La facilité d’engagement fournit un mécanisme de réponse rapide et flexible pour appuyer les résultats des politiques en amont, l’évaluation et les bilans, les réponses aux crises et l’expérimentation des innovations présentant un potentiel de passage à l’échelle. Elle doit soutenir les résultats identifiés dans le plan stratégique du PNUD ainsi que dans les documents pertinents de programme pays ou de programme régional.
Les frais d’aérogare comprennent toutes les dépenses relatives au transport de l’aérogare ou d’un autre point d’arrivée ou de départ à l’hôtel ou au lieu d’habitation, y compris le transfert des bagages et les autres frais accessoires. Ils doivent être versés dans le cadre de l’avance pour frais de déplacement ou du règlement de la demande de remboursement de frais de déplacement. Aucun reçu n’est requis pour les frais standards d’aérogare.
La partie des instructions destinées aux soumissionnaires qui contient les conditions de la procédure d’appel à la concurrence qui sont spécifiques aux biens et services objets de l’appel à la concurrence.
L’Universal Flat File (UFF) est le format de fichier de paiement générique généré par le cycle de paiement des comptes créditeurs (AP). Les fichiers UFF sont utilisés par les bureaux qui ont développé une interface bancaire avec leurs banques locales. Comme pour les paiements par chèque système, le bureau local doit télécharger le fichier de paiement UFF pour le traitement ultérieur et l’interface à la banque locale. Si un bureau n’a pas d’interface locale, une lettre d’instruction doit être préparée manuellement et autorisée à demander à la banque d’effectuer un transfert pour les virements.
Une entité juridique sur laquelle l'entité concernée est en mesure d'exercer un contrôle effectif, y compris lorsque l'entité concernée est un actionnaire majoritaire ou possède plus de 50 % de l'entité.
Catégories de coûts de nature transversale qui (a) impliquent des investissements matériels, ou (b) ne représentent pas un coût lié aux activités de gestion de l'organisation.
La notion de financement du terrorisme désigne le fait de prendre contact avec des personnes ou des entités figurant sur la Liste récapitulative du Conseil de sécurité des Nations Unies, de passer des contrats avec elles ou de leur fournir un soutien.
Les compétitions en matière d’innovation sont organisées afin de solliciter des idées et des solutions novatrices pour résoudre les problèmes de développement ; ces idées et solutions pourraient ne pas être trouvées en utilisant les voies traditionnelles. Les compétitions en matière d’innovation sollicitent des idées et des solutions pour répondre aux défis du développement. Les compétitions en matière d’innovation : a) font souvent intervenir des parties prenantes qui ne sont pas nécessairement touchées par les problèmes de développement, mais qui sont bien placées pour trouver des solutions, notamment des acteurs du secteur privé ; b) se limitent généralement à la production ou à la vérification des idées, mais pas à leur mise en œuvre ; c) peuvent être décernées directement par le ou la chef∙fe du bureau pour des subventions allant jusqu’à 40 000 USD sans examen approfondi. Voir la politique sur les compétitions en matière d’innovation.
Dans le cadre de la gestion de fonds communs, les organisations des Nations Unies participantes mettent en commun les fonds à une organisation des Nations Unies, appelée Agent de gestion (AG), choisie conjointement par les organisations des Nations Unies participantes en consultation avec le partenaire (sous-)national. L'AG aidera le partenaire (sous-)national à gérer le programme. Cette option est susceptible d'être l'approche la plus efficace et la plus efficiente lorsque les organisations des Nations Unies participantes travaillent pour des résultats communs avec un partenaire national ou sous-national commun (par exemple, un département, un bureau provincial, une ONG) et/ou dans une zone géographique commune.
Les fonctions centralisées sont celles qui ne seront exécutées que par le Centre mondial de services partagés du PNUD (GSSC) et le siège du PNUD à New York, par l’intermédiaire de la Division de la comptabilité, du bureau des systèmes informatiques et des technologies de l’information ou du service des opérations générales et du bureau des services de gestion. Se référer aux POPP sur le mobilier et le matériel pour plus de détails.
Une fondation est une institution sans but lucratif ayant un objectif déclaré et une source de revenus délimitée qui offre des subventions ou gère des programmes. Les sources d’actif des fondations comprennent les dotations, les revenus réalisés, la combinaison de collectes de fonds publics et privés, les fiducies, les dons de familles, les dons communautaires, et de sources religieuses, institutionnelles et d’autres sources récentes comme la production participative. Parmi les autres possibilités de dons philanthropiques, citons : les fonds conseillés par les donateurs, les dons directs, les personnes fortunées, les cercles de donateurs et autres.
Une modalité de financement du PNUD normalement établie pour recevoir les contributions des donateurs à l'appui de grands thèmes - tels que les domaines de pratique du PNUD et les programmes régionaux. Ce fonds fiduciaire financera uniquement les projets et programmes du PNUD. Il s'agit d'une entité comptable distincte, dont la comptabilité et les rapports sont présentés séparément au Conseil d'administration, ce qui nécessite la désignation d'un gestionnaire du fonds d'affectation spéciale.
Dans le passé, les fonds fiduciaires fermés ont été créés en accord avec un seul donateur et les contributions au fonds fiduciaire étaient limitées à ce donateur. L'accord avec le donateur servait également de termes de référence pour le fonds fiduciaire. Les fonds fiduciaires fermés sont désormais déconseillés et les accords de partage des coûts devraient être utilisés à la place.
Il s'agit de fonds d'affectation spéciale établis par le PNUD pour recevoir des contributions de multiples donateurs pour des programmes mondiaux, régionaux ou thématiques larges, qui consistent généralement en un certain nombre de projets. Leurs termes de référence définissent leur but, leurs objectifs et leurs dispositions administratives.
Les fonds d'affectation spéciale thématiques sont un type de fonds d'affectation spéciale ouvert. Ils constituent une modalité de cofinancement flexible conçue pour aider le PNUD à aligner et à concentrer ses programmes autour de ses objectifs, et pour donner aux donateurs l'occasion de démontrer leur engagement dans ce processus.
La petite caisse est le solde en espèces conservé dans le coffre-fort du bureau principal d'un bureaux de pays ou d'une unité du QG pour faire face aux petites dépenses des projets de gestion pour lesquels l'utilisation de chèques ou de transferts électroniques de fonds (TEF) est inefficace.
Fonds à finalité spécifique constitué de contributions volontaires, de contributions provenant d'autres sources gouvernementales, intergouvernementales ou non gouvernementales, ainsi que des intérêts créditeurs et des revenus divers correspondants. Les ressources sont mélangées, déliées et traitées comme des ressources de base.
Le projet peut financer des formations pour contribuer aux résultats attendus et à la stratégie de renforcement des capacités. Les politiques et les principes clés sont les suivants : a. Les participant·es à la formation sont les bénéficiaires du projet et le personnel du gouvernement. Les consultant·es n’ont pas le droit de participer à une formation financée par les ressources du projet puisqu’elles ou ils sont recruté·es pour accomplir des tâches spécifiques pour lesquelles elles ou ils doivent déjà être qualifié·es. Ceci ne s’applique cependant pas à la formation d’orientation sur les approches du PNUD. Tout le personnel peut participer à des formations de groupe au niveau local. b. Les ressources de programme du PNUD ne peuvent pas être utilisées uniquement pour la formation du personnel du PNUD. c. Les frais de participation à la formation ne peuvent être remboursés, mais le PNUD peut financer le voyage et les indemnités des participant·es résidant ailleurs que sur le lieu de la formation. d. Seules les formations nécessaires pour réaliser les produits et atteindre les résultats, telles qu’elles sont identifiées dans le document de projet et les plans de travail, doivent être financées par les ressources du projet. e. Le partenaire de mise en œuvre doit établir les procédures pour garantir que les candidat·es les mieux qualifié·es soient sélectionné·es pour la formation. f. L’employeur, normalement le gouvernement, doit s’assurer que le ou la participant·e utilise la formation à bon escient pour obtenir les résultats. Les retombées de la formation doivent être régulièrement évaluées dans le cadre du suivi du projet.
La programmation du PNUD comprend la planification, la mise en œuvre, l’établissement de rapports et l’évaluation des résultats obtenus en matière de développement avec le soutien du PNUD. Un programme du PNUD est un plan visant à contribuer efficacement aux résultats de développement de niveau effets par le biais des modalités de projet du PNUD : les projets de développement, la facilité d’engagement et les services de développement.
Un offreur ou un fournisseur potentiel, enregistré ou effectif, un contractant ou un fournisseur de biens, de services et/ou de travaux pour le PNUD. Les fournisseurs peuvent être des particuliers, des entités privées ou publiques, qu’il s’agisse d’une société mère, d’une holding, d’une filiale ou d’une société affiliée, et peuvent prendre la forme d’un consortium, d’un partenariat, d’un organisme gouvernemental ou d’une organisation non gouvernementale. Les organisations non gouvernementales et les organisations de la société civile agissant en tant que partenaires de mise en œuvre du PNUD, ainsi que les parties responsables et les bénéficiaires de subventions, de prix ou de tout autre dispositif similaire reçus directement du PNUD, sont également considérés comme des fournisseurs. Les personnes suivantes sont considérées comme des fournisseurs. Les agents : Les agents comprennent les employés, les responsables, les conseillers, les représentants, les propriétaires, les actionnaires ou les sous-traitants du fournisseur dont ce dernier est responsable en vertu de la présente politique. Les personnes suivantes ne sont pas considérées comme des fournisseurs :Les personnes ou entités décrites comme « fournisseurs » uniquement pour les besoins d’Atlas/Quantum, où tous les bénéficiaires sont désignés comme « fournisseurs ». Un dossier doit être constitué de manière adéquate dans Atlas pour chaque bénéficiaire pour lequel une commande doit être passée ou un paiement effectué, y compris pour les membres du personnel national ou international qui ne sont pas des « fournisseurs » au sens de la présente politique.Les personnes ou entités, autres que les agents, qui sont des partenaires du PNUD et avec lesquelles le PNUD n’entretient pas de relation contractuelle ou financière directe, ou lorsque le seul rôle du PNUD est d’effectuer un paiement pour le compte d’un partenaire.Les personnes ou entités sous contrat avec d’autres agences, fonds et programmes qui rendent compte au Portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations Unies. Les titulaires d’un contrat de service du PNUD et d’un contrat de services professionnels ne sont pas considérés comme des fournisseurs aux fins de ces procédures.
Un fournisseur qui a été radié par le PNUD et (1) qui fait l'objet d'une période de radiation en cours ; ou (2) qui n'a pas demandé à être réintégré en tant que fournisseur actif par le biais d'une demande de réadaptation.
Les frais d’appui général à la gestion comprennent les coûts engendrés lors de l’offre de la gestion générale et des fonctions de contrôle de l’organisation dans son ensemble. Ces coûts sont engendrés en appui à ses activités, projets et programmes, et services fournis, qui ne peuvent pas être reliés clairement à des activités, projets ou programmes concrets. En outre, ces coûts sont engendrés dans toute l’organisation et à tous ses niveaux. Le recouvrement efficace des revenus de recouvrement des coûts est une composante majeure de la conformité globale avec la politique de recouvrement des coûts du PNUD. En outre, il garantit que les capacités adéquates pour gérer les ressources secondaires sont financées de manière durable. Le processus commence par la négociation adéquate de chaque accord de donateur afin de refléter le taux de recouvrement des coûts correct (voir POPP Recouvrement des coûts d'autres ressources - Appui à la gestion générale (GMS)) et se poursuit par la mise en place d'un projet approprié et des frais de GMS afin de permettre au PNUD de collecter les revenus de recouvrement des coûts de manière précise, transparente, en temps opportun et en totale conformité avec les conditions stipulées dans l'accord de donateur.
L'hospitalité officielle du PNUD est destinée à faciliter les activités de réseautage externe entreprises par les fonctionnaires du PNUD pour servir les intérêts du PNUD et de la communauté plus large des Nations Unies (ONU). Les directives pour les sièges sociaux et les autres lieux, y compris les bureaux de pays. La politique du PNUD en matière d'hospitalité reconnaît les activités de représentation des hauts fonctionnaires du PNUD qui reçoivent une indemnité de représentation, explique ce que l'indemnité est censée couvrir et prévoit le remboursement raisonnable des frais liés à l'hospitalité.
Les frais de déplacement qui doivent être versés ou remboursés par le PNUD conformément aux dispositions pertinentes des Règles du personnel comprennent :
a) Les frais de transport ; b) Les frais d’aérogare ;c) L’allocation journalière de subsistance (DSA) ; d) Les dépenses diverses.
Il s'agit de tout acte ou omission, y compris une fausse déclaration, par lequel un vendeur fait sciemment une fausse déclaration ou dissimule un fait (a) afin d'obtenir un bénéfice ou un avantage indu (non limité à l'aspect financier) ou de se soustraire à une obligation pour lui-même ou un tiers, et/ou (b) de manière à amener une personne ou une entité à agir, ou à ne pas agir, à son détriment.
Les CNC en transition sont définis comme des pays dont le RNB moyen par habitant pour la période 2012-2015 est supérieur à 12 475 dollars pour la première fois par rapport à sa situation lors de la période budgétaire biennale précédente.
Le nettoyage des bons de commande exige que tous les bons de commande en attente dont la date comptable est antérieure ou égale à la date de fin du mois soient examinés. L'objectif est de s'assurer qu'il n'y a pas d'anciens bons de commande en attente.
Le nettoyage des comptes créditeurs est un exercice qui permet de s'assurer qu'il n'y a pas de pièces justificatives en attente dont la date de comptabilisation est antérieure ou égale à la date de fin du mois.
La régie d'avances mensuelle est le besoin en liquidités d'un bureau de pays qui doit être financé par la trésorerie. Il s'agit des liquidités dont les bureaux nationaux ont besoin pour financer leurs opérations mensuelles. Le niveau de la régie d'avances est également un outil de gestion de la trésorerie utilisé par la Trésorerie pour promouvoir une gestion efficace de la trésorerie. La somme de tous les niveaux d'avances fournit une bonne estimation des sorties d'argent des bureaux de pays et est utilisée pour estimer les besoins en liquidités du PNUD.
Le niveau de risque ajusté est défini comme l'évaluation globale du risque dérivée de la micro-évaluation, corrigée des autres informations disponibles, notamment : les résultats de la macro-évaluation ; expérience passée avec le partenaire, évaluations de capacités antérieures et micro-évaluations par d'autres agences.
a) PEUT - Ce mot, ou l'adjectif "OPTIONNEL", signifie qu'un élément est vraiment facultatif.
b) DOIT - Ce mot, ou les termes "REQUIRED" ou "SHOULD", signifient que la définition est une exigence absolue de la norme.
c) NE DOIT PAS - Ce terme, ou l'expression "SHALL NOT", signifie que la définition est une interdiction absolue de la norme.
d) DEVRAIT - Ce mot, ou l'adjectif "RECOMMENDED", signifie qu'il peut exister des raisons valables, dans des circonstances particulières, d'ignorer un élément particulier, mais qu'il faut en comprendre toutes les implications et les peser soigneusement avant de choisir une autre voie.
e) NE DEVRAIT PAS - Cette expression, ou l'adjectif "NON RECOMMANDE", signifie qu'il peut exister des raisons valables dans des circonstances particulières pour lesquelles le comportement particulier est acceptable ou même utile, mais il faut comprendre toutes les implications et peser soigneusement le cas avant de mettre en œuvre tout comportement décrit avec cette étiquette.
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Composants ou systèmes qui ont des problèmes de compatibilité connus ou qui n'ont pas été testés dans l'environnement standard du PNUD. Les composants ou systèmes non autorisés ou non pris en charge ne seront pas pris en charge par les canaux normaux d'assistance TIC du PNUD. Les systèmes non autorisés et non supportés sont considérés comme non conformes. Les bureaux ne sont pas autorisés à déployer, utiliser ou maintenir de tels composants ou systèmes.
Approche unifiée et approuvée pour obtenir une intégration maximale avec l'ensemble de l'infrastructure et des services informatiques du PNUD. Le PNUD considérera les normes comme la solution la plus couramment utilisée dans l'ensemble de l'organisation et, par conséquent, toutes les solutions futures seront alignées et basées sur des configurations standard. Il est fortement recommandé que tous les bureaux utilisent ces normes comme base de leur infrastructure et de leurs services informatiques.
Une norme que les bureaux sont tenus de respecter. Le fait de ne pas respecter les normes obligatoires constitue un non-respect des exigences du PNUD en matière de TIC.
Tous les produits de connaissance du PNUD doivent répondre à six normes de qualité : (1) le produit est pertinent par rapport aux priorités de l'organisation ou du programme ; (2) le produit démontre un leadership intellectuel ; (3) le produit est bien conçu et cohérent au niveau interne ; (4) le produit est assuré d'atteindre le public visé ; (5) les impacts visés sont clairs et mesurables ; (6) un plan de déploiement approprié est inclus. Pour certifier que ces normes sont respectées, l'approbateur/agent ordonnateur signe un formulaire de certification des normes de qualité par le biais du processus d'assurance qualité en ligne.
Les programmes et projets du PNUD respectent les objectifs et exigences des Normes environnementales et sociales (NES). Les NES ont pour but de : a) renforcer la qualité de la programmation en garantissant une approche fondée sur des principes ; (b) maximiser les possibilités et les avantages sociaux et environnementaux; c) éviter les incidences négatives sur les personnes et l'environnement ; d) minimiser, atténuer et gérer les impacts néfastes dans les cas où il est impossible de les éviter ; e) renforcer les capacités du PNUD et de ses partenaires à gérer les risques sociaux et environnementaux ; et f) assurer une participation complète et effective des parties prenantes, y compris par un mécanisme visant à répondre aux plaintes provenant des personnes affectées par le projet.
Tous les programmes et projets nationaux, régionaux et mondiaux sont tenus d'adhérer aux normes de qualité de la programmation. Les responsables sont tenus de les respecter. Les normes de qualité sont stratégiques, pertinentes, fondées sur des principes, gérées et contrôlées, efficaces et efficientes.
L’objectif de la micro-évaluation est d’évaluer la capacité de gestion financière d’un partenaire (comptabilité, achat, rapportage, contrôles internes, etc.) afin de déterminer le niveau global du risque et les activités d’assurance. Le niveau de risque peut être ajusté en fonction des autres informations disponibles, telles que les résultats de la macro-évaluations et les expériences précédentes avec le partenaire, pour parvenir à un niveau de risque ajusté, utilisé pour déterminer les modalités de transfert de fonds appropriées à un partenaire. Cette évaluation s’applique à la fois aux partenaires gouvernementaux et non gouvernementaux.
Un avis d'action administrative, tel que décrit au paragraphe 51 ci-dessous. Une NAA ne peut être délivrée par le PNUD au(x) défendeur(s) que dans le cadre du PRP.