Écart important - tout contenu ou caractéristique de la soumission qui diffère de manière significative d’un aspect ou d’une exigence essentielle de l’ITB ou de la RFP, et qui : i) modifie de manière substantielle le contenu et la qualité des exigences ; ii) limite les droits du PNUD ou les obligations du soumissionnaire ; et iii) porte atteinte à l’impartialité et aux principes de la procédure d’achat, de sorte que la position concurrentielle d’autres soumissionnaires s’en trouve affaiblie.
La rémunération des membres du personnel recrutés au niveau international comprend l'ensemble ou plusieurs des éléments suivants. a) Traitement de base ; b) Indemnité de poste ; c) Allocation de logement/système de déduction ; d) Indemnité de mobilité et de sujétion ; e) Indemnités liées à la situation familiale du membre du personnel ; f) Indemnités ponctuelles liées à la nomination, à l'affectation, à la réaffectation ou à la cessation de service, telles que i) Prime d'affectation ; ii) Prime de rapatriement ; iii) Indemnité de licenciement ; iv) Commutation du congé annuel ; g) Indemnités ponctuelles liées à des situations uniques, telles que : i) Prime de danger ; ii) Indemnité d'évacuation mensuelle prolongée ; iii) Indemnité de subsistance pour opérations spéciales ; iv) Indemnité de sujétion.
L’enfant d’un déclarant dont le statut personnel a été reconnu en tant que tel aux fins des droits accordés par l’Organisation des Nations Unies, ou dont le statut est reconnu en tant que tel par les lois régissant un tel lien de parenté. En outre, aux fins du programme de déclaration de situation financière, « enfant à charge » inclut également un enfant de moins de 21 ans, s’il fréquente à plein temps une école ou une université, ou de moins de 25 ans, s’il est couvert par l’assurance santé du déclarant souscrite par l’intermédiaire du PNUD, à l’entretien duquel le déclarant subvient à titre principal et de manière continue ;
Une obligation juridique découlant d'un contrat, d'un accord ou d'une autre forme d'engagement du PNUD ou fondée sur un passif reconnu par le PNUD, soit sur les ressources de l'année en cours en ce qui concerne les activités du programme du PNUD, soit sur l'exercice budgétaire en cours en ce qui concerne le budget institutionnel.
Un engagement temporaire est un engagement du personnel régi par le Statut et le Règlement du personnel de l'ONU modifiés pour des activités censées être d'une durée déterminée et temporaire ne dépassant pas un an et 364 jours civils.
C'est le processus qui consiste à planifier et à mener des enquêtes appropriées pour déterminer la base factuelle des allégations et, si elles sont fondées, à rassembler un dossier de preuves pour permettre de décider ultérieurement si des accusations formelles de mauvaise conduite doivent être portées contre un membre du personnel ou si l'affaire doit être classée.
L’enquêteur est membre du Bureau de l’audit et des investigations (OAI) ou une personne autorisée par le Bureau de l’audit et des investigations à mener une enquête relative à des allégations d’actes répréhensibles.
Le plus haut fonctionnaire du PNUD au niveau national (généralement le/la RR) représentera le PNUD au sein de l’Equipe de gestion de la sécurité (SMT). Le fonctionnaire du PNUD qui lui est immédiatement subordonné doit être désigné comme membre suppléant de l’Equipe de gestion de la sécurité pour les périodes au cours desquelles le/la RR exerce les fonctions de Responsable désigné/d’Agent Habilité (DO)7 par intérim ou est en congé. Les membres de l’Equipe de gestion de la sécurité sont chargés d’aider le Responsable désigné/l’Agent Habilité à s’acquitter de son mandat relatif à la sûreté et à la sécurité de l’ensemble du personnel, des locaux et des biens des Nations Unies.
Immédiatement après le début de toute crise, le RR nommera les membres de la COCRT en fonction des besoins de la situation en cours. En général, la COCRT sera composée de membres du personnel de la CO du PNUD issus des principales unités opérationnelles et de programme. La COCRT est responsable du soutien quotidien au Représentant résident et aux cadres supérieurs du CO dans tous les aspects de la mise en œuvre de la réponse du PNUD aux crises.
L’Équipe de Soutien à la Gestion des Crises est un forum temporaire au niveau opérationnel qui met en œuvre les décisions du Comité des Crises et offre aux Bureaux de pays un programme, des opérations et un soutien au plaidoyer dédiés pour les crises de Niveau 2 et 3 et, exceptionnellement, pour les crises de Niveau 1. L’équipe implique le personnel des bureaux centraux et régionaux au Siège et dans les centres régionaux, et chaque bureau est un membre permanent de l’équipe.
Elle est dirigée par un Coordonnateur de l’Équipe de Soutien à la Gestion des Crises, qui est nommé par le Comité des Crises. Le Coordonnateur de l’Équipe de Soutien à la Gestion des Crises gère les contributions techniques de l’équipe, tout en coordonnant les questions transversales.
Le voyage d'évacuation médicale affrété (MET) consiste à obtenir des services d'ambulance aérienne médicale hautement spécialisés ainsi que, si nécessaire, des services médicaux professionnels pour évacuer un membre du personnel ou une personne à charge gravement malade. Le CMET doit être utilisé dans les cas d'urgence les plus graves et lorsque le transport aérien commercial par l'itinéraire le plus direct et le plus économique (le mode normal pour le MET) ne suffit pas à sauvegarder la vie du membre du personnel. Tous les chefs de bureau doivent être pleinement informés des procédures CMET, disposer de tous les numéros de contact pertinents des médecins, des responsables de l'approbation, d'International SOS et des contacts au siège et doivent être capables d'agir rapidement et correctement en dehors des heures de travail normales.
L’évaluation est le processus de collecte, de préservation et d’obtention de preuves de base, et l’évaluation de ces preuves pour déterminer si une enquête sur les allégations signalées d’actes répréhensibles est justifiée.
L’évaluation a pour objet « d’apprécier, de manière aussi systématique et impartiale que possible, une activité, un projet, un programme, une stratégie, une politique, un sujet, un thème, un secteur, un domaine opérationnel ou une performance institutionnelle ». Les évaluations doivent être axées sur les résultats escomptés et sur les résultats obtenus, et examiner les liens de causalité présumés, les processus et les réalisations ainsi que les facteurs contextuels qui peuvent favoriser ou entraver ces réalisations. Elles visent à déterminer la pertinence, l’impact, l’efficacité, l’efficience et la durabilité des travaux du PNUD afin de procéder à des ajustements et d’améliorer les contributions de l’institution et de tous les organismes du système au développement.
La notation des risques du partenaire est définie comme l'évaluation globale des risques dérivée de la notation des risques de la micro-évaluation, ajustée pour tenir compte d'autres informations disponibles, y compris les résultats de la macro-évaluation, l'expérience passée avec le partenaire, y compris les résultats des activités d'assurance, les évaluations de capacités antérieures et les micro-évaluations réalisées par d'autres agences.
L'apparition ou le changement d'un ensemble particulier de circonstances. Un événement peut être une ou plusieurs occurrences, peut avoir plusieurs causes, et peut consister en quelque chose qui ne se produit pas.
L'examen annuel détaillé de la situation financière (annexe 1) présente un examen et une analyse détaillés des activités du PNUD aux niveaux mondial et global d'un point de vue financier. Une vue d'ensemble des agrégats globaux est présentée dans le document narratif et évalue les performances de financement par nature - ressources ordinaires, autres ressources - et fournit un résumé de la situation financière du PNUD pour l'année en cours avec des comparaisons pour l'année précédente.
L’examen a pour but d’examiner la qualité et la faisabilité du programme ou du projet et de donner des conseils sur son niveau de finalisation pour approbation.
L’examen s’applique aux programmes du PNUD (aux niveaux national et régional) ainsi qu’à tous les projets de développement. Il ne s’applique pas aux projets d’efficacité institutionnelle, à la facilité d’engagement ou aux services de développement. Dans les situations de crise urgentes, la nécessité d’un examen peut être levée temporairement, mais elle doit être faite dès que les conditions permettent d’apporter des conseils sur les modifications nécessaires au programme ou au projet.
Conformément à la Règle du personnel 7.15, on entend par excédent de bagages, les bagages qui excèdent les bagages accompagnés, transportés sans frais supplémentaires par la compagnie de transport.
L’excédent de bagages devrait être évité dans la mesure du possible afin de minimiser l’impact environnemental du transport. Les fonctionnaires qui se déplacent par avion ont droit au remboursement du coût des excédents de bagages pour eux-mêmes et pour les membres de leur famille remplissant les conditions requises pour un bagage, en plus de leur bagage autorisé sans supplément, ou jusqu’à concurrence de 25 kilogrammes par voyageur.
L'exercice semestriel de réaffectation est un mécanisme institutionnel permettant de prendre des décisions en matière de personnel, en faisant correspondre des candidats préqualifiés à des postes, de manière à répondre aux besoins en talents du PNUD et à d'autres priorités organisationnelles.
L’Exonération des allégations d’actes répréhensibles fait référence à la clôture de l’affaire concernant le membre du personnel après l’ouverture d’une procédure disciplinaire par l’envoi d’une lettre d’inculpation à ce membre.
Désigne toute forme de comportement inapproprié de nature sexuelle commis par un employé, un fonctionnaire, un conseiller ou un représentant d'un vendeur, au vu et au su de ce dernier.
Aux fins du présent bulletin, le terme "exploitation sexuelle" désigne tout abus réel ou tenté d'une position de vulnérabilité, de pouvoir différentiel ou de confiance, à des fins sexuelles, y compris, mais sans s'y limiter, le fait de tirer un profit monétaire, social ou politique de l'exploitation sexuelle d'une autre personne.
L’appel à manifestation d’intérêt est une notification utilisée pour évaluer l’intérêt d’un appel d’offres à venir pour des biens, des travaux ou des services. Les fournisseurs sont invités à manifester leur intérêt et à fournir des informations sur les produits, les services, les ressources, les qualifications et leur expérience avant une date limite fixée. Cette méthode peut être utilisée pour actualiser régulièrement la base de données des fournisseurs d’un bureau du PNUD, où la planification des approvisionnements a permis de prévoir les besoins futurs en biens, services ou travaux de génie civil spécifiques.
Les installations comprennent les actifs qui sont regroupés, qui sont utilisés pour la production ou la fourniture de biens ou de services, qui sont utilisés dans la mise en œuvre des programmes du PNUD et des opérations administratives et qui doivent être utilisés pendant plus d’une période comptable. Des exemples de ces actifs sont les équipements lourds, le mobilier et le petit matériel. Le coût combiné de ce groupe d’actifs doit être supérieur ou égal à $1 500 et doit respecter les critères d’immobilisation décrits à la rubrique « Comptabilisation ».
Englobe les systèmes essentiels de contrôle interne qui complètent et garantissent le bon fonctionnement des contrôles et des équilibres, y compris financiers. Il s'agit notamment des normes et des incitations de la fonction publique internationale, des codes d'éthique, des sanctions pénales et du contrôle administratif.
Tous les programmes et projets du PNUD doivent être régis par un conseil ou un comité de pilotage multipartite chargé d’examiner les performances sur la base du suivi et de l’évaluation, et de traiter les problèmes de mise en œuvre pour garantir la qualité des résultats obtenus. Dans les contextes de crise où des contraintes empêchent le gouvernement de participer aux comités de pilotage de programme et/ou de projet pertinents, le bureau régional peut approuver la modification des mécanismes de supervision en tenant compte des risques et des parties prenantes.
Le principe directeur essentiel des achats du PNUD est d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Le meilleur rapport qualité-prix ne doit pas être assimilé au prix le plus bas. Il nécessite une évaluation intégrée des facteurs techniques, organisationnels et de prix à la lumière de leur importance relative (c'est-à-dire la fiabilité, la qualité, l'expérience, la réputation, les performances antérieures, le coût/frais et le caractère raisonnable). Les paramètres peuvent également inclure les objectifs sociaux, environnementaux et autres objectifs stratégiques définis dans le plan d'achat.
Les membres du personnel du PNUD sélectionnés pour participer à une procédure d’examen par une commission, dont les rôles sont décrits au paragraphe 36 de la politiquede sanctions du PNUD à l’encontre des fournisseurs.
Le Mémorandum d’accord (MoU) est une déclaration d’intention et un engagement général entre les partenaires. Il définit le contexte législatif, les principes généraux et l’orientation de la coopération potentielle dans la poursuite d’objectifs communs. Il sert de cadre général à toute coopération mondiale, régionale et nationale. Les accords de mise en œuvre spécifiques au niveau des pays sont subordonnés aux mémorandums d’accord et sont utilisés pour préciser les conditions de travail. Le PNUD dispose de différents modèles pour les gouvernements, les entités des Nations Unies, le secteur privé, les organisations non gouvernementales et de la société civile, les institutions universitaires et les fondations. Un MoU n’est pas un instrument financier et ne peut donc pas être utilisé par le PNUD pour verser ou recevoir des contributions de partenaires.
Une concurrence internationale limitée est réalisée en réduisant le champ de la concurrence à une liste restreinte de soumissionnaires potentiels. Cette situation est déterminée au préalable par une évaluation non discriminatoire des qualifications. Un tel processus peut utiliser diverses méthodes de recherche de fournisseurs, telles que :
a. Utilisation des fichiers existants; b. Présélection à partir de séries précédentes de sélection ou de manifestations d’intérêt provenant d’un autre processus de sélection, en supposant que les biens ou services sont similaires; c. Anciens fournisseurs qui ont donné satisfaction auparavant; d. Fournisseurs recommandés par d’autres entités des Nations Unies; e. Ouvrages de référence accessibles au public et bases de données en ligne; f. Appel à manifestation d’intérêt publié;
g. Annuaires professionnels classiques
Le micro-achat est une méthode d'approvisionnement simplifiée pour les biens facilement disponibles, les services standardisés ou les petits travaux, lorsque le montant du contrat n'excède pas 5 000 USD. Ces achats peuvent constituer un volume important de l'approvisionnement total du PNUD, mais leur valeur totale reste relativement faible. Un processus simplifié est préférable pour réduire les coûts de transaction.
Le terme « mise en œuvre » s’entend de la gestion et de l’exécution des activités de projet pour atteindre des résultats précis, notamment l’approvisionnement et l’exécution des intrants d’activités de projet du PNUD et leur utilisation dans la production des produits, tels que présentés dans le programme de travail annuel, signé par le PNUD et le partenaire de réalisation.
La mise en œuvre d’un programme ou d’un projet exige de veiller à ce que tous les produits dans les documents de planification soient exécutés et contribuent à atteindre les effets du plan stratégique du PNUD et du document de programme pays ou régional correspondant.
Dans le cadre de cette modalité, le PNUD effectue les dépenses depuis la demande jusqu'au décaissement, sans qu'aucun transfert de fonds ne soit effectué au partenaire. Cependant, le partenaire de mise en œuvre a un contrôle programmatique total et donc un contrôle total sur les dépenses.
La mise en œuvre par l’agence est l’une des quatre modalités disponibles au PNUD pour la mise en œuvre de projets et de programmes.
Une agence des Nations Unies peut être un partenaire de réalisation (chargée de rendre compte des résultats globaux dans un programme ou un projet) ou une partie responsable (chargée de rendre compte des éléments d’un programme ou d’un projet).
La réalisation directe (DIM) est la modalité par laquelle le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) agit en tant que partenaire de réalisation. Dans la modalité DIM, le PNUD a les capacités techniques et administratives pour prendre en charge la mobilisation des intrants requis et leur mise en œuvre efficace pour atteindre les produits prévus. Le PNUD prend en charge la responsabilité et la redevalibilté générales de la gestion pour la mise en œuvre des projets. Par conséquent, le PNUD doit suivre toutes les politiques et procédures établies pour ses propres opérations.aquelle le PNUD assume le rôle de partenaire de mise en œuvre.
La mobilité est définie comme les déplacements périodiques du personnel vers des postes nouveaux ou reclassés dans le même groupe professionnel/domaine fonctionnel ou dans un groupe différent, latéralement ou à un niveau différent, dans le même lieu d'affectation ou dans un lieu différent.
Mouvement du personnel entre des postes dans le même groupe professionnel/domaine fonctionnel ou dans un groupe différent, que ce soit géographiquement ou non.
Mouvement du personnel vers un autre fonds, programme ou agence du système commun des Nations Unies, par le biais d'un détachement, d'un prêt ou d'un transfert.
Les cinq principaux moyens de transport de fret – maritime, ferroviaire, routier, aérien et colis postal – sont utilisés, individuellement ou en combinaison, dans le cadre du transport international. Les Unités opérationnelles devraient tenir compte des moyens de transport à la fois économiques et efficaces. En général, les frais de transport ferroviaire, routier et aérien sont relativement plus élevés que ceux du fret maritime, c’est pourquoi le PNUD recommande le transport maritime. Toutefois, pour assurer une bonne prestation, il est conseillé de choisir un navire de conférence, qui fonctionne le long d’itinéraires précis et de ports servant d’escale préétablis.
Un document de projet peut être révisé à tout moment par accord entre les signataires du document, le bailleur de fonds, le comité directeur du fonds commun des Nations Unies et/ou le fonds vertical, selon le cas, et après consultation avec le comité de pilotage du projet. Le but de la révision doit être d’apporter des ajustements et des améliorations substantiels ou financiers au projet. Des restrictions s’appliquent aux projets financés par le Fonds pour l’environnement mondial (FEM) et le Fonds vert pour le climat (FVC).
Utilisé pour l'enregistrement des contributions. Il s'agit de saisir les informations relatives à l'accord et les informations comptables nécessaires pour s'assurer que les recettes sont enregistrées dans le Grand Livre et reflétées correctement dans les comptes du PNUD.
Le montant amortissable est le coût d’un actif, ou un autre montant substitué au coût, moins sa valeur résiduelle. La valeur résiduelle d’un actif est le montant estimatif qui résulterait de la liquidation de l’actif, déduction faite des coûts estimés de la cession, si l’actif avait déjà atteint l’âge et l’état prévu à la fin de sa durée de vie utile. La durée de vie utile d’un actif est la période au cours de laquelle un actif devrait pouvoir être utilisé par une entité.