déterminée du PNUD et posséder le niveau d’ancienneté et d’expérience approprié pour assumer les responsabilités liées à la sécurité au nom du plus haut représentant du PNUD. Pour les activités de sécurité liées uniquement à la fonction d’ACSFP, le fonctionnaire désigné rendra compte au plus haut représentant du PNUD, qui demeurera responsable, bien qu’il puisse rendre compte au deuxième plus haut représentant du PNUD, en particulier pour les activités quotidiennes, si le/la RR a délégué ses responsabilités liées à la sécurité. Pour les questions de politique, les conseils techniques en matière de sécurité et les questions fonctionnelles, l’ACSFP doit demander conseil au Bureau de la sécurité du PNUD par l’intermédiaire du Conseiller régional pour la sécurité du PNUD ou des Spécialistes sous-régionaux de la sécurité, selon le cas.

Source: Cadre de référence des responsabilités en matière de sécurité au sein du PNUD

Sous réserve du respect des critères d’admissibilité décrits ci-dessous, les membres du personnel recrutés en vertu du Stuatut et Règlement du personnel des Nations Unies ont droit à des allocations pour charges de famille pour les personnes ci-après : a) Un conjoint à charge ; b) Un enfant (ou des enfants) à charge ; c) Un enfant à charge dont le membre du personnel est considéré comme parent isolé ; ou d) Une personne non directement à charge.

Source: Statut de personne à charge et allocations pour charges de famille

Fournit des orientations sur les normes d’efficacité, de compétence et d’intégrité exigées des membres du personnel dans l’exercice de leurs fonctions, ainsi que des orientations sur les procédures disciplinaires susceptibles d’être engagées à l’encontre d’un membre du personnel qui ne respecterait pas ses obligations et les normes de conduite établies dans le Statut et Règlement du personnel, le Règlement financier et les règles de gestion financière, ainsi que dans toutes les directives administratives.

Source: Politique de sanctions du PNUD à l’encontre des fournisseurs

Le stock en transit désigne les marchandises achetées en cours d’acheminement qui appartiennent au PNUD, mais sont en possession du transporteur. Le stock en transit appartenant au PNUD [selon les Règles internationales pour l’interprétation des termes commerciaux (Incoterms 2020)] doit être enregistré en tant que stocks. Par conséquent, il est très important de déterminer la propriété des articles du stock en transit [sur la base des Règles internationales pour l’interprétation des termes commerciaux appropriés (Incoterms 2020)].

Source: Gestion des stocks

Utilisé pour établir une structure hiérarchique, qui représente visuellement un ensemble de règles de compression pour un champ de graphique particulier. Par exemple, un arbre pour le code de compte 11000 (Liquidités et quasi-liquidités) aurait comme composants les comptes 11005 et 11006 qui se cumuleraient à un total pour le rapport dans le code 11000.

Source: Gestion et utilisation du plan comptable

Le PNUD définit les subventions de faible valeur (également connues sous le nom de subventions pour micro-investissements) comme des récompenses en espèces – qui est une approche sélectionnée à travers des décisions programmatiques – pour la société civile et des partenaires non-gouvernementaux dans le but de générer et pousser vers des solutions de développement pour lesquelles aucun remboursement n’est requis.

Source: Sélectionner les parties responsables et les bénéficiaires de subventions

Le suivi améliore l’efficacité et l’efficience du développement en examinant les performances et en utilisant des preuves pour ajuster la programmation afin d’obtenir des résultats optimaux. Un bon suivi commence par une bonne planification et l’identification claire des objectifs du programme ou du projet en fonction de ressources spécifiques. C’est une fonction de gestion continue qui fournit aux décideurs ou décideuses un retour d’information régulier. Les preuves issues du suivi sont aussi un élément essentiel de l’évaluation et permettent l’élaboration de rapports fondés sur des preuves. Toutes les activités de programmation du PNUD doivent respecter les normes et les politiques de suivi, auxquelles les gestionnaires de programme régional, de programme pays et de tous projets sont redevables.

Source: Suivre

L'objectif du différentiel de nuit est de compenser les membres du personnel qui exercent des fonctions de service de nuit. Heures de service de nuit. Pour les membres du personnel en poste dans : a) les lieux d'affectation du siège, les heures de service de nuit sont comprises entre 18h00 et 9h30. b) les lieux d'affectation hors siège, les heures de service de nuit sont établies par les représentants résidents (RR), après consultation interagences.

Source: Night Differential

Par surveillance, on entend les procédures générales qui ont trait à l’examen, au suivi, à l’évaluation, à la supervision et à l’audit des programmes et activités de l’organisation, de l’exécution des politiques et des résultats, et à l’information. Ces procédures ont pour but d’assurer le respect des obligations institutionnelles, financières, opérationnelles et déontologiques, et l’efficacité des contrôles internes, et de prévenir les fraudes et les malversations.

Source: Politique du système de redevabilité

Un programme pays peut être suspendu par le PNUD lorsque la situation dans le pays rend impossible l’atteinte des effets du programme. Il incombe au directeur ou à la directrice du bureau régional compétent de décider de la suspension en consultation et en accord avec l’administrateur ou l’administratrice associé·e. Le Conseil d’administration sera informé, à sa prochaine session pratique, des programmes qui ont été suspendus.

Source: Gérer les Changements

Il est possible qu’un projet soit annulé en cas de survenance de circonstances qui compromettent l’atteinte des résultats escomptés et lorsque la modification de la conception du projet n’apportera probablement pas de solution permanente. Il incombe à la ou au gestionnaire de programme du PNUD de prendre la décision finale de suspendre ou d’annuler un projet, et de le confirmer par écrit aux parties concernées, en consultation avec l’autorité gouvernementale de coordination du développement, le comité de pilotage du projet et le bailleur de fonds, le comité directeur du fonds commun des Nations Unies ou le fonds vertical, selon le cas. Conformément à son obligation de rendre compte de l’utilisation des ressources du PNUD, la ou le gestionnaire de programme/représentant·e résident·e du PNUD doit annuler les projets qui ne sont pas susceptibles d’atteindre les résultats escomptés.

Source: Gérer les Changements

Annulation Si les problèmes n’ont pas été résolus dans un délai raisonnable, le projet doit être annulé. Les fonds non dépensés définis comme le montant ciblé pour l’allocation des ressources régulières qui résultent d’un projet annulé peuvent être reprogrammés, compte tenu des engagements non réglés du projet annulé. Les contributions des tiers peuvent être reprogrammées sous réserve de l’approbation du bailleur de fonds (les fonds non dépensés doivent être restitués aux fonds verticaux tels que le FEM ou le FVC). Le partenaire de mise en œuvre procède aux étapes nécessaires à l’achèvement financier, comme décrit dans la clôture du projet. Si l’annulation entraîne des changements importants dans le document de programme pays approuvé, un amendement peut s’avérer nécessaire.

Source: Gérer les Changements

Une suspension temporaire de l’éligibilité d’un fournisseur à participer à de nouveaux processus en matière d’achats, telle que décrite au paragraphe 66 ci-dessous, afin de protéger les intérêts du PNUD en attendant les résultats d’une enquête sur les pratiques proscrites ou d’une procédure du Comité d’examen des fournisseurs. Les suspensions provisoires sont des mesures internes. Elles ne sont donc pas signalées sur le Portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations Unies.

Source: Politique de sanctions du PNUD à l’encontre des fournisseurs

Un système situé sur l'Intranet et accessible via le site de l'OFA. Les utilisateurs y trouvent une liste de procédures qu'ils peuvent sélectionner et naviguer vers un formulaire où ils fournissent les détails de leur demande et auquel ils doivent joindre les documents requis. Après la soumission du ou des formulaires, les flux de travail associés à ces tâches sont automatisés afin de garantir les contrôles, approbations et acheminements appropriés de la documentation, ainsi qu'en ce qui concerne les demandes de service afin de permettre le maintien de leur statut par les CO et les unités du QG. Pour la gestion de l'inventaire, le DMS sert de dépôt de documents qui contient les rapports de contrôle de l'inventaire et les certifications.

Source: Rétention des documents, sécurité des données et contingence

En plus des services standard contenus dans l'UPL, il est souvent demandé au PNUD de fournir des services supplémentaires qui ne sont pas standardisés dans les différents bureaux de pays ou inclus dans l'UPL. Comme par le passé, la fourniture de services ad hoc ou non standard doit faire l'objet d'un accord local, sous réserve des considérations de capacité et de prix dans le pays avant la fourniture des services. Afin de recouvrer l'intégralité des coûts de ces services, le Bureau du PNUD peut établir une liste de prix locale (LPL) pour les services récurrents, qui sera négociée et acceptée localement par les agences participantes avant la prestation du service. Un outil distinct est disponible pour faciliter la formulation des prix locaux, dont la négociation relève de la responsabilité du bureau du PNUD concerné avec les agences/équipes de pays des Nations Unies demandeuses.

Source: Système de Prix Universel et Système de Prix Locaux

La liste de prix universelle contient un menu de services standardisés disponibles pour les entités des Nations Unies auprès de tous les bureaux du PNUD. L'UPL est mise à jour par BMS/OFM sur une base annuelle. Les tarifs de l'UPL représentent un résumé de la liste standard des services offerts aux agences partenaires et de leurs coûts correspondants. Les bureaux qui souhaitent faire part de leurs commentaires sur les services et les frais, ou qui ont besoin de clarifications supplémentaires, doivent contacter leur point focal BMS/OFM Financial Business Partnering.

Source: Utilisation du système de prix universel et du système de prix locaux

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