Les installations comprennent les actifs qui sont regroupés, qui sont utilisés pour la production ou la fourniture de biens ou de services, qui sont utilisés dans la mise en œuvre des programmes du PNUD et des opérations administratives et qui doivent être utilisés pendant plus d’une période comptable. Des exemples de ces actifs sont les équipements lourds, le mobilier et le petit matériel. Le coût combiné de ce groupe d’actifs doit être supérieur ou égal à $1 500 et doit respecter les critères d’immobilisation décrits à la rubrique « Comptabilisation ».
Englobe les systèmes essentiels de contrôle interne qui complètent et garantissent le bon fonctionnement des contrôles et des équilibres, y compris financiers. Il s'agit notamment des normes et des incitations de la fonction publique internationale, des codes d'éthique, des sanctions pénales et du contrôle administratif.
Tous les programmes et projets du PNUD doivent être régis par un conseil ou un comité de pilotage multipartite chargé d’examiner les performances sur la base du suivi et de l’évaluation, et de traiter les problèmes de mise en œuvre pour garantir la qualité des résultats obtenus. Dans les contextes de crise où des contraintes empêchent le gouvernement de participer aux comités de pilotage de programme et/ou de projet pertinents, le bureau régional peut approuver la modification des mécanismes de supervision en tenant compte des risques et des parties prenantes.
Le principe directeur essentiel des achats du PNUD est d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Le meilleur rapport qualité-prix ne doit pas être assimilé au prix le plus bas. Il nécessite une évaluation intégrée des facteurs techniques, organisationnels et de prix à la lumière de leur importance relative (c'est-à-dire la fiabilité, la qualité, l'expérience, la réputation, les performances antérieures, le coût/frais et le caractère raisonnable). Les paramètres peuvent également inclure les objectifs sociaux, environnementaux et autres objectifs stratégiques définis dans le plan d'achat.
Les membres du personnel du PNUD sélectionnés pour participer à une procédure d’examen par une commission, dont les rôles sont décrits au paragraphe 36 de la politiquede sanctions du PNUD à l’encontre des fournisseurs.
Le Mémorandum d’accord (MoU) est une déclaration d’intention et un engagement général entre les partenaires. Il définit le contexte législatif, les principes généraux et l’orientation de la coopération potentielle dans la poursuite d’objectifs communs. Il sert de cadre général à toute coopération mondiale, régionale et nationale. Les accords de mise en œuvre spécifiques au niveau des pays sont subordonnés aux mémorandums d’accord et sont utilisés pour préciser les conditions de travail. Le PNUD dispose de différents modèles pour les gouvernements, les entités des Nations Unies, le secteur privé, les organisations non gouvernementales et de la société civile, les institutions universitaires et les fondations. Un MoU n’est pas un instrument financier et ne peut donc pas être utilisé par le PNUD pour verser ou recevoir des contributions de partenaires.
Une concurrence internationale limitée est réalisée en réduisant le champ de la concurrence à une liste restreinte de soumissionnaires potentiels. Cette situation est déterminée au préalable par une évaluation non discriminatoire des qualifications. Un tel processus peut utiliser diverses méthodes de recherche de fournisseurs, telles que :
a. Utilisation des fichiers existants; b. Présélection à partir de séries précédentes de sélection ou de manifestations d’intérêt provenant d’un autre processus de sélection, en supposant que les biens ou services sont similaires; c. Anciens fournisseurs qui ont donné satisfaction auparavant; d. Fournisseurs recommandés par d’autres entités des Nations Unies; e. Ouvrages de référence accessibles au public et bases de données en ligne; f. Appel à manifestation d’intérêt publié;
g. Annuaires professionnels classiques
Le micro-achat est une méthode d'approvisionnement simplifiée pour les biens facilement disponibles, les services standardisés ou les petits travaux, lorsque le montant du contrat n'excède pas 5 000 USD. Ces achats peuvent constituer un volume important de l'approvisionnement total du PNUD, mais leur valeur totale reste relativement faible. Un processus simplifié est préférable pour réduire les coûts de transaction.
Le terme « mise en œuvre » s’entend de la gestion et de l’exécution des activités de projet pour atteindre des résultats précis, notamment l’approvisionnement et l’exécution des intrants d’activités de projet du PNUD et leur utilisation dans la production des produits, tels que présentés dans le programme de travail annuel, signé par le PNUD et le partenaire de réalisation.
La mise en œuvre d’un programme ou d’un projet exige de veiller à ce que tous les produits dans les documents de planification soient exécutés et contribuent à atteindre les effets du plan stratégique du PNUD et du document de programme pays ou régional correspondant.
Dans le cadre de cette modalité, le PNUD effectue les dépenses depuis la demande jusqu'au décaissement, sans qu'aucun transfert de fonds ne soit effectué au partenaire. Cependant, le partenaire de mise en œuvre a un contrôle programmatique total et donc un contrôle total sur les dépenses.
La mise en œuvre par l’agence est l’une des quatre modalités disponibles au PNUD pour la mise en œuvre de projets et de programmes.
Une agence des Nations Unies peut être un partenaire de réalisation (chargée de rendre compte des résultats globaux dans un programme ou un projet) ou une partie responsable (chargée de rendre compte des éléments d’un programme ou d’un projet).
La réalisation directe (DIM) est la modalité par laquelle le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) agit en tant que partenaire de réalisation. Dans la modalité DIM, le PNUD a les capacités techniques et administratives pour prendre en charge la mobilisation des intrants requis et leur mise en œuvre efficace pour atteindre les produits prévus. Le PNUD prend en charge la responsabilité et la redevalibilté générales de la gestion pour la mise en œuvre des projets. Par conséquent, le PNUD doit suivre toutes les politiques et procédures établies pour ses propres opérations.aquelle le PNUD assume le rôle de partenaire de mise en œuvre.
La mobilité est définie comme les déplacements périodiques du personnel vers des postes nouveaux ou reclassés dans le même groupe professionnel/domaine fonctionnel ou dans un groupe différent, latéralement ou à un niveau différent, dans le même lieu d'affectation ou dans un lieu différent.
Mouvement du personnel entre des postes dans le même groupe professionnel/domaine fonctionnel ou dans un groupe différent, que ce soit géographiquement ou non.
Mouvement du personnel vers un autre fonds, programme ou agence du système commun des Nations Unies, par le biais d'un détachement, d'un prêt ou d'un transfert.
Les cinq principaux moyens de transport de fret – maritime, ferroviaire, routier, aérien et colis postal – sont utilisés, individuellement ou en combinaison, dans le cadre du transport international. Les Unités opérationnelles devraient tenir compte des moyens de transport à la fois économiques et efficaces. En général, les frais de transport ferroviaire, routier et aérien sont relativement plus élevés que ceux du fret maritime, c’est pourquoi le PNUD recommande le transport maritime. Toutefois, pour assurer une bonne prestation, il est conseillé de choisir un navire de conférence, qui fonctionne le long d’itinéraires précis et de ports servant d’escale préétablis.
Un document de projet peut être révisé à tout moment par accord entre les signataires du document, le bailleur de fonds, le comité directeur du fonds commun des Nations Unies et/ou le fonds vertical, selon le cas, et après consultation avec le comité de pilotage du projet. Le but de la révision doit être d’apporter des ajustements et des améliorations substantiels ou financiers au projet. Des restrictions s’appliquent aux projets financés par le Fonds pour l’environnement mondial (FEM) et le Fonds vert pour le climat (FVC).
Utilisé pour l'enregistrement des contributions. Il s'agit de saisir les informations relatives à l'accord et les informations comptables nécessaires pour s'assurer que les recettes sont enregistrées dans le Grand Livre et reflétées correctement dans les comptes du PNUD.
Le montant amortissable est le coût d’un actif, ou un autre montant substitué au coût, moins sa valeur résiduelle. La valeur résiduelle d’un actif est le montant estimatif qui résulterait de la liquidation de l’actif, déduction faite des coûts estimés de la cession, si l’actif avait déjà atteint l’âge et l’état prévu à la fin de sa durée de vie utile. La durée de vie utile d’un actif est la période au cours de laquelle un actif devrait pouvoir être utilisé par une entité.
Un vacataire est un individu engagé par l'Organisation de temps à autre dans le cadre d'un contrat temporaire pour fournir une expertise, des compétences ou des connaissances pour l'exécution d'une tâche ou d'un travail spécifique, qui serait de courte durée par nature, contre le paiement d'une rémunération forfaitaire. La mission peut impliquer des fonctions à temps plein ou à temps partiel similaires à celles des membres du personnel, telles que la fourniture de services de traduction, d'édition, de formation linguistique, d'information publique, de secrétariat ou de bureau et d'entretien à temps partiel ou d'autres fonctions qui pourraient être exécutées par le personnel. Un vacataire ne doit pas nécessairement travailler dans les locaux de l'ONU.
Vérifications ponctuelles : Il s’agit des examens périodiques sur place, effectués pour évaluer l'exactitude des états financiers relatifs aux transferts de fonds aux partenaires et l'état d'avancement du programme (par le biais d'un examen des informations financières), et pour déterminer s'il y a eu modification importante des contrôles internes. La vérification ponctuelle n’est pas un audit; le volume des dépenses à contrôler est donc généralement inférieur à celle qui serait entreprise lors d’un audit. Des vérifications ponctuelles doivent être effectués avant la clôture opérationnelle et financière du projet afin de s'assurer que les pièces justificatives sont toujours disponibles pour examen et que tout ajustement requis dans Quantum est effectué.
Il s'agit du paiement en remplacement du congé annuel lors de la cessation de service d'un membre du personnel dans les conditions prévues par la politique de commutation du congé annuel.
La durée de vie utile est définie comme la période pendant laquelle un actif devrait être disponible pour utilisation. Au PNUD, les durées de vie utile pour différentes catégories ont été établies sur la base des pratiques du PNUD consistant à conserver les actifs utilisés avec l’intention de rechercher une durée de vie moyenne raisonnable pour tout l’ensemble des biens similaires au sein du PNUD. Par conséquent, certains actifs peuvent être liquidés avant d’atteindre leur durée de vie utile, après un examen de leur utilité à la date de remplacement recommandée. De même, d’autres actifs peuvent être conservés en service pour des périodes plus longues que leur durée de vie utile, pour des raisons opérationnelles. Le nombre et le coût d’origine des actifs conservés au-delà de leur durée de vie utile seront indiqués dans les états financiers du PNUD.
Le transfert d'un membre du personnel d'une organisation à une autre dans des conditions qui ne lui donnent aucun droit de retour dans l'organisation d'origine.
Le voyage de visite familiale permet d'offrir des visites familiales périodiques aux membres du personnel éligibles qui résident seuls sur leur lieu d'affectation, à condition qu'ils remplissent les conditions énoncées dans la politique de visite familiale.
Fait référence au transport aérien offert et fourni gratuitement au PNUD par l'opérateur aérien, que le vol soit exploité par un opérateur aérien commercial, par un opérateur privé ou par une entité civile, gouvernementale ou militaire d'un État membre.
L'objectif du voyage d'évacuation médicale (MET) est de permettre aux membres du personnel et aux personnes à charge admissibles d'obtenir des soins médicaux essentiels ou un traitement pour une maladie ou une blessure grave nécessitant une intervention médicale qui n'est pas disponible localement ou qui est inadéquate.